Нормативне регулювання
Якщо працівник щодня приходить працювати на своє підприємство, ознайомити його з документами, які видає роботодавець (наказами, розпорядженнями, інструкціями тощо), не проблема. На підтвердження такого ознайомлення працівник зазвичай ставить свій підпис на відповідному документі у паперовій формі. Але якщо працівник працює вдома чи дистанційно, викликати його щоразу не завжди можливо. І як же тоді з ним комунікувати? Подивимось, що для вирішення цього питання пропонує законодавство.
Як зазначено у ч. 3 ст. 29 КЗпП, ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж. При цьому має накладатися удосконалений або кваліфікований електронний підпис. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні засоби ознайомлення працівника з внутрішніми документами роботодавця.
Крім того, ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ передбачено спеціальні воєнні особливості документообігу. Так, у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативний спосіб створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації. Головне — узгодити цей спосіб між працівником та роботодавцем.
Як же впровадити у практику дистанційний документообіг? Про це читайте далі.
Фіксація домовленості
Отже, перше, що треба зробити, — узгодити альтернативний спосіб комунікації між роботодавцем та працівником і зафіксувати його.
Так рекомендує вчинити Мінекономіки у своєму роз’ясненні від 01.08.2022, щоб уникнути надалі непорозумінь і суперечностей. Зробити це слід до початку використання альтернативних способів комунікації.
У свою чергу, Верховний Суд (див. постанову від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц) попереджав:
за відсутності попередньої згоди сторін на обмін документами засобами електронного зв’язку такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора
На думку суддів, в іншому випадку направлення документів засобами електронного зв’язку не дає можливості встановити справжнє волевиявлення їх автора.
Де та як зафіксувати відповідну домовленість?
Як ми зазначили вище, можливість використовувати електронні комунікаційні мережі чи альтернативні методи комунікації для ознайомлення працівника з документами роботодавця обумовлюється сторонами у трудовому договорі (див. ч. 3 ст. 29 КЗпП).
Східне міжрегіональне управління Держпраці у консультації від 08.07.2023 припускає, що спосіб листування та процедуру обміну документами засобами електронної комунікації можна врегулювати також у колективному договорі або будь-якому іншому документі, де зазначена відповідна можливість.
Але що робити, якщо такої домовленості первісно не було, а на момент виникнення потреби у ній працівник перебуває в іншому населеному пункті?
Перше, що спадає на думку, — направити угоду про електронний/альтернативний спосіб комунікації працівникові поштою та дочекатися повернення підписаного ним екземпляра. Але такий варіант далеко не найоптимальніший, особливо якщо працівник перебуває за кордоном. Як правило, це або довго, або дорого (або і те й інше).
На наш погляд, зафіксувати факт домовленості можна й за допомогою електронних засобів зв’язку. Але зробити це слід так, щоб не викликало сумніву волевиявлення обох сторін трудового договору.
100-відсотковим підтвердженням такого волевиявлення буде наявність у документі електронних підписів. Для підписання документа можна скористатися, наприклад, цифровою платформою id.gov.ua. Ідентифікацію підписувача буде проведено за допомогою електронного підпису (за його наявності) або застосунку «Дія». Також може бути створений електронний хмарний підпис. Таку опцію пропонують своїм клієнтам, наприклад, деякі банки. Тобто навіть якщо працівник електронного підпису раніше не мав, у більшості випадків цю проблему можна легко вирішити і підписати угоду про визначення способу обміну інформацією.
Важливо! Обов’язково подбайте про те, щоб у такій угоді було прописано порядок підтвердження факту отримання документа адресатом.
Відповідно до ч. 1 ст. 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронний документ вважається отриманим адресатом з моменту надходження автору відповідного повідомлення від адресата в електронній формі. Інше може бути передбачено законодавством або попередньою домовленістю сторін.
У разі коли попередньою домовленістю не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено у будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Підтвердження повинно містити дані про факт і час отримання електронного документа та про відправника цього підтвердження.
У разі ненадходження підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що він не був одержаний адресатом
На це звертають увагу і суди (див., наприклад, постанову Верховного Суду від 21.12.2022 у справі № 299/2706/20).
А які методи електронної/альтернативної комунікації можна передбачити в угоді про визначення способу обміну інформацією?
Спосіб обміну інформацією
Найнадійнішим способом дистанційного обміну документами між працівником та роботодавцем, звичайно, є використання електронних комунікаційних мереж із накладенням електронних підписів (наприклад, за допомогою тієї ж платформи id.gov.ua). Але це не завжди зручно. Працівник та роботодавець можуть погодити й інші варіанти.
Наприклад, складений та підписаний на папері документ фотографується та пересилається іншій стороні трудового договору за допомогою електронної пошти або будь-якого месенджера (Viber, WhatsApp, Telegram тощо).
Тоді у разі необхідності ознайомлення працівника із наказом (розпорядженням) роботодавця дії сторін такі:
1. Відповідна посадова особа роботодавця роздруковує та підписує наказ, фотографує або сканує його та направляє для ознайомлення працівникові електронною поштою чи месенджером.
2. Працівник, отримавши наказ (розпорядження), друкує його (за наявності такої можливості), проставляє підпис про ознайомлення, фотографує чи сканує наказ (розпорядження) та пересилає його роботодавцю тим самим способом.
А якщо працівник не має можливості роздрукувати отриманий від роботодавця документ? Тоді можна прописати в угоді про визначення способу обміну інформацією, що факт ознайомлення з документом працівник підтверджує текстовим повідомленням у відповідному месенджері або електронною поштою. Так само можуть подаватися і заяви працівника.
Але зауважте! Як каже судова практика (див. постанову Чернівецького апеляційного адмінсуду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18), якщо у роботодавця виникли якісь сумніви при отриманні відповідних заяв (повідомлень), це має спонукати його перевірити справжнє волевиявлення працівника.
Нацагентство з питань держслужби в роз’ясненні від 16.03.2022 рекомендує після направлення працівнику на електронну пошту або в месенджер відсканованого або сфотографованого документа зафіксувати факт доведення йому інформації протоколом.
Чому б таким підходом не скористатися й вам? При цьому, на наш погляд,
на підтвердження ознайомлення працівника з документом госпрозрахункові підприємства можуть складати акт у довільній формі
До нього можна включити такі відомості:
— дату та місце складання;
— посаду та П. І. Б. особи, якій направлено документ;
— дату, час та вид засобу комунікаційного зв’язку, за допомогою якого направлено документ;
— контактні дані працівника, за якими направлено документи з використанням засобу комунікаційного зв’язку (номер телефону, адресу електронної пошти тощо);
— короткий зміст документа, направленого працівнику;
— посаду та П. І. Б. особи, яка надіслала документи працівнику;
— підписи осіб, які склали акт;
— додатки до акта, що підтверджують факт направлення документів та отримання їх працівником (копія знімка екрана засобу комунікаційного зв’язку тощо).
Такий акт складають в одному примірнику та зберігають у відділі кадрів.
Нижче ви можете побачити приклад документа, що підтверджує факт ознайомлення працівника із надісланим йому наказом.
Зауважимо, що цей документ не є обов’язковим. Якщо ви не можете зібрати кілька співробітників в одному місці одночасно для складання такого акта, збережіть хоча б скріншоти (або фото) екрана, що підтверджують факт направлення документа на ознайомлення та відповідь працівника.
Як можна переконатися, для комунікації з дистанційником є достатньо способів. Треба лише обрати зручний для обох сторін трудового договору та зафіксувати його.
Висновки
- У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативний спосіб створення, пересилання та зберігання кадрових документів.
- Процедура обміну документами за допомогою засобів електронної комунікації між працівником та роботодавцем може бути врегульована трудовим/колективним договором або будь-яким іншим документом, де зазначено відповідну можливість.
- Найнадійнішим способом дистанційного обміну документами між працівником та роботодавцем є використання електронних комунікаційних мереж із накладенням електронних підписів.
