Сроки выдачи средств
Работник должен купить для нужд работодателя товары (работы, услуги), или же его направляют в командировку. За какое время до начала выполнения поручения работодателя такому работнику могут/должны выдать средства под отчет или на командировку? Разбираемся.
Хознужды. Начнем с ситуации, при которой средства перечисляются на корпоративную платежную карту (далее — КПК) или личную карту работника.
За сколько можно «забросить» средства? За сколько нужно, но после согласования руководителем предоставления средств работнику для осуществления соответствующих расходов. Кстати, в документе, который является основанием для перечисления средств работнику, есть смысл указать срок выполнения поручения. В таком случае в случае невыполнения поручения в этот срок работник должен вернуть средства предприятию, если они были перечислены на его личную карту.
Внимание! Если подотчетное лицо получает наличность с применением корпоративной или личной карты, то включаются правила, установленные п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). Кстати, эти правила применяем также для случая предоставления наличности из кассы.
В п. 19 Положения № 148 указано, что
наличность под отчет на хознужды в общем случае выдаются на срок не больше 2 рабочих дней, включая день ее получения
Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней).
Соответственно наличные средства под отчет на хознужды следует выдать так, чтобы у работника была возможность сделать закупку товаров (работ, услуг) и своевременно вернуть остаток неиспользованных средств (при наличии).
Вместе с тем обратите внимание, что подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных средств до окончания срока командировки, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и на хознужды.
Командировка. Конкретных сроков выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлено. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например, для приобретения проездных билетов.
Работник покупает (едет в командировку) за свои
Хознужды. Здесь интересным является разъяснение ГНСУ в категории 103.04 БЗ. В нем налоговиков спросили: облагают ли налогом средства, которые выплачиваются работнику за приобретенные им товары для нужд работодателя, если предварительно ему не предоставлялись средства под отчет? То есть классическая ситуация, когда работник покупает за свои, а работодатель ему компенсирует расходы.
Что ответили на заданный вопрос налоговики? Что такие средства не облагаются налогом, если одновременно выполняются следующие два условия:
1) приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя осуществлено в связи с выполнением порученной работнику работы (трудовой функции) и
2) работодатель подтвердил целесообразность и обоснованности таких расходов.
А дальше ГНСУ отметила, что вместе с тем облагается налогом доход, выплаченный работнику за реализованные (проданные) товары (работы, услуги), если их приобретение не связано с выполнением трудовой функции.
На что намекает налоговая? Она пытается ситуацию с «кредитовым подотчетом» подтянуть под куплю-продажу! Логика такова: физическое лицо покупает ТМЦ «за свои», продает товары юрлицу и получает доход по договору купли-продажи. Сумма «продажного» дохода попадает в налогооблагаемый доход физлица-продавца.
Однако мы же с вами понимаем, что там нет никакой купли-продажи! На наш взгляд, при возмещении работнику израсходованных средств доход (то есть прирост показателей финансового и/или имущественного состояния) у него отсутствует в любом случае. Независимо от того, в пределах трудовых или гражданско-правовых отношений происходит такое возмещение.
Однако если вы не желаете спорить с налоговиками, возьмите на вооружение их разъяснение и зафиксируйте в должностных (рабочих) инструкциях работников, которые закупают для нужд предприятия товары (работы, услуги), что это входит в их обязанности.
Командировка. Статья 121 КЗоТ обязывает работодателя выплачивать работникам, которые направляются в командировку: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
В понимании Решения Конституционного Суда Украины по делу от 09.07.98 № 12-рп/98 о толковании термина «законодательство» в контексте КЗоТ, этот термин не охватывает нормативные акты работодателя. Вместе с тем законодательством установлен порядок и размер проведения вышеперечисленных выплат в связи с командировкой работников исключительно бюджетных учреждений.
Означает ли это, что обычные хозрасчетные работодатели могут не предоставлять аванс работнику, который направляется в командировку? По мнению Западного межрегионального управления Гоструда, да. В разъяснении от 18.09.2017 специалисты указанного ведомства приходят к заключению, что бюджетное учреждение перед направлением работников в командировку обязательно должно выдать им аванс. Однако такую обязанность для небюджетных предприятий нормативные документы не устанавливают. Законодательством предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке расходы.
То есть работник в командировке может нести расходы за счет собственных средств. А после возвращения из командировки работодатель должен возместить соответствующие расходы.
Однако не факт, что инспекторы труда, которые пожалуют с проверкой на ваше предприятие, будут иметь такое же мнение, что и их коллеги из Западного межрегионального управления Гоструда. Да и в свое время Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 № 998/13/155-13 настаивало, что отправить работника в командировку, не выдав ему аванса, значит нарушить трудовое законодательство. Поэтому лучше все-таки аванс предоставлять. Зачем вам лишние разборки с контролерами?
А если все же «забить» и не предоставлять аванс, то чего ожидать при наихудшем развитии событий (то есть если инспекторы труда будут настаивать, что есть нарушение трудового законодательства)? В общем случае штраф на работодателя в размере 1 минзарплата (теперь — 6700 грн) и админштраф на должностные лица работодателя (ФЛП) в размере от 510 до 1700 грн (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 1 ст. 41 КУоАП соответственно).
Наличные ограничения при выдаче/возврате подотчетных сумм
Получить наличность работник может как в кассе предприятия, так и с его счета. При этом в п. 20 Положения № 148 указано, что физлица — доверенные лица предприятий, которые получили наличность со счета с применением платежного инструмента, используют ее по назначению без оприходования в кассе.
При наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями субъекты хозяйствования должны соблюдать ограничение в 10 тыс. грн, а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148).
Рассмотрим, работают ли эти ограничения в случае предоставления работнику средств под отчет на хознужды и на командировку.
Хознужды. Здесь следует танцевать от определения термина «наличные расчеты / расчеты наличностью». Подпункт 5 п. 3 Положения № 148 говорит, что под этим термином понимают платежи (!) наличностью:
— за реализованную продукцию/товары (выполненные работы, оказанные услуги),
а также
— по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.
Выдача наличности работникам под отчет на хознужды — это не платеж предприятия. Следовательно,
предоставление работнику наличных средств под отчет на хознужды не является расчетом наличностью, а потому не подпадает под ограничение наличных расчетов
Соглашаются с этим утверждением и налоговики. В письме ГНСУ от 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК они отмечают, что получение под отчет наличности работниками от кассира предприятия не относится к расчетам наличностью, а следовательно, ограничение 50 тыс. грн на такую операцию не распространяется!
В то же время имейте в виду, что при приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для хозяйственных нужд предприятия у другого субъекта хозяйствования соблюдать наличные ограничения придется по полной. Причем 10-тысячное, а не 50-тысячное. Дело в том, что в такой ситуации работник выступает (выполняет поручение) и платит от имени предприятия, которое он представляет.
Командировка. Кроме ограничений, Положения № 148 содержит ряд случаев, когда наличные расчеты можно осуществлять, не беспокоясь о превышении предельной суммы расчетов. В частности, в п.п. 3 п. 8 Положения № 148 прописано, что наличные ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку.
Обратите внимание, что это исключение буквально касается не собственно выдачи наличности подотчетному лицу на командировку, а операций по расходованию уже выданной на такие цели наличности. То есть оно
позволяет расходовать на проезд, питание, проживание и другие услуги, которые связаны с командировкой работника, наличные средства в любой сумме
Вместе с тем, если работник в командировке, решая производственные (хозяйственные) вопросы, приобретает товары (работы, услуги) от имени и для работодателя у другого субъекта хозяйствования, то 10-тысячный предел, о котором говорили выше, будет применяться. Это подтверждают налоговики в разъяснении из категории 109.13 БЗ. Дело в том, что такие расчеты не связаны прямо с командировкой и расходами непосредственно на нее.
С расходованием наличности в командировке разобрались. А что же с выдачей наличности на командировку? Нужно ли соблюдать наличные ограничения? Нет, не нужно. Аргументы те же, что и для случая предоставления наличности под отчет на хознужды: предоставление работнику наличных средств на командировку не является расчетом наличностью.
Таким образом, на сегодня выдавать средства как под отчет на хознужды, так и на командировку вы имеете право без любых ограничений. Однако не забывайте следить за соблюдением предельных сумм наличных расчетов, если работник приобретает ТМЦ (работы, услуги), в том числе находясь в командировке.
Кстати, теперь за нарушение ограничения наличных расчетов светит только админштраф. В общем случае он составляет от 1700 до 3400 грн (ст. 16315 КУоАП). Применить его могут к должностным лицам предприятия (ФЛП).
Дела об админправонарушениях, связанные с нарушением порядка проведения наличных расчетов, рассматривают налоговые органы (ст. 2342 КУоАП).
Делаем выводы.
Выводы
- Наличные средства под отчет выдавайте так, чтобы у работника была возможность сделать закупку товаров (работ, услуг) и своевременно вернуть остаток неиспользованных средств (при наличии) в сроки, установленные п. 19 Положения № 148.
- Средства на хознужды на карту перечисляйте после согласования их предоставления для осуществления соответствующих расходов. При этом в документе, который является основанием для перечисления средств работнику, есть смысл указать срок выполнения поручения.
- Аванс на командировку советуем выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке.
- Если работник за свои средства покупает товары для нужд предприятия, позаботьтесь, чтобы у него в должностной (рабочей) инструкции было указано, что закупка товаров входит в его обязанности. Такие действия оградят вас от возможных столкновений с налоговиками.
- Рекомендуем предоставлять аванс на командировку даже несмотря на то, что отдельные специалисты Гоструда склоняются к мнению, что обычные работодатели (не бюджетники) аванс могут не предоставлять.
- В настоящее время выдавать наличные средства как под отчет на хознужды, так и на командировку вы имеете право без любых ограничений по сумме.
