Трудовая уничтожена из-за боевых действий: что делать?

Бумажная трудовая: раритет или нет?

С 10.06.2021 в Украине введены электронные трудовые книжки. Что касается бумажных трудовых книжек, то сведения, которые указаны в них, должны быть переданы или работодателем, или застрахованным лицом в ПФУ в Порядке, утвержденном постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1. На это действо отведено 5 лет.

Что происходит с бумажными трудовыми книжками сейчас? Рассмотрим для ситуации, когда сведения из них не переданы в ПФУ. Ведь именно так сложилось у нашего читателя.

Работник принят до 10.06.2021. В таком случае выдавать работнику, продолжающему работать, бумажную трудовую книжку, которая хранится у работодателя, оснований в настоящее время нет.

В то же время Гоструда в своем разъяснении приходит к выводу, что отсутствуют основания и отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления.

Однозначно должным образом заполненная трудовая книжка должна быть выдана работнику в случае его увольнения.

Еще один важный момент. Работодатель, который находится в районе активных боевых действий, может отдать бумажную трудовую на хранение работнику в течение действия военного положения, учитывая ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ. Нормы этой статьи позволяют таким работодателям самостоятельно определять, в частности, порядок оформления и ведения трудовых книжек.

Идем дальше.

Если трудовая книжка, которая была уничтожена, находилась на хранении у работника, то, на наш взгляд, в качестве инициатора ее восстановления должен выступать именно работник.

Заметим, что в соответствии с предписаниями ст. 48 КЗоТ порядок ведения трудовых книжек определяется КМУ. Но такой порядок и до сих пор отсутствует. При этом остается действующей Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58).

Поэтому в случае уничтожения трудовой книжки не остается ничего, кроме как руководствоваться предписаниями указанной Инструкции, а именно ее разд. 5, который определяет механизм восстановления трудовой книжки.

Работник принят с 10.06.2021 и позже. В таком случае работник самостоятельно хранит бумажную трудовую (в случае ее наличия). При этом работодатель обязан по требованию работника вносить записи в его трудовую книжку (см. ст. 48 КЗоТ). То есть в этом случае трудовая книжка становится документом, который заполняется работодателем, если работник пожелает этого.

В случае потери трудовой книжки именно работник должен обратиться к работодателю с вопросом ее восстановления. Работодатель самостоятельно здесь не действует.

Важный момент! В рассматриваемой ситуации у работника имеется на руках копия уничтоженной трудовой книжки. Поэтому советуем этим воспользоваться. Предложите работнику отсканировать эту копию и передать ее пенсионщикам самостоятельно через личный кабинет на портале ПФУ. Учитывая, что у предприятия отсутствует оригинал трудовой книжки для сравнения его с копией, то безопаснее, чтобы сведения передал именно работник.

Если предоставленные сведения из трудовой удовлетворят ПФУ, то они будут использованы для формирования е-трудовой книжки. Так вы решите часть проблемы и дальше будете заниматься восстановлением трудовой книжки.

Если же работник не согласится или сведения не будут приняты ПФУ, то сразу занимаемся восстановлением трудовой книжки работника. В дальнейшем именно такая восстановленная трудовая книжка и будет передана в ПФУ (работодателем или работником).

Как восстановить трудовую книжку?

Рассмотрим общий порядок действий в зависимости от того, где находилась трудовая книжка.

Трудовая находилась у работника. В случае, когда трудовую книжку (вкладыш в нее) потерял именно работник, он обязан заявить об этом работодателю по месту последней работы. Это требование п. 5.1 Инструкции № 58.

Если работник до трудоустройства на это предприятие работал у других работодателей, то он должен предоставить документы, которые подтверждают стаж его работы. То есть, по сути, этот работник должен обратиться ко всем своим предыдущим работодателям и получить документы, которые подтвердят факты приема/перевода/увольнения и т. п. на предыдущих местах работы. Если предприятие, где работник работал раньше, ликвидировано, то следует обращаться в местное архивное учреждение.

В общем случае не позже 15 дней после получения такого заявления (а в случае осложнения — в другие сроки) работодатель оформляет и выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью «Дублікат» в правом верхнем углу первой страницы.

Трудовая находилась у работодателя. Инструкция № 58 не содержит специальных норм о восстановлении трудовых книжек, потерянных/уничтоженных в зоне боевых действий во время военного положения. Однако ее п.п. 5.5 указывает на то, что если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш в нее).

С чего начать? Рекомендуем действовать так.

1. Удостоверяем факт повреждения/уничтожения трудовых книжек. Назначаем приказом комиссию для установления перечня отсутствующих документов и фиксации причины повреждения/уничтожения. Результаты работы комиссии утверждаем актом произвольной формы. В акте описываем обстоятельства, при которых состоялась потеря документов, время и место события, причины того, что случилось, указываем лица, ответственные за сохранение документов с полученными от них письменными объяснениями, а также приводим перечень отсутствующих документов.

2. Информируем работников. Сообщаем работникам факт уничтожения/повреждения их трудовых книжек и объясняем потребность оформления дубликатов. Сообщаем работникам, для которых ваше предприятие — не первое место работы, о необходимости предоставления документов, которые засвидетельствуют роботу у предыдущих работодателей. Без работников оформить дубликаты не получится.

3. Оформляем дубликат трудовой книжки. О том, как заполнить дубликат трудовой книжки, говорим дальше.

Заполняем дубликат

Первую (титульную) страницу трудовой книжки заполняем по общим правилам. Однако, как уже указывали выше, в правом верхнем углу указываем «Дублікат». Дальше вносим записи о работе (раздел «Відомості про роботу»), а также о награждении и поощрении по месту последнего трудоустройства (разделы «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення»).

Остановимся на нюансах заполнения раздела «Відомості про роботу» дубликата трудовой книжки.

Если ваше предприятие — это первое место работы для работника, то здесь все просто. В общем порядке отдельными строками на основании ранее изданных приказов (распоряжений) вносим сведения о трудовой деятельности работника (приеме, назначении, переводе, увольнении).

Если же до трудоустройства на ваше предприятие работник уже работал, то в раздел «Відомості про роботу» сначала вносят запись об общем трудовом стаже работника до трудоустройства на ваше предприятие, без уточнения места работы, времени и должностей. Инструкция № 58 требует, чтобы такой стаж был подтвержден документально, однако не обязывает работодателя хранить у себя копию подтверждающих документов. По общему правилу, такими документами являются копии (извлечения из) приказов (распоряжений) о периодах работы у предыдущих работодателей. Именно их должен собрать и предоставить работник. Об этом писали выше.

Можно ли использовать сведения о трудовой деятельности с портала ПФУ? На этот вопрос нет простого ответа. Дело в том, что, как показала практика, информация в электронной трудовой книжке не всегда является правильной. Особенно если сведения из бумажной трудовой не предоставлялись ПФУ. Да и предоставление таких сведений не всегда разрешает проблему адекватности электронной трудовой.

А можно ли стаж работы посчитать на основании ксерокопии трудовой книжки? Формально, нет. Однако, между нами говоря, учитывая то, что работодатель не должен хранить у себя документы, которые подтверждают стаж работы работника, почему бы и не попробовать? ☺ Но если рискуете, то и остальную часть трудовой книжки заполняйте так, как будто у вас на руках есть те копии приказов (распоряжений) о трудовой деятельности (см. ниже).

Заметим, что трудовой стаж работника до приема на работу также указывается в п. 7 Личной карточки работника (типовая форма № П-2). Поэтому, на наш взгляд, его также можно использовать для внесения записи в дубликат трудовой об общем стаже до приема на работу. В этом случае документальным подтверждениям как раз и будет личная карточка.

Трудовой стаж, приобретенный до приема на работу на ваше предприятие, определен? Тогда в раздел «Відомості про роботу» в графу 3 сначала вносим запись о таком общем стаже. Указываем его суммарно. Эту запись не нумеруем в графе «№ запису».

Дальше также без нумерации в графе «№ запису» приводим «расшифровку» по отдельным периодам работы у разных работодателей. В разделе «Відомості про роботу» указываем в графе 3 в отдельной строке наименование предприятия, на котором работал работник, а ниже:

— в графе 2 — дату приема (перевода, увольнения) работника;

— в графе 3 — цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят/переведен, или причину увольнения в записи об увольнении (если в поданных документах есть такие данные);

— в графе 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого проведены соответствующие записи в дубликате.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству проводим по желанию работника.

И только после того, как внесли в дубликат сведения о работе у предыдущих работодателей, указываем название своего предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на нем (у последнего работодателя).

Внимание! Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель удостоверяет своей подписью (то есть подписью ответственного лица) и печатью только запись об увольнении работника от этого последнего работодателя.

Но как говорят, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, потому приводим на рисунке ниже пример заполнения дубликата трудовой книжки.

Считаем, что факт выдачи работнику дубликата трудовой книжки надо отразить в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, хотя прямо это и не предусмотрено Инструкцией № 58.