Чи можуть документи підприємства підписуватися особистими ключами працівників

Питання досить поширене. А також його аналоги: «в електронному документі надрукована назва підприємства, а посада і П. І. Б. не вказані, але сертифікат електронного ключа містить ці реквізити, чи це проблема?». Тож розшукаємо відповіді в законодавстві.

Чи можна особистим підписом

Одразу скажемо: ми вважаємо, що первинні документи, які надаються контрагенту, не можна підписувати особистими електронними підписами, які отримані як на звичайну фізичну особу. Вони мають підписуватися тільки електронними підписами, які були отримані на підприємство (його представника).

Тепер розберемося, чому так.

Відповідно до вимог ЦКУ (ст. 207) правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Тобто

Сертифікат електронного ключа дозволяє чітко ідентифікувати, належить ключ фізичній чи юридичній особі (представнику юридичної особи). Електронні підписи посадових осіб або інших працівників юридичної особи обов’язково містять інформацію про юридичну особу. А надавачі електронних послуг, перед тим як надати ключі електронного підпису посадовим особам або працівникам юридичної особи, обов’язково перевіряють повноваження цих осіб діяти від імені підприємства (ст. 22, 23 Закону про електронні довірчі послуги*).

* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Якщо первинний документ підписується особистим ключем директора, виданим йому як на звичайну фізичну особу (а не директора підприємства), то фактично цей документ буде підписано не від імені підприємства, а від імені звичайної фізичної особи (з якою у вас, власне, ніякого правочину і немає).

Те що така особа, наприклад, значиться у ЄДР як підписант підприємства, ніякого значення не має. Він може бути підписантом одночасно ще у декількох підприємств, бути ФОП, вчиняти правочини як звичайна фізособа. Підписуючи документи особистим електронним підписом (а не електронним підписом, отриманим на посадову особу юридичної особи), він фактично діє як фізична особа, а не як керівник підприємства.

Тому якщо документи будуть підписані особистими електронними підписами осіб, виданими як на звичайну фізичну особу, а не на підприємство, то

Власне, це може призвести до юридичних спорів щодо виконання зобов’язань за правочинами, які фактично підписані не від імені підприємства.

Тепер подивимося на вимоги, які висувають безпосередньо Закон про бухоблік* та Положення № 88**.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Обов’язковим реквізитом первинного документа є (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88):

«особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Цими ж нормативними документами встановлено, що електронні документи мають відповідати вимогам Закону про електронні документи*. Останній, у свою чергу, говорить, що вимоги до електронного підпису встановлюються Законом про електронні довірчі послуги.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

До речі, зверніть увагу:

З 31.12.2023 на нас очікують зміни в питанні використання кваліфікованих електронних підписів*. Змінить свою назву і сам Закон про електронні довірчі послуги

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації» від 01.12.2022 № 2801-IX.

Але до 31.12.2023 маємо керуватися ще старими (діючими) нормами Закону. А Закон про електронні довірчі послуги встановлює наступне.

По-перше, він говорить про те, що електронна взаємодія юридичних і фізичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях мають містити власноручний підпис, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг (ч. 2 ст. 17 Закону).

Отже, електронні документи, які надаються підприємством третім особам (у т. ч. і первинні бухгалтерські документи, які надаються контрагентам)

Тобто повинні підписуватися кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом, отриманим у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг за договором про кваліфіковані електронні довірчі послуги*.

* На період воєнного стану та протягом 6 місяців з дня його припинення чи скасування дозволяється (за низкою винятків) використання удосконалених електронних підписів, виданих кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг (п.п. 2 п. 2 постанови КМУ від 17.03.2022 № 300). Тобто не обов’язково ключ зберігати на токені чи в хмарі. Можна користуватися удосконаленими електронними підписами, які зберігаються на звичайних флешках, на жорсткому диску комп’ютера тощо.

Це має важливе значення і для виконання вимог щодо зберігання електронних первинних документів. Електронні первинні документи мають зберігатися протягом того ж часу, що і їх паперові аналоги. Якщо документ підписано електронним підписом, отриманим за договором про кваліфіковані електронні довірчі послуги, то навіть після закінчення строку дії ключа кваліфікованого електронного підпису можна буде чітко ідентифікувати, коли і ким був підписаний документ.

По-друге, як ми зазначали вже вище, Закон про електронні довірчі послуги передбачає, що сертифікат ключа має чітко ідентифікувати, належить ключ фізичній або юридичній особі.

Електронний підпис посадової особи (керівника/бухгалтера) або працівника юридичної особи має місти реєстраційні дані такої юридичної особи.

Тобто електронні документи підприємства, які надаються підприємством третім особам (у тому числі контрагентам),

Отже, знову доходимо висновку, що якщо первинний документ буде підписаний особистим ключем (виданим як на фізичну особу), то буде вважатися, що документ був підписаний не від імені юридичної особи.

Чи будуть негативні податкові наслідки, якщо ми проведемо господарську операцію за таким документом?

Тут варто зазначити, що наразі первинні документи не є підтвердженням здійснення господарської операції (див. визначення первинного документа в ст. 1 Закону про бухоблік). Тобто самі по собі недоліки в їх оформленні не є свідченням того, що господарської операції не було.

Якщо в цілому цей документ дозволяє ідентифікувати операцію, він підписаний іншою стороною (а значить, контрагент підтверджує факт здійснення операції), а також іншими первинними документами або даними обліку можна довести, що операція була — то не визнати таку господарську операцію немає підстав.

Чи обов’язкові реквізити «посада» і «прізвище»

А якщо в електронному документі надрукована назва підприємства, а посада і П. І. Б. не вказані, але сертифікат електронного ключа містить ці реквізити, чи це проблема?

Тут варто врахувати, що Закон про бухоблік та Положення № 88 як обов’язкові реквізити первинного документа називають окремо:

— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тобто реквізит «посади і прізвища осіб» і реквізит «підпис» є окремими реквізитами, кожен з яких є обов’язковим. А отже, те що електронний підпис містить електронні дані про посаду і прізвище підписанта, зовсім не означає, що в самому первинному документі не мають заповнюватися ці реквізити. Вони мають там бути. Інше питання: чи завадить їх відсутність ідентифікації операції і підписантів? Оскільки інші реквізити первинного документа (зокрема, електронний підпис) дозволяють чітко ідентифікувати підписантів документа, вважаємо, підстав не визнавати такий документ (операцію за ним) немає (див. останній абзац ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Хоча не виключено, що податківці знайдуть привід причипитися до такого документа, тож краще не «ігнорувати» ці реквізити.

Про те, до чого чіпляються податківці в первинних документах, ви можете дізнатися в статті «Первинка: що у ній цікавить податківців?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50.