Перечень подтверждающих документов
Перечень подтверждающих документов законодательно определен только для командировочных расходов (см. п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Однако считаем, что на него (на соответствующую его часть) следует ориентироваться и для подтверждения расходования средств, полученных на хознужды.
Итак, к подтверждающим документам относятся:
— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);
— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;
— страховые полисы;
— документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
— документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;
— другие документы, подтверждающие стоимость расходов.
Рассмотрим отдельные документы этого перечня подробнее.
Транспортные. Здесь следует отметить, что с 01.04.2023 НКУ не требует предоставления расчетных документов, подтверждающих приобретение транспортных билетов. В транспортном билете есть его стоимость, значит, он сам по себе может подтвердить сумму расходов. Также в настоящее время в НКУ не упоминаются посадочные талоны. Поэтому их отсутствие никак не влияет на подтверждение транспортных расходов.
На проживание. Расходы на проживание командированного работника могут подтверждаться любыми документами, полученными от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию. На наш взгляд, это могут быть счета гостиниц с отметкой «оплачено», квитанции, товарные чеки… Хотя, конечно, еще лучше иметь фискальный чек РРО/ПРРО, подтверждающий оплату услуг. Это наверняка избавит вас от возможных претензий налоговиков при проверках.
Другие документы. Их наличие в перечне говорит о том, что упомянутый перечень не является исчерпывающим. Главное, чтобы такие другие документы могли подтвердить стоимость расходов, осуществленных работником. Безусловно, при этом должны соблюдаться все требования к первичным документам, установленные ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-ХІV. Кроме того, при оплате наличными очень желательно, чтобы такие документы подтверждали сам факт уплаты (например, имели соответствующий штамп или запись/подпись о получении средств).
Далее подробно поговорим о документах, подтверждающих расходы, осуществленные с применением платежных инструментов (в частности, банковских платежных карточек) или их реквизитов.
Подтверждаем карточные расчеты
В приведенном в начале статьи перечне подтверждающих документов указаны выписки и/или сведения со счета, а также документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов (т. е. квитанции платежных терминалов, чеки банкоматов и т. п.).
Кроме того, п.п. 170.9.2 НКУ отдельно прописывает порядок подтверждения расходов работника на командировку или хознужды, если при проведении расчетов использовался платежный инструмент (корпоративный или личный) либо его реквизиты. В такой ситуации стоимость расходов подтверждается документом (выпиской и/или сведениями со счета), содержащим определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент. Этот документ может быть в электронной либо бумажной форме.
Так какие же документы следует предоставить, если расчеты осуществлялись с применением банковских карточек?
Достаточно выписки со счета или дополнительно необходим документ, подтверждающий выполнение операций с использованием платежных инструментов
Предположим, работник оплачивал какие-либо расходы через платежный терминал или снимал наличные в банкомате и не взял (или потерял) документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов.
Исходя из положений п.п. 170.9.2 НКУ, в такой ситуации для подтверждения расходов достаточно выписки со счета, к которому эмитирована корпоративная или личная платежная карточка. И отсутствие квитанции платежного терминала, чека РРО/ПРРО либо чека банкомата значения не имеет.
Причем в случае с корпоративной карточкой работнику даже не придется беспокоиться о выписке, ведь счет, к которому «привязана» карточка, принадлежит предприятию. А значит, такую выписку бухгалтер получит самостоятельно.
Но иногда работник сам может быть заинтересован в предоставлении документа, подтверждающего выполнение операций с использованием платежных инструментов. Обычно такой документ (например, чек банкомата) и выписка со счета дублируют сведения о сумме проведенной операции, но бывают и отличия. Например, в выписке комиссия «чужого» банка, которому принадлежит банкомат, может не выделяться отдельно, а указываться в общей сумме снятых наличными средств. В свою очередь, в чеке банкомата дополнительная комиссия отражается отдельной строкой. В таком случае для подтверждения суммы уплаченной комиссии без чека банкомата не обойтись.
Теперь рассмотрим другую ситуацию. Работник в командировке или при приобретении товаров (работ, услуг) для нужд предприятия использовал личную платежную карточку. Можно ли не предоставлять выписку с личного банковского счета? Ну не желает работник «светить» перед работодателем свои расходы (или доходы).
На наш взгляд, при наличии других подтверждающих документов отсутствие выписки не является основанием для непризнания расходов командированного/подотчетного лица и включения израсходованной суммы в его налогооблагаемый доход. Считаем, что документы, перечисленные в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (см. выше), являются равнозначными для целей подтверждения стоимости осуществленных работником расходов.
Например, если в транспортном билете указана стоимость, то его должно быть достаточно для подтверждения суммы расходов работника. И не имеет значения, как осуществлялась оплата за билет — с применением платежной карточки (ее реквизитов) или наличными.
Правда, налоговики с таким подходом могут не согласиться. В своих консультациях они просто цитируют нормы п.п. 170.9.2 НКУ, требующие подтверждать осуществленные с помощью платежных инструментов расходы выписками со счета. Поэтому безопаснее все же получить выписку с личного карт-счета работника. Хотя бы за тот день, когда проведена соответствующая расходная операция.
Подтверждаем сумму суточных
Отдельно следует упомянуть о документальном подтверждении необлагаемых сумм суточных расходов, выплачиваемых командированным лицам.
С одной стороны, п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает, что не включаются в состав налогооблагаемого дохода не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физлица, понесенные в связи с командировкой (суточные расходы), не превышающие:
— 0,1 размера минзарплаты на 1 января отчетного (налогового) года (в 2023 году — 670 грн) в расчете за каждый календарный день командировки по Украине;
— 80 евро за каждый календарный день заграничной командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.
Но, с другой стороны, фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке. Такими доказательствами могут быть:
— отметки пограничных служб о пересечении границы;
— проездные документы;
— счета на проживание;
— любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке.
При отсутствии указанных подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход плательщика налога.
А значит, только лишь приказа о командировке для необложения суммы суточных недостаточно.
Работник должен предоставить хотя бы какие-то документы, подтверждающие факт его нахождения в населенном пункте, в который он был направлен в командировку
С загранкомандировками обычно проблем нет. Отметки о пересечении границы — достаточное подтверждение, поскольку они прямо названы в НКУ. По возвращении из командировки работник подаст в бухгалтерию заверенные отделом кадров или главбухом копии страниц загранпаспорта с фамилией и отметками погранслужб о пересечении границы.
Кроме того, п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59* разрешает подавать справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины. В ней должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа. Полагаем, если такая справка удовлетворяет бюджетников, подойдет она и хозрасчетным предприятиям.
С внутриукраинскими командировками сложнее. Хорошо, если есть проездные документы и/или счета на проживание по месту командировки. А если их нет? Ну, предположим, подвез друг, переночевал у родственников… Давайте посмотрим, чем можно подтвердить, что работник таки доехал до места назначения.
Чеки РРО/ПРРО о приобретении продуктов питания или ГСМ для автомобиля по пути следования — не лучший вариант, поскольку они не свидетельствуют о том, что работник добрался до места командировки. Если есть чеки РРО/ПРРО из кафе или магазина непосредственно в населенном пункте командирования, это уже лучше. Понятно, что возместить такие расходы без налогообложения нельзя, но они говорят о том, что работник в место назначения все-таки попал. Хотя есть риск, что налоговикам такие чеки тоже могут не понравиться из-за отсутствия в них персонификации.
Директор поехал на переговоры на служебном легковом автомобиле? Путевой лист не сможет подтвердить его пребывание в командировке, поскольку не содержит никаких отметок принимающей стороны.
А вот при наличии договора, подписанного руководителем собственноручно и датированного правильной датой, никто не усомнится в том, что служебная поездка состоялась. Не смогли договориться? Тогда неплохо иметь подписанный протокол о намерениях продолжить переговоры и заключить договор.
Для водителя грузового автомобиля или экспедитора отличным подтверждением является ТТН. Ведь в ней указаны и автомобиль, и водитель, и населенный пункт, а также есть данные о приемке-передаче груза, подписи и Ф. И. О. уполномоченных лиц отправителя и получателя товара.
Также подойдут документы, подтверждающие участие командированного в переговорах, конференциях, симпозиумах, собраниях и т. п. Наконец, можно возродить практику применения командировочных удостоверений. Отметка принимающей стороны подтвердит, что работник фактически был в командировке.
Если никаких подтверждающих документов не будет, суму суточных, выплаченных работнику на основании приказа о командировке, включайте в его доход и облагайте по правилам, установленным НКУ для налогообложения излишне израсходованных средств, полученных на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки (п.п. 164.2.11 НКУ).
Важно! Не следует забывать также о связи командировки с хозяйственной деятельностью работодателя. Какими документами ее можно подтвердить, говорится в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Связь командировки с хоздеятельностью
Любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хоздеятельностью его работодателя. К таким документам, в частности, относятся:
— приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя;
— заключенные договоры/контракты;
— другие документы, которые устанавливают или свидетельствуют о желании установить гражданско-правовые отношения;
— документы, подтверждающие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя.
Этот перечень документов не является исчерпывающим и может быть дополнен другими подтверждениями связи командировки работника с хоздеятельностью его работодателя.
Как можно убедиться, в зависимости от формы расчета, вида и цели осуществленных расходов командированное/подотчетное лицо должно подать разный набор документов. Отчитайтесь правильно, и тогда риска возникновения налогооблагаемого дохода не будет.
Выводы
- В настоящее время НКУ не требует предоставления расчетных документов, подтверждающих приобретение транспортных билетов.
- Для подтверждения расходов, осуществленных с применением платежных инструментов (их реквизитов), в общем случае достаточно выписки со счета, к которому эмитирована корпоративная или личная платежная карточка.
- Фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке.
- Любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хоздеятельностью его работодателя.
