Кошти під звіт та на відрядження: порядок надання

Строки видачі коштів

Працівник має купити для потреб роботодавця товари (роботи, послуги) або ж його направляють у відрядження. За який час до початку виконання доручення роботодавця такому працівнику можуть/мають видати кошти під звіт чи на відрядження? Розбираємося.

Госппотреби. Почнемо з ситуації, за якої кошти перераховуються на корпоративну платіжну картку (далі — КПК) або особисту картку працівника.

За скільки можна «закинути» кошти? За скільки потрібно, але після погодження керівником надання коштів працівнику для здійснення відповідних витрат. До речі, в документі, що є підставою для перерахування коштів працівнику, є сенс зазначити строк виконання доручення. В такому випадку у разі невиконання доручення у цей строк працівник має повернути кошти підприємству, якщо вони були перераховані на його особисту картку.

Увага! Якщо підзвітна особа отримує готівку із застосуванням корпоративної чи особистої картки, то вмикаються правила, встановлені п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148). До речі, ці правила застосовуємо також для випадку надання готівки з каси.

У п. 19 Положення № 148 зазначено, що

Виняток становлять закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів).

Відповідно готівкові кошти під звіт на госппотреби слід видати так, щоб у працівника була можливість зробити закупівлю товарів (робіт, послуг) і своєчасно повернути залишок невикористаних коштів (за наявності).

Разом з тим зверніть увагу, що підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих коштів до закінчення строку відрядження, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і на госппотреби.

Відрядження. Конкретних строків видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлено. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно. Єдина рекомендація: аванс слід видавати після підписання наказу (розпорядження) про відрядження. При цьому потрібно врахувати час, необхідний для проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад для придбання проїзних квитків.

Працівник купує (їде у відрядження) за свої

Госппотреби. Тут цікавим є роз’яснення ДПСУ в категорії 103.04 БЗ. У ньому податківців запитали: чи оподатковують кошти, що виплачуються працівникові за придбані ним товари для потреб роботодавця, якщо попередньо йому не надавалися кошти під звіт? Тобто класична ситуація, коли працівник купує за свої, а роботодавець йому компенсує витрати.

Що відповіли на поставлене запитання податківці? Що такі кошти не оподатковуються, якщо одночасно виконуються наступні дві умови:

1) придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснено у зв’язку з виконанням дорученої працівнику роботи (трудової функції), та

2) роботодавець підтвердив доцільність та обґрунтованості таких витрат.

А далі ДПСУ зазначила, що разом з тим оподатковується дохід, виплачений працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), якщо їх придбання не пов’язане з виконанням трудової функції.

На що натякає податкова? Вона намагається ситуацію з «кредитовим підзвітом» підтягнути під купівлю-продаж! Логіка така: фізична особа купує ТМЦ «за свої», продає товари юрособі та отримує дохід за договором купівлі-продажу. Сума «продажного» доходу потрапляє до оподатковуваного доходу фізособи-продавця.

Проте ми ж із вами розуміємо, що там немає ніякої купівлі-продажу! На наш погляд, при відшкодуванні працівнику витрачених коштів дохід (тобто приріст показників фінансового та/або майнового стану) у нього відсутній у будь-якому випадку. Незалежно від того, у межах трудових чи цивільно-правових відносин відбувається таке відшкодування.

Проте якщо ви не бажаєте сперечатися з податківцями, візьміть на озброєння їхнє роз’яснення та зафіксуйте в посадових (робочих) інструкціях працівників, які закуповують для потреб підприємства товари (роботи, послуги), що це входить до їх обов’язків.

Відрядження. Стаття 121 КЗпП зобов’язує роботодавця виплачувати працівникам, які направляються у відрядження: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

У розумінні Рішення Конституційного Суду України у справі від 09.07.98 № 12-рп/98 про тлумачення терміна «законодавство» в контексті КЗпП, цей термін не охоплює нормативні акти роботодавця. Разом з тим законодавством установлено порядок та розмір проведення перелічених вище виплат у зв’язку з відрядженням працівників виключно бюджетних установ.

Чи означає це, що звичайні госпрозрахункові роботодавці можуть не надавати аванс працівникові, що направляється у відрядження? На думку Західного міжрегіонального управління Держпраці, так. У роз’ясненні від 18.09.2017 фахівці зазначеного відомства доходять висновку, що бюджетна установа перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс. Однак такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Законодавством передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати.

Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження роботодавець має відшкодувати відповідні витрати.

Проте не факт, що інспектори праці, які завітають з перевіркою на ваше підприємство, будуть дотримуватися такої ж думки, що й їх колеги з Західного міжрегіонального управління Держпраці. Та й свого часу Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 № 998/13/155-13 наполягало, що відправити працівника у відрядження, не видавши йому авансу, означає порушити трудове законодавство. Тож краще все-таки аванс надавати. Навіщо вам зайві розбірки з контролерами?

А якщо все ж таки «забити» й не надавати аванс, то чого чекати при найгіршому розвитку подій (тобто якщо інспектори праці наполягатимуть, що є порушення трудового законодавства)? В загальному випадку штраф на роботодавця в розмірі 1 мінзарплата (наразі — 6700 грн) та адмінштраф на посадових осіб роботодавця (ФОП) у розмірі від 510 до 1700 грн (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП та ч. 1 ст. 41 КУпАП відповідно).

Готівкові обмеження при видачі/поверненні підзвітних сум

Отримати готівку працівник може як у касі підприємства, так і з його рахунку. При цьому в п. 20 Положення № 148 зазначено, що фізособи — довірені особи підприємств, які одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструмента, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

При готівкових розрахунках з іншими підприємствами та підприємцями суб’єкти господарювання мають дотримуватися обмеження в 10 тис. грн, а при розрахунках з фізособами — у 50 тис. грн на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148).

Розглянемо, чи працюють ці обмеження у випадку надання працівникові коштів під звіт на госппотреби та на відрядження.

Госппотреби. Тут слід танцювати від визначення терміна «готівкові розрахунки / розрахунки готівкою». Підпункт 5 п. 3 Положення № 148 говорить, що під цим терміном розуміють платежі (!) готівкою:

— за реалізовану продукцію/товари (виконані роботи, надані послуги),

а також

— за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Видача готівки працівникам під звіт на госппотреби — це не платіж підприємства. Отже,

Погоджуються з цим твердженням й податківці. У листі ДПСУ від 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК вони зазначають, що отримання під звіт готівки працівниками від касира підприємства не належить до розрахунків готівкою, а отже, обмеження 50 тис. грн на таку операцію не поширюється!

Водночас майте на увазі, що при придбанні підзвітною особою товарів (робіт, послуг) для господарських потреб підприємства в іншого суб’єкта господарювання дотримуватися готівкових обмежень доведеться по повній. Причому 10-тисячного, а не 50-тисячного. Річ у тім, що в такій ситуації працівник виступає (виконує доручення) і платить від імені підприємства, яке він представляє.

Відрядження. Окрім обмежень, Положення № 148 містить низку випадків, коли готівкові розрахунки можна здійснювати, не турбуючись про перевищення граничної суми розрахунків. Зокрема, в п.п. 3 п. 8 Положення № 148 прописано, що готівкові обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження.

Зверніть увагу, що цей виняток буквально стосується не власне видачі готівки підзвітній особі на відрядження, а операцій з витрачання вже виданої на такі цілі готівки. Тобто він

Разом з тим, якщо працівник у відрядженні, вирішуючи виробничі (господарські) питання, придбаває товари (роботи, послуги) від імені та для роботодавця у іншого суб’єкта господарювання, то 10-тисячна межа, про яку говорили вище, застосовуватиметься. Це підтверджують податківці в роз’ясненні з категорії 109.13 БЗ. Річ у тому, що такі розрахунки не пов’язані прямо з відрядженням і витратами безпосередньо на нього.

З витрачання готівки у відрядженні розібралися. А що ж із видачею готівки на відрядження? Чи потрібно дотримуватися готівкових обмежень? Ні, не потрібно. Аргументи ті самі, що й для випадку надання готівки під звіт на госппотреби: надання працівникові готівкових коштів на відрядження не є розрахунком готівкою.

Таким чином, на сьогодні видавати кошти як під звіт на госппотреби, так і на відрядження ви маєте право без будь-яких обмежень. Однак не забувайте слідкувати за дотриманням граничних сум готівкових розрахунків, якщо працівник придбаває ТМЦ (роботи, послуги), у тому числі перебуваючи у відрядженні.

До речі, наразі за порушення обмеження готівкових розрахунків світить тільки адмінштраф. В загальному випадку він становить від 1700 до 3400 грн (ст. 163¹⁵ КУпАП). Застосувати його можуть до посадових осіб підприємства (ФОП).

Справи про адмінправопорушення, пов’язані з порушенням порядку проведення готівкових розрахунків, розглядають податкові органи (ст. 234² КУпАП).

Робимо висновки.