Уведомление о приеме работника: кодекс правил

Кто и на кого подает?

Форма Уведомления о приеме на работу / заключении гиг-контракта (далее — Уведомление) утверждена постановлением № 413*.

* Постановление КМУ «О порядке сообщения Государственной налоговой службе и ее территориальным органам о приеме работника на работу / заключении гиг-контракта» от 17.06.2015 № 413.

Разработано это постановление во исполнение двух законодательных норм: (1) ч. 4 ст. 24 КЗоТ и (2) ч. 1 ст. 23 Закона Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-IX (далее — Закон № 1667).

Часть 4 ст. 24 КЗоТ обязывает любого работодателя уведомлять орган налоговой службы о приеме работника на работу. В соответствии с ее положениями работник не может быть допущен к работе без одновременного выполнения следующих отдельных условий:

— без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением), и

— без уведомления налогового органа о приеме работника на работу.

Часть 1 ст. 23 Закона № 1667 требует от резидента Дія Сіті сообщать налоговикам о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом до начала выполнения работ (предоставления услуг) по такому гиг-контракту.

Таким образом, в соответствии с приведенными нормами,

Вместе с тем не нужно подавать Уведомление в случае приема по трудовому договору (контракту): (1) руководителя предприятия и (2) членов исполнительного органа хозяйственного общества, ведомости о которых включены в ЕГР. Уведомлением об их приеме являются сведения, полученные органами ГНСУ из ЕГР (абзац пятый постановляющей части постановления № 413).

Нужно ли подавать Уведомление о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом, который по нему будет выполнять функции директора? Логично допустить, что нет. Ведь сведения о таком лице будут внесены в ЕГР. Однако поскольку прямо такой случай не указан в постановлении № 413, советуем подать.

Имейте в виду! Во время действия военного положения работодатели и резиденты Дія Сіті не освобождаются от обязанности подачи Уведомления о приеме на работу / заключении гиг-контракта.

Рассмотрим, как указанные требования реализованы в форме Уведомления.

А что там в Уведомлении?

Уведомление о приеме работника на работу / заключении гиг-контракта состоит из двух частей. В первой указываем тип Уведомления (начальное или отменяющее) и приводим сведения о страхователе (работодателе или заказчике — резиденте Дія Сіті). Во второй части указываем информацию о заключенном трудовом договоре (контракте) / гиг-контракте. Здесь среди прочего указываем в реквизите:

«5. Категорія особи» — категорию лица, в отношении которого подаем информацию. Так, страхователям предлагается использовать категорию лица:

— «1» — для отражения информации о заключении трудового договора с наемным работником по основному месту работы;

— «2» — о заключении трудового договора с работником по совместительству;

— «3» — о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом;

— «4» — о заключении с лицом гражданско-правового договора (ГПД).

Интересный момент. Обязанность подавать Уведомление на лица по ГПД (категория «4») не определенна ни одним из нормативных актов. С этим соглашается Минэкономики в письмах от 21.01.2022 № 4711-06/3082-07 и от 28.01.2022 № 4706-06/4356-01, подчеркивая, что

Поэтому на вопрос «обязаны ли страхователи информировать о заключении с лицом ГПД» ответ — нет, не обязаны. Вместе с тем вы можете учесть мнение Минэкономики о целесообразности такой подачи и информировать о таких договорах;

«7. Унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності)» — ищите этот номер в одном из биоматематических документов работника/гиг-специалиста: в ID-карте или в загранпаспорте гражданина Украины (там, где фото, поле «Запис №/Record №»);

«9. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» — гиг-контракты (как и остальные ГПД) не оформляют приказом/распоряжением. Поэтому этот реквизит заполняем исключительно по строкам о заключении трудового договора.

Что касается реквизитов «10. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу / дата укладення гіг-контракту / дата укладення цивільно-правового договору» и «11. Дата початку роботи / початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом / початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору», то, как правило, даты, которые в них указываются, не совпадают. И это понятно. Ведь Уведомление должно быть подано до допуска работника к работе по трудовому договору (до начала выполнения работ (предоставления услуг) по такому гиг-контракту).

Куда подаем и каким способом

Куда подаем. Подаем Уведомление в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя/резидента Дія Сіті как плательщика ЕСВ.

При этом налоговая служба лишь принимает от страхователя Уведомление. Дальше информация, которая содержится в нем, передается в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц Госреестра соцстрахования. ГНС не предоставляет разъяснения о законодательстве о труде в части подачи Уведомления (см. БЗ 201.10).

Способы подачи. В общем случае Уведомление о приеме на работу / заключении гиг-контракта подается средствами электронной связи с использованием электронной подписи ответственных лиц, которая базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи, в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота.

И только при отсутствии технической возможности подачи указанным способом Уведомление может предоставляться в форме документа на бумаге вместе с копией в электронной форме.

А вот варианта подачи исключительно на бумаге не предусмотрено.

Срок подачи

Резиденты Дія Сіті должны сообщать налоговикам о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом до начала выполнения им работ (предоставления услуг).

А можно ли подать Уведомление в день допуска работника к работе?

Да, если работник приступит к работе позже, чем будет подано Уведомление. Например, если работник начинает свою работу в 12:00, а Уведомление предоставлено в 08:00, то предписания ст. 24 КЗоТ нарушены не будут. С этим соглашаются специалисты Гоструда (см. разъяснение).

Однако для того чтобы избежать возможных недоразумений с инспекторами труда, все же рекомендуем подавать Уведомление накануне первого рабочего дня работника.

Понятно, что во время войны работодатель или резидент Дія Сіті по независимым от них обстоятельствам, в частности, из-за отключения электричества, не всегда могут своевременно подавать Уведомление. Гоструда в письме от 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22 разъяснило, что в таком случае важно иметь подтверждение попытки совершить такие действия, чтобы избежать ответственности.

Исправляем ошибки

Все ошибки — то ли в регистрационном номере работника/гиг-специалиста, то ли в выборе категории лица и т. п. исправляют следующим образом. Формируют и подают в ГНС два Уведомления: одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными строками, другое — с типом документа «початкове» с правильными сведениями.

Обратите внимание! В случае, когда ошибку нужно исправить лишь в отношении одного работника, а в Уведомлении была приведена информация о нескольких работниках, например трех, то в отменяющем/начальном Уведомлении следует указать ьлтолько того работника, данные которого исправляются.

Можно ли исправить в уже поданном Уведомлении дату начала работы? Считаем, что да. Запрета на такие действия постановление № 413 не содержит.

Радует то, что

Об этом указало Минсоцполитики в своем письме от 22.06.2016 № 746/13/84-16 (ср. ).

А как быть, когда Уведомления подали, а работник передумал работать у этого работодателя?

Если работник и работодатель до дня начала работы по трудовому договору пришли к согласию аннулировать его (работник предоставил заявление об отказе работать, издан приказ об отмене приказа о приеме на работу) — подаем в ГНС отменяющее Уведомление.

А если работник не вышел на работу и не предоставил объяснений по этому поводу? Подавать отменяющее Уведомление в таком случае, по нашему мнению, нельзя. Ведь трудовой договор уже вступил в силу и расторгнуть его возможно только по основаниям, предусмотренным КЗоТ.

Если не подать

Ответственность за неподачу Уведомления до допуска к работе может угрожать только работодателям (их должностным лицам) в отношении приема на работу работников по трудовым договорам (контрактам).

В таком случае, считаем, должна применяться ответственность как за нарушение прочих требований трудового законодательства. С этим соглашаются и суды (см., например, постановление Миргородского горрайонного суда Полтавской обл. от 16.04.2020 по делу № 552/1355/20).

За такое нарушение работодатель может получить штраф в размере одной минзарплаты (в 2023 году — 6700 грн, абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если же нарушение совершено повторно в течение года, штраф вырастет до двух минзарплат (абзац одиннадцатый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Что касается админответственности, то к должностным лицам работодателя (ФЛП) может быть применен админштраф от 510 до 1700 грн, ч. 1 ст. 41 КУоАП.

Также ничего не грозит работодателю и резиденту Дія Сіті в случае неподачи Уведомления о заключении обычного ГПД.