Из статьи «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65 вы могли узнать о том, что в настоящее время не во всех случаях командированное/подотчетное лицо обязано предоставлять Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет. Но даже если авансовый отчет не обязателен, отчитаться об использовании средств, предоставленных на командировку или хознужды, все равно необходимо. Какие сроки при этом следует соблюдать, читайте далее.
Отчитываемся вовремя
Сроки, в которые необходимо отчитаться о командировке или выполнении отдельного гражданско-правового действия, установлены п.п. 170.9.3 НКУ.
Заметим: упомянутая норма говорит только об отчете при осуществлении командированным/подотчетным лицом безналичных расчетов с использованием платежных инструментов (в частности, корпоративных или личных платежных карточек) либо их реквизитов. Так, в этом случае подать подтверждающие документы необходимо до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает:
— командировку;
— выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства / электронные деньги.
Таким образом, если работник вернулся из командировки 10 августа 2023 года, то отчитаться он должен не позднее 30 сентября 2023 года.
В случае когда работник использовал для проведения расчетов платежные инструменты (их реквизиты) и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после его возвращения из командировки или завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия, указанный срок продлевается еще на месяц.
Важно! Если работник, осуществлявший безналичные расчеты с помощью платежных инструментов, кроме подтверждающих документов, обязан предоставить авансовый отчет, применяются те же сроки (см. п.п. 170.9.4 НКУ).
А что с наличными расчетами? О них законодатель забыл. А вот Минфин в Порядке № 841* прописал единый срок для предоставления авансового отчета, независимо от формы расчетов.
Согласно п. 2 указанного документа авансовый отчет составляется и подается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает:
— командировку;
— выполнение отдельного гражданско-правового действия.
Этот срок продлевается на месяц, если при проведении безналичных расчетов с использованием платежных инструментов (или их реквизитов) списание средств осуществляется позднее даты завершения командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия.
Таким образом, Минфин закрыл вопрос о сроках подачи авансового отчета при расчетах наличными.
А в какие сроки отчитываться, если работник израсходовал собственные средства на хознужды или в командировке
По мнению налоговиков (см. БЗ 109.14), в этом случае авансовый отчет подается в определенные законодательством сроки. (ср. ) То есть контролеры намекают на то, что здесь действуют общие сроки.
Также учтите: если аванс на хознужды работнику не выдавался, фискалы могут усмотреть в сумме возмещения налогооблагаемый доход. Так случится, если они заподозрят, что приобретение не связано с выполнением трудовой функции работника (см. ОНК № 181*, БЗ 103.04 и письмо ГФСУ от 21.03.2019 № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Подробнее см. в статье «Средства под отчет и на командировку: порядок предоставления» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
Возвращаем денежные средства
Суммы излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств работник должен вернуть в кассу или на счет выдавшего их работодателя. При этом сроки возврата НКУ определены только для случаев осуществления командированным/подотчетным лицом безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов.
Так, согласно п.п. 170.9.3 НКУ в этих ситуациях возврат должен осуществляться до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия. Если же командированное/подотчетное лицо использовало для проведения расчетов платежные инструменты (их реквизиты) и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после его возвращения из командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия, этот срок продлевается еще на месяц.
Что касается наличных денежных средств, то о сроках их возврата в НКУ не упоминается. Этот пробел, как и в случае с отчетностью по наличным расчетам, решил заполнить Минфин. В п. 3 Порядка № 841 он прописал, что
при наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет выдавшего их лица до или при предоставлении авансового отчета
Если авансовый отчет не предоставляется, поскольку для этого отсутствуют основания, то в общем случае вернуть выданные средства нужно до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия. О том, в каких случаях отчет можно не подавать, читайте в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
То есть Минфин не делает различий между наличными и безналичными средствами.
Однако будьте внимательны, если вы выдавали наличные на хознужды. Ведь в таком случае также необходимо учитывать сроки, установленные Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148. Напомним, что наличность под отчет на производственные (хозяйственные) нужды в общем случае выдается на срок не более 2 рабочих дней, включая день ее получения. Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней). Правда, за нарушение этих сроков ответственности в настоящее время не предусмотрено.
А вот нарушение сроков возврата излишне израсходованных средств, предусмотренных НКУ, приводит к возникновению у физлица-нарушителя налогооблагаемого дохода. Об этом читайте далее.
Налогообложение излишне израсходованных средств
В состав налогооблагаемого дохода включается сумма излишне израсходованных средств, полученных физлицом на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется согласно п. 170.9 НКУ (п.п. 164.2.11 этого Кодекса).
Как следует из п.п. 170.9.1 НКУ, облагаться НДФЛ (и ВС) должна сумма, превышающая документально подтвержденные расходы на командировку/хознужды, в случае ее невозврата в течение срока, установленного п.п. 170.9.3.
Ранее мы упоминали, что п.п. 170.9.3 НКУ определяет сроки только для безналичных расчетов с применением платежных инструментов или их реквизитов, однако Минфин распространяет эти сроки и на расчеты наличными.
Согласно п. 3 Порядка № 841, если работник не возвращает сумму излишне израсходованных средств / электронных денег в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок предоставления авансового отчета, то такая сумма, рассчитанная с учетом п. 164.5 НКУ, подлежит налогообложению. То есть, чтобы не возник налогооблагаемый доход, излишне израсходованные средства следует вернуть в кассу или на счет работодателя до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия.
Например, работник вернулся из командировки 10 августа 2023 года. Предельный срок для отчета — 30 сентября 2023 года. Чтобы не было налогооблагаемого дохода, вернуть излишне израсходованные средства следует не позднее 30 сентября 2023 года.
Давайте рассмотрим подробнее, как эта норма работает в разных ситуациях.
Отчитался, но не вернул деньги. Если работник, получивший аванс на командировку или под отчет, отчитался своевременно, но остаток денег не вернул, то в его доход попадет невозвращенная сумма.
Деньги вернул, но не отчитался. За несвоевременную подачу авансового отчета и/или подтверждающих документов отдельной ответственности нет. Она предусмотрена за невозврат излишне израсходованных средств. В то же время, если работник, получивший денежные средства под отчет или на командировку, не отчитается до окончания месяца, на который приходится предельный срок, то вся невозвращенная сумма подпадет под налогообложение. Ведь не будет документального подтверждения расходов.
Аванс не выдавался. Если работник в командировке или на хознужды использовал собственные средства (предварительно ему не предоставлялись средства на командировку / под отчет), то несвоевременное предоставление подтверждающих документов и/или авансового отчета ни к каким налоговым последствиям не приведет. Здесь нет излишне израсходованных средств, поскольку аванс работодателем не выдавался.
В случае когда доход возникает, его облагают НДФЛ по ставке, предусмотренной п. 167.1 НКУ, — 18 %.
Базу обложения НДФЛ определяют исходя из суммы излишне израсходованных средств с учетом «натурального» коэффициента, установленного п. 164.5 НКУ
При ставке НДФЛ 18 % его величина составляет 1,219512.
Также из такого дохода нужно удержать ВС по ставке 1,5 %. Этого требует п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Причем при удержании ВС «натуральный» коэффициент не применяют (см. БЗ 126.08). Базой обложения ВС является «чистая» сумма излишне израсходованных средств.
Пример. Предельный срок предоставления авансового отчета и возврата неиспользованных денежных средств — 30.09.2023. Работник своевременно предоставил авансовый отчет, однако не вернул остаток денежных средств в сумме 850,50 грн.
В таком случае сумму излишне израсходованных средств, которую работник не вернул, включают в его налогооблагаемый доход и облагают НДФЛ и ВС.
Сначала определяем базу для начисления НДФЛ:
850,50 грн х 1,219512 = 1037,19 грн.
Теперь рассчитаем сумму НДФЛ от дохода в виде своевременно не возвращенных денежных средств:
1037,19 грн х 18 % : 100 % = 186,69 грн.
Сумма ВС, подлежащая уплате от дохода в виде своевременно не возвращенных средств, составит:
850,50 грн х 1,5 % : 100 % = 12,76 грн.
Теперь еще один интересный вопрос. Когда возникает налогооблагаемый доход: в месяце, на который приходится предельный срок возврата остатка аванса, или в следующем за ним месяце? Из абзаца третьего п. 4 Порядка № 841 косвенно следует, что доход у работника возникает в отчетном месяце, на который приходится предельный срок возврата средств. То есть если предельный срок возврата — 30.09.2023, то налогооблагаемый доход у физлица возникает в сентябре 2023 года.
Важно!
Признание своевременно не возвращенных средств доходом работника не снимает с него обязанности отчитаться за них и вернуть не подтвержденные документально суммы
При этом удержанные НДФЛ и ВС возврату не подлежат.
Суммы НДФЛ и ВС работодатель удерживает за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его обложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты НДФЛ и ВС.
Если работник прекращает трудовые отношения с работодателем, выдавшим аванс, сумму НДФЛ и ВС удерживают за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Ну а если и такого дохода не хватит, непогашенная часть налога (и сбора) включается в налоговое обязательство физлица по результатам отчетного (налогового) года и уплачивается им самостоятельно на основании декларации (п.п. 170.9.1 НКУ).
Суммы НДФЛ и ВС от дохода в виде излишне израсходованных средств перечисляют в бюджет одновременно с суммами налога (сбора) от дохода работника, за счет которого производили их удержание.
В 4ДФ доход работника в виде излишне израсходованных средств (с учетом «натурального» коэффициента) показывают с признаком «118».
Ну а чтобы никаких вопросов с налогообложением не возникало, соблюдайте подотчетные сроки.
Выводы
- Если НКУ требует предоставить авансовый отчет, то в общем случае сделать это следует до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия.
- Согласно п. 3 Порядка № 841 при наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет выдавшего их лица до или при представлении авансового отчета.
- Если работник на командировку либо на хознужды аванс не получал, а использовал собственные средства, то несвоевременное предоставление подтверждающих документов и/или авансового отчета к возникновению налогооблагаемого дохода не приводит.
