Могут ли документы предприятия подписываться личными ключами работников

Вопрос достаточно распространенный. А также его аналоги: «в электронном документе напечатанное название предприятия, а должность и Ф. И. О. не указаны, но сертификат электронного ключа содержит эти реквизиты, проблема ли это?». Поэтому разыщем ответы в законодательстве.

Можно ли личной подписью

Сразу скажем: мы считаем, что первичные документы, которые предоставляются контрагенту, нельзя подписывать личными электронными подписями, полученными как на обычное физическое лицо. Они должны подписываться только электронными подписями, которые были получены на предприятие (его представителя).

Теперь разберемся, почему так.

В соответствии с требованиями ГКУ (ст. 207) сделка, которую совершает юридическое лицо, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства. То есть

Сертификат электронного ключа позволяет четко идентифицировать, принадлежит ключ физическому или юридическому лицу (представителю юридического лица). Электронные подписи должностных лиц или других работников юридического лица обязательно содержат информацию о юридическом лице. А предоставители электронных услуг, перед тем как предоставить ключи электронной подписи должностным лицам или работникам юридического лица, обязательно проверяют полномочия этих лиц действовать от имени предприятия (ст. 22, 23 Закона об электронных доверительных услугах*).

* Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 № 2155-VIII.

Если первичный документ подписывается личным ключом директора, выданным ему как на обычное физическое лицо (а не директора предприятия), то фактически этот документ будет подписан не от имени предприятия, а от имени обычного физического лица (с которым у вас, собственно, никакой сделки и нет).

То, что такое лицо, например, значится в ЕГР как подписант предприятия, никакого значения не имеет. Оно может быть подписантом одновременно еще у нескольких предприятий, быть ФЛП, совершать сделки как обычное физлицо. Подписывая документы личной электронной подписью (а не электронной подписью, полученной на должностное лицо юридического лица), оно фактически действует как физическое лицо, а не как руководитель предприятия.

Поэтому если документы будут подписаны личными электронными подписями лиц, выданными как на обычное физическое лицо, а не на предприятие, то

Собственно, это может привести к юридическим спорам о выполнении обязательств по сделкам, которые фактически подписаны не от имени предприятия.

Теперь посмотрим на требования, которые выдвигают непосредственно Закон о бухучете* и Положение № 88**.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Обязательным реквизитом первичного документа является (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88):

«личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции».

Этими же нормативными документами установлено, что электронные документы должны отвечать требованиям Закона об электронных документах*. Последний, в свою очередь, говорит, что требования к электронной подписи устанавливаются Законом об электронных доверительных услугах.

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.

Кстати, обратите внимание:

* Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в отношении обеспечения заключения соглашения между Украиной и Европейским Союзом о взаимном признании квалифицированных электронных доверительных услуг и имплементации законодательства Европейского Союза в сфере электронной идентификации» от 01.12.2022 № 2801-IX.

Но до 31.12.2023 должны руководствоваться еще старыми (действующими) нормами Закона. А Закон об электронных доверительных услугах устанавливает следующее.

Во-первых, он говорит о том, что электронное взаимодействие юридических и физических лиц, которое требует отправления, получения, использования и постоянного хранения при участии третьих лиц электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны содержать собственноручную подпись, должны осуществляться с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг (ч. 2 ст. 17 Закона).

Следовательно, электронные документы, которые предоставляются предприятием третьим лицам (в т. ч. и первичные бухгалтерские документы, которые предоставляются контрагентам),

То есть должны подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усовершенствованной электронной подписью, полученной у квалифицированного предоставителя электронных доверительных услуг по договору о квалифицированных электронных доверительных услугах*.

* На период военного положения и в течение 6 месяцев со дня его прекращения или отмены позволяется (за рядом исключений) использование усовершенствованных электронных подписей, выданных квалифицированными предоставителями электронных доверительных услуг (п.п. 2 п. 2 постановления КМУ от 17.03.2022 № 300). То есть не обязательно ключ хранить на токене или в облаке. Можно пользоваться усовершенствованными электронными подписями, которые хранятся на обычных флешках, на жестком диске компьютера и т. п.

Это имеет большое значение и для выполнения требований в отношении хранения электронных первичных документов. Электронные первичные документы должны храниться в течение того же времени, что и их бумажные аналоги. Если документ подписан электронной подписью, полученной по договору о квалифицированных электронных доверительных услугах, то даже после окончания срока действия ключа квалифицированной электронной подписи можно будет четко идентифицировать, когда и кем был подписан документ.

Во-вторых, как мы указывали уже выше, Закон об электронных доверительных услугах предусматривает, что сертификат ключа должен четко идентифицировать, принадлежит ключ физическому или юридическому лицу.

Электронная подпись должностного лица (руководителя/бухгалтера) или работника юридического лица должна содержать регистрационные данные такого юридического лица.

То есть электронные документы предприятия, которые предоставляются предприятием третьим лицам (в том числе контрагентам),

Итак, опять приходим к заключению, что если первичный документ будет подписан личным ключом (выданным как на физическое лицо), то будет считаться, что документ был подписан не от имени юридического лица.

Будут ли негативные налоговые последствия, если мы проведем хозяйственную операцию по такому документу?

Здесь стоит отметить, что теперь первичные документы не являются подтверждением осуществления хозяйственной операции (см. определение первичного документа в ст. 1 Закона о бухучете). То есть сами по себе недостатки в их оформлении не являются свидетельством того, что хозяйственной операции не было.

Если в целом этот документ позволяет идентифицировать операцию, он подписан другой стороной (а значит, контрагент подтверждает факт осуществления операции), а также другими первичными документами или данными учета можно доказать, что операция была — то не признать такую хозяйственную операцию нет оснований.

Обязательны ли реквизиты «должность» и «фамилия»

А если в электронном документе напечатано название предприятия, а должность и Ф. И. О. не указаны, но сертификат электронного ключа содержит эти реквизиты, проблема ли это?

Здесь стоит учесть, что Закон о бухучете и Положение № 88 как обязательные реквизиты первичного документа называют отдельно:

— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

То есть реквизит «должности и фамилии лиц» и реквизит «подпись» — это отдельные реквизиты, каждый из которых является обязательным. А следовательно, то, что электронная подпись содержит электронные данные о должности и фамилии подписанта, вовсе не значит, что в самом первичном документе не должны заполняться эти реквизиты. Они должны там быть. Другой вопрос: помешает ли их отсутствие идентификации операции и подписантов? Поскольку другие реквизиты первичного документа (в частности, электронная подпись) позволяют четко идентифицировать подписантов документа, считаем, оснований не признавать такой документ (операцию по нему) нет (см. последний абзац ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Хотя не исключено, что налоговики найдут повод прицепиться к такому документу, поэтому лучше не «игнорировать» эти реквизиты.

О том, к чему цепляются налоговики в первичных документах, вы можете узнать в статье «Первичка: что в ней интересует налоговиков?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50.