Никакой регламентации по этому вопросу действующее законодательство не содержит. Главное — не проворонить новые сроки возврата неиспользованного аванса. Объясним свой ответ.
Скорее всего, вопрос читателя продиктован формулировками п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ, который определяет сроки документального подтверждения суммы фактических расходов подотчетного лица в привязке к окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором плательщик налога завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия (в единственном числе!). Такая же конструкция употреблена и в п.п. 2 п. 2 Порядка № 841*, а именно:
авансовый отчет составляется и подается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором плательщик налога завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия (тоже в единственном числе!) по доверенности и за счет лица, которое выдало средства под отчет
Это в совокупности может склонять к мысли, что составлять авансовый отчет необходимо на каждую оплату, даже если поручение работодателя является постоянным, связанным с трудовой функцией работника и записанным в его должностную инструкцию. На самом же деле таких требований никогда не было, нет их и сейчас.
Другое дело, что раньше, во времена, когда еще существовали так называемые наличные штрафы, приходилось ориентироваться на сжатые сроки возврата наличности, выданной на производственные (хозяйственные) нужды — не больше 2 рабочих дней, включая день ее получения (п. 19 Положения № 148).
И хотя сроки составления авансового отчета были несколько продолжительнее — 5 банковских дней (п.п. 170.9.2 НКУ в редакции до 01.04.2023), а наличные штрафы с 23.06.2019 вообще отменили, подотчетчики по инерции пытались соблюдать двухдневный «кассовый» срок.
При таких условиях получалось, что работник, который только сегодня под вечер получил аванс на оплату услуг «Новой почты», успевал оплатить их завтра всего один раз и до конца дня был вынужден возвращать аванс, а заодно и составлять авансовый отчет на эту единственную оплату.
Либерализация подотчетных правил привела к тому, что с 01.04.2023, как и раньше, составлять и подавать авансовый отчет надо, но с учетом новых сроков (см. выше).
Это значит, что авансом можно пользоваться чуть ли не два месяца с момента выдачи наличности под отчет на хознужды (см. статью «Наличность под отчет на хознужды: как долго можно не возвращать?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 46). Например, предельный срок возврата неиспользованных наличных средств, выданных на хознужды под отчет 09.08.2023, приходится на 30.09.2023. Поэтому составить авансовый отчет (если предприятие и дальше видит необходимость его составления) можно не позже 30.09.2023. Понятно, что вместе с авансовым отчетом можно подать все подтверждающие документы, которые собрались у работника за этот период.
Если выданный аванс закончится раньше указанного срока (скажем, 23.08.2023), ничего не препятствует выдать работнику новый аванс
При этом на запрет выдавать подотчетному лицу наличность под отчет без подачи отчетности им за ранее полученные под отчет суммы (п. 19 Положения № 148) можно не учитывать, поскольку срок подачи отчета за предыдущий аванс еще не истек. Кроме того, финансовые санкции за нарушение такого запрета отменены с 23.06.2019. Админштрафа на должностные лица по ст. 16315 КУоАП тоже не должно быть, поскольку она устанавливает ответственность не за любое нарушение норм Положения № 148, а только в части наличных расчетов за товары (услуги).
Допустим, новый аванс был выдан 28.08.2023. Тогда за оба таких аванса можно отчитаться одним авансовым отчетом, поскольку предельный срок подачи отчета за них одинаковый — 30.09.2023.
Если же определенные расходы необходимо осуществить немедленно (в период между 23.08.2023 и 28.08.2023, когда один аванс уже закончился, а другой еще не был выдан), работник может сделать это за собственные средства (см. статью «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65). Подтверждающие документы о понесенных им расходах он может приложить к тому же авансовому отчету или составить отдельный отчет только на расходы за свои.
Как видите, поле для маневра здесь очень широкое, а оснований для опасения сделать что-то не так почти нет. Конечно, если при этом строго соблюдать те требования, которые на сегодня прямо прописаны в п. 170.9 НКУ.
