Трудова знищена через бойові дії: що роботи?

Паперова трудова: раритет чи ні?

З 10.06.2021 в Україні запроваджені електронні трудові книжки. Що стосується паперових трудових книжок, то відомості, що зазначені в них, повинні бути передані або роботодавцем, або застрахованою особою до ПФУ у Порядку, затвердженому постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1. На це дійство відведено 5 років.

Що відбувається з паперовими трудовими книжками зараз? Розглянемо для ситуації, коли відомості з них не передані до ПФУ. Адже саме так склалося у нашого читача.

Працівник прийнятий до 10.06.2021. В такому випадку видавати працівнику, який продовжує працювати, паперову трудову книжку, що зберігається у роботодавця, підстав наразі немає.

Водночас Держпраці у своєму роз’ясненні доходить висновку, що відсутні підстави й відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

Однозначно належним чином заповнена трудова книжка має бути видана працівнику у разі його звільнення.

Ще один важливий момент. Роботодавець, який знаходиться у районі активних бойових дій, може віддати паперову трудову на зберігання працівникові протягом дії воєнного стану з огляду на ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ. Норми цієї статті дозволяють таким роботодавцям самостійно визначати, зокрема, порядок оформлення і ведення трудових книжок.

Йдемо далі.

Якщо трудова книжка, яка була знищена, знаходилася на зберіганні у працівника, то, на наш погляд, ініціатором її відновлення повинен виступати саме працівник.

Зауважимо, що відповідно до приписів ст. 48 КЗпП порядок ведення трудових книжок визначається КМУ. Але такий порядок й досі відсутній. При цьому залишається чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Тож у разі знищення трудової книжки не залишається нічого, окрім як керуватися приписами зазначеної Інструкції, а саме її розд. 5, який визначає механізм відновлення трудової книжки.

Працівник прийнятий з 10.06.2021 й пізніше. В такому разі працівник самостійно зберігає паперову трудову (у разі її наявності). При цьому роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника вносити записи до його трудової книжки (див. ст. 48 КЗпП). Тобто в цьому випадку трудова книжка стає документом, який заповнюється роботодавцем, якщо працівник забажає цього.

У разі втрати трудової книжки саме працівник повинен звернутися до роботодавця з питанням її відновлення. Роботодавець самостійно тут не діє.

Важливий момент! У ситуації, що розглядається, у працівника наявна на руках копія знищеної трудової книжки. Тож радимо цим скористатися. Запропонуйте працівнику відсканувати цю копію та передати її пенсійникам самостійно через особистий кабінет на порталі ПФУ. Враховуючи, що у підприємства відсутній оригінал трудової книжки для порівняння його з копією, то безпечніше, щоб відомості передав саме працівник.

Якщо надані відомості з трудової задовільнять ПФУ, то вони будуть використані для формування е-трудової книжки. Так ви вирішите частину проблеми й далі будете займатися відновленням трудової книжки.

Якщо ж працівник не погодиться або відомості не будуть прийняті ПФУ, то одразу займаємося відновленням трудової книжки працівника. В подальшому саме така відновлена трудова книжка й буде передана до ПФУ (роботодавцем чи працівником).

Як відновити трудову книжку?

Розглянемо загальний порядок дій залежно від того, де знаходилася трудова книжка.

Трудова знаходилася у працівника. У випадку, коли трудову книжку (вкладиш до неї) втратив саме працівник, він зобов’язаний заявити про це роботодавцеві за місцем останньої роботи. Це вимога п. 5.1 Інструкції № 58.

Якщо працівник до працевлаштування на це підприємство працював в інших роботодавців, то він повинен надати документи, що підтверджують його стаж роботи. Тобто, по суті, цей працівник має звернутися до всіх своїх попередніх роботодавців та отримати документи, що підтвердять факти прийняття/переведення/звільнення тощо на попередніх місцях роботи. Якщо підприємство, де працював раніше працівник, ліквідоване, то слід звертатися до місцевої архівної установи.

В загальному випадку не пізніше 15 днів після отримання такої заяви (а в разі ускладнення — в інші строки) роботодавець оформлює та видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.

Трудова знаходилася у роботодавця. Інструкція № 58 не містить спеціальних норм щодо відновлення трудових книжок, втрачених/знищених в зоні бойових дій під час воєнного стану. Проте її п.п. 5.5 вказує на те, що якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то роботодавець за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

З чого почати? Рекомендуємо діяти так.

1. Засвідчуємо факт пошкодження/знищення трудових книжок. Призначаємо наказом комісію для встановлення переліку відсутніх документів та фіксації причини пошкодження/знищення. Результати роботи комісії затверджуємо актом довільної форми. У акті описуємо обставини, за яких відбулася втрата документів, час і місце події, причини того, що сталося, зазначаємо осіб, відповідальних за збереження документів з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводимо перелік відсутніх документів.

2. Інформуємо працівників. Доводимо до відома працівників факт знищення/пошкодження їх трудових книжок та пояснюємо потребу оформлення дублікатів. Повідомляємо працівників, для яких ваше підприємство — не перше місце роботи, про необхідність надання документів, що засвідчать роботу у попередніх роботодавців. Без працівників оформити дублікати не вийде.

3. Оформлюємо дублікат трудової книжки. Про те, як заповнити дублікат трудової книжки, говоримо далі.

Заповнюємо дублікат

Першу (титульну) сторінку трудової книжки заповнюємо за загальними правилами. Проте, як вже зазначали вище, в правому верхньому кутку вказуємо «Дублікат». Далі вносимо записи про роботу (розділ «Відомості про роботу»), а також про нагородження і заохочення за місцем останнього працевлаштування (розділи «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення»).

Зупинимося на нюансах заповнення розділу «Відомості про роботу» дубліката трудової книжки.

Якщо ваше підприємство — це перше місце роботи для працівника, то тут все просто. В загальному порядку окремими рядками на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) вносимо відомості про трудову діяльність працівника (прийняття, призначення, переведення, звільнення).

Якщо ж до працевлаштування на ваше підприємство, працівник вже працював, то у розділ «Відомості про роботу» спочатку вносять запис про загальний трудовий стаж працівника до працевлаштування на ваше підприємство, без уточнення місця роботи, часу та посад. Інструкція № 58 вимагає, щоб такий стаж був підтверджений документально, проте не зобов’язує роботодавця зберігати у себе копії підтвердних документів. За загальним правилом, такими документами є копії (витяги з) наказів (розпоряджень) про періоди роботи у попередніх роботодавців. Саме їх повинен зібрати та надати працівник. Про це писали вище.

Чи можна використовувати відомості про трудову діяльність з порталу ПФУ? На це запитання немає простої відповіді. Річ у тім, що, як показала практика, інформація в електронній трудовій книжці не завжди є правильною. Особливо, якщо відомості з паперової трудової не надавалися ПФУ. Та й надання таких відомостей не завжди вирішує проблему адекватності електронної трудової.

А чи можна стаж роботи порахувати на підставі ксерокопії трудової книжки? Формально, ні. Проте, між нами кажучи, враховуючи те, що роботодавець не повинен зберігати у себе документи, що підтверджують стаж роботи працівника, чому б і не спробувати? ☺ Але якщо ризикуєте, то й іншу частину трудової книжки заповнюйте так, наче у вас на руках є ті копії наказів (розпоряджень) про трудову діяльність (див. нижче).

Зауважимо, що трудовий стаж працівника до прийняття на роботу також зазначається в п. 7 Особової картки працівника (типова форма № П-2). Тож, на наш погляд, його також можна використати для внесення запису в дублікат трудової про загальний стаж до прийняття на роботу. В цьому випадку документальним підтвердженням якраз і буде особова картка.

Трудовий стаж, набутий до прийняття на роботу на ваше підприємство, визначено? Тоді в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вносимо запис про такий загальний стаж. Зазначаємо його сумарно. Цей запис не нумеруємо в графі «№ запису».

Далі також без нумерації в графі «№ запису» наводимо «розшифровку» за окремими періодами роботи у різних роботодавців. В розділі «Відомості про роботу» зазначаємо у графі 3 в окремому рядку найменування підприємства, на якому працював працівник, а нижче:

— у графі 2 — дату прийняття (переведення, звільнення) працівника;

— у графі 3 — цех (відділ) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий/переведений, або причину звільнення у записі про звільнення (якщо у поданих документах є такі дані);

— у графі 4 — найменування, дату і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом проводимо за бажанням працівника.

І лише після того, як внесли до дублікату відомості про роботу у попередніх роботодавців, зазначаємо назву свого підприємства, яке видає дублікат, та відомості про роботу на ньому (в останнього роботодавця).

Увага! Оформлюючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) і печаткою тільки запис про звільнення працівника від цього останнього роботодавця.

Та як кажуть, краще один раз побачити, ніж сто разів почути, тому наводимо на рисунку нижче приклад заповнення дубліката трудової книжки.

Вважаємо, що факт видачі працівнику дубліката трудової книжки треба відобразити у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, хоч прямо це і не передбачено Інструкцією № 58.