Нормативное регулирование
Если работник ежедневно приходит на работу на свое предприятие, ознакомить его с документами, которые издает работодатель (приказами, распоряжениями, инструкциями и т. п.), не проблема. В подтверждение такого ознакомления работник обычно ставит свою подпись на соответствующем документе в бумажной форме. Но в случае когда работник трудится на дому или дистанционно, вызывать его каждый раз не всегда возможно. И как же тогда с ним коммуницировать? Посмотрим, что для решения этого вопроса предлагает законодательство.
Как указано в ч. 3 ст. 29 КЗоТ, ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя в отношении их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей. При этом должна налагаться усовершенствованная или квалифицированная электронная подпись. В трудовом договоре по соглашению сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника с внутренними документами работодателя.
Кроме того, ч. 2 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ предусмотрены специальные военные особенности документооборота. Так, в период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативном способе создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации. Главное — согласовать этот способ между работником и работодателем.
Как же внедрить в практику дистанционный документооборот? Об этом читайте далее.
Фиксация договоренности
Итак, первое, что нужно сделать, — согласовать альтернативный способ коммуникации между работодателем и работником и зафиксировать его.
Так рекомендует поступить Минэкономики в своем разъяснении от 01.08.2022, чтобы избежать в дальнейшем недоразумений и противоречий. Сделать это следует до начала использования альтернативных способов коммуникации.
В свою очередь, Верховный Суд (см. постановление от 03.12.2018 по делу № 686/21222/16-ц) предупреждал:
при отсутствии предварительного согласия сторон на обмен документами средствами электронной связи такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора
По мнению судей, в противном случае направление документов средствами электронной связи не дает возможности установить истинное волеизъявление их автора.
Где и как зафиксировать соответствующую договоренность?
Как мы указали выше, возможность использовать электронные коммуникационные сети либо альтернативные способы коммуникации для ознакомления работника с документами работодателя оговаривается сторонами в трудовом договоре (см. ч. 3 ст. 29 КЗпП).
Восточное межрегиональное управление Гоструда в консультации от 08.07.2023 допускает, что способ переписки и процедуру обмена документами средствами электронной коммуникации можно урегулировать также в коллективном договоре или любом другом документе, где указана соответствующая возможность.
Но что делать, если такой договоренности изначально не было, а на момент возникновения необходимости в ней работник находится в другом населенном пункте?
Первое, что приходит на ум, — направить соглашение об электронном/альтернативном способе коммуникации работнику по почте и дождаться возврата подписанного им экземпляра. Но такой вариант далеко не самый оптимальный, особенно если работник находится за границей. Как правило, это или долго, или дорого (или и то, и другое).
На наш взгляд, зафиксировать факт договоренности можно и с использованием электронных средств связи. Но сделать это следует так, чтобы не вызывало сомнения волеизъявление обеих сторон трудового договора.
100-процентным подтверждением такого волеизъявления будет наличие в документе электронных подписей. Для подписания документа можно воспользоваться, например, цифровой платформой id.gov.ua. Идентификация подписанта будет проведена с помощью электронной подписи (при ее наличии) или приложения «Дія». Также может быть создана электронная облачная подпись. Такую опцию предлагают своим клиентам, например, некоторые банки. То есть, даже если у работника электронной подписи ранее не было, в большинстве случаев эту проблему можно легко решить и подписать соглашение об определении способа обмена информацией.
Важно! Обязательно позаботьтесь о том, чтобы в таком соглашении был прописан порядок подтверждения факта получения документа адресатом.
Согласно ч. 1 ст. 11 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления автору соответствующего уведомления от адресата в электронной форме. Иное может быть предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью сторон.
В случае когда предварительной договоренностью не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или другим способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.
В случае непоступления подтверждения о факте получения электронного документа, считается, что он не был получен адресатом
На это обращают внимание и суды (см., например, постановление Верховного Суда от 21.12.2022 по делу № 299/2706/20).
А какие способы электронной/альтернативной коммуникации можно предусмотреть в соглашении об определении способа обмена информацией?
Способ обмена информацией
Самым надежным способом дистанционного обмена документами между работником и работодателем, конечно, является использование электронных коммуникационных сетей с наложением электронных подписей (например, с помощью той же платформы id.gov.ua). Но это не всегда удобно. Работник и работодатель могут согласовать и другие варианты.
Например, составленный и подписанный на бумаге документ фотографируется и пересылается другой стороне трудового договора с помощью электронной почты или любого мессенджера (Viber, WhatsApp, Telegram и др.).
Тогда при необходимости ознакомления работника с приказом (распоряжением) работодателя действия сторон следующие:
1. Соответствующее должностное лицо работодателя распечатывает и подписывает приказ, фотографирует или сканирует его и направляет для ознакомления работнику по электронной почте либо мессенджеру.
2. Работник, получив приказ (распоряжение), распечатывает его (при наличии такой возможности), проставляет подпись об ознакомлении, фотографирует или сканирует приказ (распоряжение) и пересылает его работодателю тем же способом.
А если у работника нет возможности распечатать полученный от работодателя документ? Тогда можно прописать в соглашении об определении способа обмена информацией, что факт ознакомления с документом работник подтверждает текстовым сообщением в соответствующем мессенджере или по электронной почте. Таким же образом могут подаваться и заявления работника.
Но учтите! Как говорит судебная практика (см. постановление Черновицкого апелляционного админсуда от 04.03.2019 по делу № 725/4244/18), если у работодателя возникли какие-то сомнения при получении соответствующих заявлений (уведомлений), это должно побудить его проверить истинное волеизъявление работника.
Нацагентство по вопросам госслужбы в разъяснении от 16.03.2022 рекомендует после направления работнику на электронную почту либо в мессенджер отсканированного или сфотографированного документа зафиксировать факт доведения ему информации протоколом.
Почему бы таким подходом не воспользоваться и вам? При этом, на наш взгляд,
в подтверждение ознакомления работника с документом хозрасчетные предприятия могут составлять акт в произвольной форме
В него можно включить следующие сведения:
— дату и место составления;
— должность и Ф. И. О. лица, которому направлен документ;
— дату, время и вид средства коммуникационной связи, с помощью которой направлен документ;
— контактные данные работника, по которым направлены документы с использованием средства коммуникационной связи (номер телефона, адрес электронной почты и т. п.);
— краткое содержание документа, направленного работнику;
— должность и Ф. И. О. лица, направившего документы работнику;
— подписи лиц, составивших акт;
— приложения к акту, подтверждающие факт направления документов и получение их работником (копия снимка экрана средства коммуникационной связи и т. п.).
Такой акт составляют в одном экземпляре и хранят в отделе кадров.
Ниже вы можете увидеть пример документа, подтверждающего факт ознакомления работника с направленным ему приказом.
Заметим, что этот документ не обязательный. Если вы не можете собрать несколько сотрудников в одном месте в одно время для составления такого акта, сохраните хотя бы скриншоты (или фото) экрана, подтверждающие факт отправки документа на ознакомление и ответ работника.
Как можно убедиться, для коммуникации с дистанционщиком есть достаточно способов. Нужно только выбрать удобный для обеих сторон трудового договора и зафиксировать его.
Выводы
- В период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативном способе создания, пересылки и хранения кадровых документов.
- Процедура обмена документами с помощью средств электронной коммуникации между работником и работодателем может быть урегулирована трудовым/коллективным договором либо любым другим документом, где указана соответствующая возможность.
- Самым надежным способом дистанционного обмена документами между работником и работодателем является использование электронных коммуникационных сетей с наложением электронных подписей.
