Жодної регламентації з цього питання чинне законодавство не містить. Головне — не проґавити нові строки повернення невикористаного авансу. Пояснимо свою відповідь.
Швидше за все, запитання читача продиктовано формулюваннями п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ, що визначає строки документального підтвердження суми фактичних витрат підзвітної особи у прив’язці до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії (в однині!). Таку ж конструкцію вжито і в п.п. 2 п. 2 Порядку № 841*, а саме:
авансовий звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії (теж у однині!) за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт
Це в сукупності може схиляти до думки, що складати авансовий звіт необхідно на кожну оплату, навіть якщо доручення роботодавця є постійним, пов’язаним з трудовою функцією працівника і записаним до його посадової інструкції. Насправді ж, таких вимог ніколи не було, немає їх і зараз.
Інша справа, що раніше, в часи, коли ще існували так звані готівкові штрафи, доводилося орієнтуватися на стислі строки повернення готівки, виданої на виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання (п. 19 Положення № 148).
І хоча строки складання авансового звіту були дещо довшими — 5 банківських днів (п.п. 170.9.2 ПКУ в редакції до 01.04.2023), а готівкові штрафи з 23.06.2019 взагалі скасували, підзвітники за інерцією намагалися дотримувати дводенного «касового» строку.
За таких умов виходило, що працівник, який тільки сьогодні під вечір отримав аванс на оплату послуг «Нової пошти», встигав оплатити їх завтра всього один раз і до кінця дня був змушений повертати аванс, а заодно й складати авансовий звіт на цю єдину оплату.
Лібералізація підзвітних правил призвела до того, що з 01.04.2023, як і раніше, складати й подавати авансовий звіт треба, але з урахуванням нових строків (див. вище).
Це означає, що авансом можна користуватися мало не два місяці з моменту видачі готівки під звіт на госппотреби (див. статтю «Готівка під звіт на госппотреби: як довго можна не повертати?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 46). Наприклад, граничний строк повернення невикористаних готівкових коштів, виданих на госппотреби під звіт 09.08.2023, припадає на 30.09.2023. Тож скласти авансовий звіт (якщо підприємство й далі бачить необхідність його складання) можна не пізніше 30.09.2023. Зрозуміло, що разом з авансовим звітом можна подати всі підтвердні документи, що назбиралися у працівника за цей період.
Якщо виданий аванс закінчиться раніше зазначеного строку (скажімо, 23.08.2023), ніщо не перешкоджає видати працівникові новий аванс
При цьому на заборону видавати підзвітній особі готівку під звіт без звітування нею за раніше отримані під звіт суми (п. 19 Положення № 148) можна не зважати, оскільки строк подання звіту за попередній аванс ще не сплив. Крім того, фінансові санкції за порушення такої заборони скасовано з 23.06.2019. Адмінштрафу на посадових осіб за ст. 16315 КУпАП теж не повинно бути, оскільки вона установлює відповідальність не за будь-яке порушення норм Положення № 148, а тільки в частині готівкових розрахунків за товари (послуги).
Припустимо, новий аванс було видано 28.08.2023. Тоді за обидва такі аванси можна відзвітувати одним авансовим звітом, оскільки граничний строк подання звіту за них однаковий — 30.09.2023.
Якщо ж певні витрати необхідно здійснити негайно (в період між 23.08.2023 і 28.08.2023, коли один аванс вже закінчився, а інший ще не був виданий), працівник може зробити це за власні кошти (див. статтю «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65). Підтвердні документи про понесені ним витрати він може додати до того самого авансового звіту або скласти окремий звіт тільки на витрати за свої.
Як бачите, поле для маневру тут широчезне, а підстав для побоювання зробити щось не так майже немає. Звісно, якщо при цьому суворо дотримуватися тих вимог, які на сьогодні прямо прописані в п. 170.9 ПКУ.
