Прежде всего отметим, что вообще-то при покупках за свои сроки подачи авансового отчета* действующим законодательством не установлены. А срок предоставления отчета из п.п. 170.9.2 НКУ — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем покупки — предусмотрен, наоборот, для случая, когда подотчетному работнику как раз выдали аванс. Правда, налоговики с Минфином и в безавансовом случае советуют отчитываться, придерживаясь общеустановленного 5-дневного срока (письма Минфина от 01.12.2016 № 31-11170-16-29/34246 и от 26.02.2019 № 11220-16-63/5675). Хотя при этом фискалы замечают, что в случае несоблюдения такого срока финансовые санкции за несвоевременное предоставление авансового отчета не грозят (БЗ 109.15).
Поэтому подать со временем авансовый отчет, по сути, и не страшно. Другое дело, что поданный с промедлением отчет на ровном месте может добавить хлопот бухгалтеру. Каких? Прежде чем о них поговорить, сперва по подотчету вкратце напомним основное.
Обычный подотчет
По бухучетным правилам поданный работником авансовый отчет становится основанием для отражения операций в бухучете только после его утверждения руководителем предприятия (т. е. признания осуществленных работником расходов). Ведь именно в этот момент у предприятия появятся подтверждающие покупку документы, станет известно о приобретении работником активов и сумме потраченных на покупку средств. Поэтому обычно подотчетные покупки отражают в бухучете на дату утверждения авансового отчета — не раньше.
Входной НДС по подотчетным покупкам за свои относят в налоговый кредит (НК) при наличии подтверждающих документов: зарегистрированной налоговой накладной (НН) или заменителей НН (пп. 198.6, 201.11 НКУ). Учтите, что НН должна быть оформлена на предприятие (покупателя). При этом налоговики рекомендуют отражать НК уже на дату подачи авансового отчета работником (БЗ 101.13). Однако, на наш взгляд, правильнее показывать НК на дату утверждения авансового отчета (а не подачи), т. е. когда авансовый отчет станет полноценным документом и предприятие признает получение товаров и услуг (НК-условие из п. 198.2 НКУ). Разве что признать НК досрочно (еще до утверждения отчета, при получении зарегистрированной НН) можно при осуществлении оплаты с корпоративной карточки (т. е. по первому событию — оплате: списанию средств с банковского карточного счета, п. 198.2 НКУ), но это не наш случай.
В налоговоприбыльном учете никаких специальных разниц по подотчетным расходам НКУ не предусмотрено. Поэтому такие расходы в общем порядке поучаствуют в формировании финрезультата — объекта обложения.
При этом в бухучете подотчет за средства работника отражают следующими записями:
Подотчетные расходы за средства работника
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | |
| Дт | Кт | ||
| 1 | Утвержден авансовый отчет по расходам на приобретение работником за собственные средства для нужд предприятия: | ||
| — ТМЦ | 20, 22, 28 | 372 | |
| — услуг | 92, 93, 94 | 372 | |
| 2 | Отражен НК по НДС по подотчетным расходам: | ||
| — на основании заменителей НН (кассовых чеков, счетов и пр.) | 641 | 372 | |
| — на основании зарегистрированной НН | 644/1 | 372 | |
| 641/НДС | 644/1 | ||
| 3 | Возмещены работнику расходы | 372 | 301, 311 |
Запоздавший подотчет
А что если при оплате за свои авансовый отчет работник предоставил с опозданием?
Бухучет. Если работник приобретал ТМЦ (о которых он запоздало отчитался и с задержкой передал их предприятию), то особых сложностей в учете не возникнет. Поскольку после утверждения авансового отчета с приложенными подтверждающими документами и получения от работника приобретенных ценностей у предприятия просто-напросто возникнут основания для их оприходования и зачисления на баланс (Дт 20, 22, 28 — Кт 372). Поэтому в учете операция пройдет как операция текущего периода (т. е. того периода, в котором утвержден запоздавший авансовый отчет).
Но что, если работник оплачивал услуги (к примеру, услуги ксерокопирования, автомойки, связи или коммунальные услуги) и отчитался об этом c промедлением?
Особенность услуг в том, что их стоимость включается в расходы. А для расходов действуют свои правила признания из НП(С)БУ 16. Им установлено: если расходы невозможно прямо увязать с доходом, их признают расходами в периоде осуществления. Поэтому
расходы нужно признавать в своем периоде, т. е. в том периоде, к которому они относятся
Переносить расходы на более поздние периоды и отражать в других периодах неправильно.
А что получится, если идти классическим путем и при запоздавшем услужном подотчете расходы показать после утверждения авансового отчета, т. е. текущим периодом?
Тогда расходы текущего периода окажутся завышены, так как в него попадут лишние расходы (по услугам прошлых периодов). Ведь особенность услуг в том, что они потребляются в процессе их предоставления (ст. 901 ГКУ). А это значит, что услуги автомойки, ксерокопирования (если ксерокопии работник передал до авансового отчета) и прочие услуги, которые оплатило подотчетное лицо, фактически уже были получены предприятием в прошлом — в момент их предоставления, т. е. для предприятия это уже прошлые события. К текущему периоду такие прошлые услуги не имеют никакого отношения, поскольку в текущем периоде они не потреблялись. А значит, расходы по ним следовало показать еще в периоде фактического потребления услуг. А вот показывать расходы текущим периодом — ошибка.
Впрочем, если все происходит в рамках года, то даже если внутригодовую ошибку исправлять, ошибки текущего года в бухучете исправляют в периоде их выявления (к ошибочному периоду не возвращаются и его не корректируют). Поэтому расходы в любом случае придется отразить текущим периодом.
Налог на прибыль. Проблемы могут появиться в налоговоприбыльном учете. Так, у малодоходников (если все происходит в рамках года) в годовую декларацию по налогу на прибыль попадут правильные данные и необходимости в ее исправлении не возникнет.
А вот у высокодоходников-квартальщиков «расходная» ошибка текущего года может привести к искажению объекта налогообложения в квартальных декларациях (расходы в одном периоде окажутся занижены, в другом — завышены). А значит, придется уточняться и исправлять ошибки. Подробнее об исправлении ошибок по налогу на прибыль см. «Налоги & бухучет», 2020, № 79 и № 80, с. 4.
Сложнее, если ошибка прошлых лет. Тогда придется не только исправить ошибки в бухучете (путем корректировки сальдо сч. 44 на начало отчетного года), но и уточнить ошибочные декларации по прибыли, причем как малодоходникам, так и высокодоходникам.
Впрочем, если нет особого желания связываться с процедурой самоисправлений и при этом согласны возместить работнику потраченное, то можно забыть про подотчет и предоставить работнику нецелевую благотворительную помощь. В 2021 году сумма такой помощи, не облагаемой НДФЛ и ВС, составляет 3180 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). Подробнее о ней см. «Налоги & бухучет», 2021, № 48, с. 50. Тогда в текущем периоде сумму такой помощи сможем отнести в расходы (Дт 949 — Кт 685, Дт 685 — Кт 30, 311). В налоговоприбыльном учете при этом разниц не возникнет. Хотя это все же и неправильно, поскольку суть операций тем самым исказим.
Другое дело, если работник оплачивал услуги связи или коммуналку. Тогда наверняка еще задолго до авансового отчета предприятием были получены счета от поставщиков таких услуг. А значит, у предприятия была возможность показать расходы своевременно — в периоде фактического потребления услуг (подробнее о коммуналке см. «Налоги & бухучет», 2021, № 72, с. 13).
НДС. А что по НДС? Как отмечалось, при подотчете действуют свои правила отражения НК. Его показывают на дату утверждения авансового отчета при наличии НН или заменителей НН (кассовых чеков, счетов и пр.). Поэтому НК придется отразить текущим периодом.
Разве что если от поставщика в прошлом уже была получена зарегистрированная НН, то после авансового отчета (и получения по услугам подтверждающей первички), если есть желание, можно, в общем-то, вернуться в прошлое и показать НК на основании НН по первому событию — получению услуг (п. 198.2 НКУ). Правда, для этого придется уточняться и подавать УР к уже прошедшему периоду. То есть опять-таки прибегать к процедуре самоисправлений.
Хотя в некоторых ИНК налоговики признавали возможность раннего отражения НК по входной НН еще до получения предприятием активов (пока товар, например, в пути, см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 11.05.2018 № 2094/ІПК/26-15-12-01-18). Однако так поступать и до авансового отчета показывать НК без ИНК в свой адрес мы бы не рекомендовали.
Ну и снова же, если речь об услугах связи или коммуналке, то при наличии счетов уже можно отражать НК, не дожидаясь утверждения авансового отчета.
Как видим, запоздавший услужный подотчет оборачивается учетными проблемами и может вызывать необходимость самоисправлений. Поэтому, даже несмотря на то, что срок подачи авансового отчета при покупке за свои законодательством не установлен, с подачей отчета лучше все же не затягивать. Тогда никаких сложностей в учете не возникнет.
выводы
- Если работник с опозданием отчитался о приобретенных ТМЦ, то их в учете приходуют текущим периодом получения от работника.
- Если работник с опозданием отчитался об оплаченных услугах, то отражать по ним расходы текущим периодом неправильно, а расходы нужно показать в периоде фактического получения предприятием услуг. Поэтому придется исправлять ошибки в бухучете и в декларациях по прибыли.
- Чтобы не возникало учетных сложностей, с подачей авансового отчета лучше не затягивать.
