Підзвітні строки та відповідальність за їх порушення

Зі статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65 ви могли дізнатися, що наразі не у всіх випадках відряджена/підзвітна особа зобов’язана подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Але навіть якщо авансовий звіт не обов’язковий, відзвітувати про використання коштів, наданих на відрядження або госппотреби, все одно необхідно. Яких строків при цьому слід дотримуватися, читайте далі.

Звітуємо вчасно

Строки, в які необхідно відзвітувати про відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії, встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ.

Зауважимо: згадана норма говорить лише про звітування у разі здійснення відрядженою/підзвітною особою безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів (зокрема, корпоративних чи особистих платіжних карток) або їх реквізитів. Так, у цьому випадку подати підтвердні документи необхідно до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує:

— відрядження;

— виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка надала кошти / електронні гроші.

Таким чином, якщо працівник повернувся з відрядження 10 серпня 2023 року, то відзвітувати він має не пізніше 30 вересня 2023 року.

У разі коли працівник використовував для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після його повернення з відрядження або завершення виконання окремої цивільно-правової дії, зазначений строк продовжується ще на місяць.

Важливо! Якщо працівник, який здійснював безготівкові розрахунки за допомогою платіжних інструментів, крім підтвердних документів, зобов’язаний подати авансовий звіт, застосовуються ті ж строки (див. п.п. 170.9.4 ПКУ).

А що з готівковими розрахунками? Про них законодавець забув. А ось Мінфін у Порядку № 841* прописав єдиний строк для подання авансового звіту, незалежно від форми розрахунків.

* Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Відповідно до п. 2 зазначеного документа авансовий звіт складається та подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податків завершує:

— відрядження;

— виконання окремої цивільно-правової дії.

Цей строк продовжується на місяць, якщо при проведенні безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів (або їх реквізитів) списання коштів здійснюється пізніше дати завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії.

Таким чином, Мінфін закрив питання про строки подання авансового звіту під час розрахунків готівкою.

На думку податківців (див. БЗ 109.14), у цьому випадку авансовий звіт подається у визначені законодавством строки. (ср. ) Тобто контролери натякають на те, що тут діють загальні строки.

Також зауважте: якщо аванс на госппотреби працівнику не видавався, фіскали можуть убачити в сумі відшкодування оподатковуваний дохід. Так станеться, якщо вони запідозрять, що придбання не пов’язане з виконанням трудової функції працівника (див. УПК № 181*, БЗ 103.04 та лист ДФСУ від 21.03.2019 № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Докладніше див. у статті «Кошти під звіт та на відрядження: порядок надання» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

* Узагальнююча податкова консультація щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором суми доходу, виплаченого роботодавцем працівнику за товари (роботи, послуги), що були придбані таким працівником за рахунок власних готівкових коштів, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181.

Повертаємо грошові кошти

Суми надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів працівник повинен повернути в касу або на рахунок роботодавця, що їх видав. При цьому строки повернення ПКУ визначено лише для випадків здійснення відрядженою/підзвітною особою безготівкових розрахунків з використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів.

Так, згідно з п.п. 170.9.3 ПКУ у цих ситуаціях повернення має здійснюватися до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії. Якщо ж відряджена/підзвітна особа використовувала для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії, цей строк продовжується ще на місяць.

Щодо готівкових грошових коштів, то про строки їх повернення у ПКУ не згадується. Цю прогалину, як і у випадку зі звітністю за готівковими розрахунками, вирішив заповнити Мінфін. У п. 3 Порядку № 841 він прописав, що

Якщо авансовий звіт не подається, оскільки для цього немає підстав, то в загальному випадку повернути видані кошти потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії. Про те, у яких випадках звіт не можна подавати, читайте у статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

Тобто Мінфін не робить відмінностей між готівковими та безготівковими коштами.

Однак будьте уважні, якщо ви видавали готівку на госппотреби. Адже в такому разі також необхідно враховувати строки, встановлені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Нагадаємо, що готівка під звіт на виробничі (господарські) потреби у загальному випадку видається на строк не більше 2 робочих днів, включаючи день її отримання. Виняток становлять закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних та кольорових металів (30 робочих днів). Щоправда, за порушення цих строків відповідальності нині не передбачено.

А от порушення строків повернення надміру витрачених коштів, передбачених ПКУ, призводить до виникнення у фізособи-порушника оподатковуваного доходу. Про це читайте далі.

Оподаткування надміру витрачених коштів

До складу оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих фізособою на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється згідно з п. 170.9 ПКУ (п.п. 164.2.11 цього Кодексу).

Як випливає з п.п. 170.9.1 ПКУ, обкладатися ПДФО (і ВЗ) повинна сума, що перевищує документально підтверджені витрати на відрядження/госппотреби, у разі її неповернення протягом строку, встановленого п.п. 170.9.3.

Раніше ми згадували, що п.п. 170.9.3 ПКУ визначає строки лише для безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних інструментів або їх реквізитів, проте Мінфін поширює ці строки і на розрахунки готівкою.

Відповідно до п. 3 Порядку № 841, якщо працівник не повертає суму надміру витрачених коштів / електронних грошей протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк подання авансового звіту, то така сума, розрахована з урахуванням п. 164.5 ПКУ, підлягає оподаткуванню. Тобто щоб не виник оподатковуваний дохід, надміру витрачені кошти слід повернути в касу або на рахунок роботодавця до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження / виконання окремої цивільно-правової дії.

Наприклад, працівник повернувся із відрядження 10 серпня 2023 року. Граничний строк для звітування — 30 вересня 2023 року. Щоб не було оподатковуваного доходу, повернути надміру витрачені кошти слід не пізніше 30 вересня 2023 року.

Давайте розглянемо докладніше, як ця норма працює у різних ситуаціях.

Відзвітував, але не повернув гроші. Якщо працівник, який отримав аванс на відрядження або під звіт, відзвітував своєчасно, але залишок грошей не повернув, то до його доходу потрапить неповернена сума.

Гроші повернув, але не відзвітував. За несвоєчасне подання авансового звіту та/або підтвердних документів окремої відповідальності немає. Вона передбачена за неповернення надміру витрачених коштів. Водночас якщо працівник, який отримав грошові кошти під звіт чи на відрядження, не відзвітує до закінчення місяця, на який припадає граничний строк, то вся неповернена сума підпаде під оподаткування. Адже не буде документального підтвердження витрат.

Аванс не видавався. Якщо працівник у відрядженні або на госппотреби використовував власні кошти (попередньо йому не надавалися кошти на відрядження / під звіт), то несвоєчасне подання підтвердних документів та/або авансового звіту ні до яких податкових наслідків не призведе. Тут немає надміру витрачених коштів, оскільки аванс роботодавцем не видавався.

У разі коли дохід виникає, його обкладають ПДФО за ставкою, передбаченою п. 167.1 ПКУ, — 18 %.

При ставці ПДФО 18 % його величина становить 1,219512.

Також із такого доходу потрібно утримати ВЗ за ставкою 1,5 %. Цього вимагає п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Причому при утриманні ВЗ «натуральний» коефіцієнт не застосовують (див. БЗ 126.08). Базою обкладання ВЗ є «чиста» сума надміру витрачених коштів.

У такому разі суму надміру витрачених коштів, яку працівник не повернув, включають до його оподатковуваного доходу та обкладають ПДФО та ВЗ.

Спочатку визначаємо базу для нарахування ПДФО:

850,50 грн x 1,219512 = 1037,19 грн.

Тепер розрахуємо суму ПДФО від доходу у вигляді своєчасно не повернутих грошових коштів:

1037,19 грн х 18 % : 100 % = 186,69 грн.

Сума ВЗ, що підлягає сплаті від доходу у вигляді своєчасно не повернутих коштів, становитиме:

850,50 грн х 1,5 % : 100 % = 12,76 грн.

Тепер ще одне цікаве питання. Коли виникає оподатковуваний дохід: у місяці, на який припадає граничний строк повернення залишку авансу, чи у наступному за ним місяці? З абзацу третього п. 4 Порядку № 841 побічно випливає, що дохід у працівника виникає у звітному місяці, на який припадає граничний строк повернення коштів. Тобто якщо граничний строк повернення — 30.09.2023, то оподатковуваний дохід у фізособи виникає у вересні 2023 року.

Важливо!

При цьому утримані ПДФО та ВЗ поверненню не підлягають.

Суми ПДФО та ВЗ роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати ПДФО та ВЗ.

Якщо працівник припиняє трудові відносини з роботодавцем, який видав аванс, суму ПДФО та ВЗ утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку. Ну, а якщо й такого доходу не вистачить, непогашена частина податку (і збору) включається до податкового зобов’язання фізособи за результатами звітного (податкового) року та сплачується нею самостійно на підставі декларації (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Суми ПДФО та ВЗ від доходу у вигляді надміру витрачених коштів перераховують до бюджету одночасно із сумами податку (збору) від доходу працівника, за рахунок якого їх утримували.

У 4ДФ дохід працівника у вигляді надміру витрачених коштів (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) показують з ознакою «118».

Ну а щоб жодних питань з оподаткуванням не виникало, дотримуйтеся підзвітних строків.