Підзвітні документи

Перелік підтвердних документів

Перелік підтвердних документів законодавчо визначено лише для витрат на відрядження (див. п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Проте вважаємо, що на нього (на відповідну його частину) слід орієнтуватися й для підтвердження витрачання коштів, отриманих на госппотреби.

Отже, до підтвердних документів належать:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), які містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що підтверджують вартість витрат.

Розглянемо окремі документи цього переліку докладніше.

Транспортні. Тут слід зазначити, що з 01.04.2023 ПКУ не вимагає подання розрахункових документів, які підтверджують придбання транспортних квитків. У транспортному квитку є його вартість, отже, він сам по собі може підтвердити суму витрат. Також зараз у ПКУ не згадуються посадкові талони. Тому їх відсутність ніяк не впливає на підтвердження транспортних витрат.

На проживання. Витрати на проживання відрядженого працівника можуть підтверджуватися будь-якими документами, отриманими від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання. На наш погляд, це можуть бути рахунки готелів із позначкою «оплачено», квитанції, товарні чеки… Хоча, звісно, ще краще мати фіскальний чек РРО/ПРРО, що підтверджує оплату послуг. Це напевно позбавить вас можливих претензій податківців під час перевірок.

Інші документи. Їх наявність у переліку свідчить про те, що згаданий перелік не є вичерпним. Головне, щоб такі інші документи могли підтвердити вартість витрат, здійснених працівником. Безумовно, при цьому мають дотримуватися усі вимоги до первинних документів, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІV. Крім того, при оплаті готівкою дуже бажано, щоб такі документи підтверджували сам факт сплати (наприклад, мали відповідний штамп або запис/підпис про отримання коштів).

Далі детально поговоримо про документи, що підтверджують витрати, здійснені із застосуванням платіжних інструментів (зокрема, банківських платіжних карток) або їх реквізитів.

Підтверджуємо карткові розрахунки

У наведеному на початку статті переліку підтвердних документів зазначені виписки та/або відомості з рахунку, а також документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів (тобто квитанції платіжних терміналів, чеки банкоматів тощо).

Крім того, п.п. 170.9.2 ПКУ окремо прописує порядок підтвердження витрат працівника на відрядження чи госппотреби, якщо під час проведення розрахунків використовувався платіжний інструмент (корпоративний чи особистий) або його реквізити. У такій ситуації вартість витрат підтверджується документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент. Цей документ може бути в електронній або паперовій формі.

Так які ж документи слід надати, якщо розрахунки здійснювалися із застосуванням банківських карток?

Припустимо, працівник оплачував якісь витрати через платіжний термінал або знімав готівку у банкоматі та не взяв (або загубив) документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів.

Виходячи із положень п.п. 170.9.2 ПКУ, у такій ситуації для підтвердження витрат достатньо виписки з рахунку, до якого емітовано корпоративну чи особисту платіжну картку. І відсутність квитанції платіжного термінала, чека РРО/ПРРО або чека банкомату значення не має.

Причому у випадку з корпоративною карткою працівнику навіть не доведеться турбуватися про виписку, адже рахунок, до якого «прив’язана» картка, належить підприємству. Отже, таку виписку бухгалтер отримає самостійно.

Але іноді працівник може бути зацікавлений у поданні документа, що підтверджує виконання операцій з використанням платіжних інструментів. Зазвичай такий документ (наприклад, чек банкомату) та виписка з рахунку дублюють відомості про суму проведеної операції, але бувають і відмінності. Наприклад, у виписці комісія «чужого» банку, якому належить банкомат, може не виділятися окремо, а зазначатися у загальній сумі знятої готівки. У свою чергу, в чеку банкомату додаткова комісія відображається окремим рядком. У такому разі для підтвердження суми сплаченої комісії без чека банкомату не обійтися.

Тепер розглянемо іншу ситуацію. Працівник у відрядженні або при придбанні товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства використовував особисту платіжну картку. Чи можна не надавати виписку з особистого банківського рахунку? Ну не бажає працівник «світити» перед роботодавцем свої витрати (або доходи).

На наш погляд, за наявності інших підтвердних документів відсутність виписки не є підставою для невизнання витрат відрядженої/підзвітної особи та включення витраченої суми до її оподатковуваного доходу. Вважаємо, що документи, перелічені у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ (див. вище), є рівнозначними для цілей підтвердження вартості здійснених працівником витрат.

Наприклад, якщо у транспортному квитку зазначена вартість, то його має бути досить для підтвердження суми витрат працівника. І не має значення, як здійснювалася оплата за квиток — із застосуванням платіжної картки (її реквізитів) чи готівкою.

Щоправда, податківці із таким підходом можуть не погодитися. У своїх консультаціях вони просто цитують норми п.п. 170.9.2 ПКУ, які вимагають підтверджувати здійснені за допомогою платіжних інструментів витрати виписками з рахунку. Тому безпечніше все ж таки отримати виписку з особистого карт-рахунку працівника. Хоча б за той день, коли проведено відповідну видаткову операцію.

Підтверджуємо суму добових

Окремо слід згадати про документальне підтвердження неоподатковуваних сум добових витрат, що виплачуються відрядженим особам.

З одного боку, п.п. 170.9.1 ПКУ встановлює, що не включаються до складу оподатковуваного доходу не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи, понесені у зв’язку з відрядженням (добові витрати), які не перевищують:

— 0,1 розміру мінзарплати на 1 січня звітного (податкового) року (у 2023 році — 670 грн) у розрахунку за кожен календарний день відрядження по Україні;

— 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Але, з іншого боку, фактична кількість днів відрядження визначається згідно з наказом за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні. Такими доказами можуть бути:

— відмітки прикордонних служб про перетин кордону;

— проїзні документи;

— рахунки на проживання;

— будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

За відсутності зазначених підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, тільки наказу про відрядження для неоподаткування суми добових недостатньо.

Із закордонними відрядженнями зазвичай проблем немає. Відмітки про перетин кордону — достатнє підтвердження, оскільки вони прямо названі в ПКУ. Після повернення з відрядження працівник подасть до бухгалтерії засвідчені відділом кадрів або головбухом копії сторінок закордонного паспорта з прізвищем та відмітками прикордонних служб про перетин кордону.

Крім того, п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59* дозволяє подавати довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України. У ній мають бути зазначені пункт пропуску, дата та час перетину кордону відрядженим працівником, серія, номер, тип та назва паспортного документа. Вважаємо, якщо така довідка задовольняє бюджетників, підійде вона й госпрозрахунковим підприємствам.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Із внутрішньоукраїнськими відрядженнями складніше. Добре, якщо є проїзні документи та/або рахунки на проживання за місцем відрядження. А якщо їх нема? Ну, припустимо, підвіз друг, переночував у родичів… Давайте подивимося, чим можна підтвердити, що працівник доїхав до місця призначення.

Чеки РРО/ПРРО про придбання продуктів харчування або ПММ для автомобіля по дорозі — не найкращий варіант, оскільки вони не свідчать про те, що працівник дістався місця відрядження. Якщо є чеки РРО/ПРРО із кафе чи магазину безпосередньо у населеному пункті відрядження, це вже краще. Зрозуміло, що відшкодувати такі витрати без оподаткування не можна, але вони говорять про те, що працівник до місця призначення таки потрапив. Хоча є ризик, що податківцям такі чеки теж можуть не сподобатися через відсутність у них персоніфікації.

Директор поїхав на переговори службовим легковим автомобілем? Подорожній лист не зможе підтвердити його перебування у відрядженні, оскільки не містить жодних відміток сторони, що приймає.

А ось за наявності договору, підписаного керівником власноруч та датованого правильною датою, ніхто не засумнівається у тому, що службова поїздка відбулася. А якщо не змогли домовитися? Тоді непогано мати підписаний протокол про наміри продовжити переговори та укласти договір.

Для водія вантажного автомобіля чи експедитора чудовим підтвердженням є ТТН. Адже в ній зазначені і автомобіль, і водій, і населений пункт, а також є дані про приймання-передачу вантажу, підписи та П. І. Б. уповноважених осіб відправника та одержувача товару.

Також підійдуть документи, що підтверджують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях, симпозіумах, зборах тощо. Нарешті, можна відродити практику застосування посвідчень про відрядження. Відмітка приймаючої сторони підтвердить, що працівник фактично був у відрядженні.

Якщо жодних підтвердних документів не буде, суму добових, виплачених працівнику на підставі наказу про відрядження, включайте до його доходу та оподатковуйте за правилами, встановленими ПКУ для оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки (п.п. 164.2.11 ПКУ).

Важливо! Не слід забувати також про зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця. Якими документами його можна підтвердити, йдеться у пп. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Зв’язок відрядження з госпдіяльністю

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з госпдіяльністю його роботодавця. До таких документів, зокрема, належать:

— запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;

— укладені договори/контракти;

— інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що підтверджують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Цей перелік документів не є вичерпним і може бути доповнений іншими підтвердженнями зв’язку відрядження працівника з госпдіяльністю його роботодавця.

Як можна переконатися, залежно від форми розрахунку, виду та мети здійснених витрат відряджена/підзвітна особа має подати різний набір документів. Звітуйте правильно, і тоді ризику виникнення оподатковуваного доходу не буде.