Зачем нужен произвольный документ?
Чтобы подать копии подтверждающих документов в налоговую, используют документ произвольного формата (идентификатор формы — J/F1360102). К такому произвольноформатному документу можно прикрепить копии необходимых подтверждающих документов (в сканированном виде) в формате PDF, PNG или JPG (см. БЗ 101.18).
Документ произвольного формата — универсальный. С помощью таких произвольных документов подают сканкопии подтверждающих документов вместе с:
— Уведомлением о подаче объяснений и копий документов в отношении НН/РК, регистрация которых остановлена (идентификатор формы — J/F1312603);
— Уведомлением о подаче информации и копий документов в отношении несоответствия плательщика налога критериям рисковости плательщика налога (идентификатор формы — J/F1314901);
— Таблицей данных плательщика НДС (идентификатор формы — J/F1312303);
— Жалобой в отношении решения об отказе в регистрации НН/РК в ЕРНН (идентификатор формы — J/F1313203).
В составе соответствующего пакета, который подается фискалам, документы произвольного формата являются подчиненными (для подачи сканкопий) — то есть приложениями к Уведомлению/Таблице/Жалобе (которые являются главным документом).
Каковы требования к произвольным документам?
Количество документов произвольного формата (файлов), которые прилагаются к Уведомлению/Таблице/Жалобе, не должно превышать 100 шт. Размер каждого приложения должен быть не больше 2 Мб. Хотя фискалы заявляют, что один файл при этом может содержать копии нескольких документов (см. БЗ 101.18). Но общий размер файла все равно не должен превышать 2 Мб.
Впрочем на практике для каждой приложенной сканкопии создают отдельный произвольный документ (J/F1360102). Если же необходимо приложить другую сканкопию документа, создают новый документ произвольного формата.
Если количество документов произвольного формата (файлов) превышает 100 шт., тогда следует самостоятельно определить их приоритетность и предоставить то количество, которое может обработать информационно-телекоммуникационная система (см. БЗ 101.18). Заверять копии документов не нужно (см. БЗ 101.18).
Как заполнить произвольный документ J/F1360102?
В верхней части документа произвольного формата в поле «(дата)» проставляете дату — ту же, что и дата Уведомления. В поле «(номер)» указываете порядковый номер приложения в рамках Уведомления (1, 2, 3 и т. п.). Нумерация должна быть сплошной. То есть если, скажем, в Уведомлении в поле «Кількість додатків» указано 18, то пронумерованные документы произвольного формата должны быть именно с 1 по 18, а не, скажем, с 1 по 16, а потом 20 и 23.
Также учтите! Количество приложений «Документ довільного формату» для подачи сканкопий документов должна быть равна общему количеству сканкопий, указанному в поле «Кількість додатків» Уведомления по форме J/F1312603.
Поля раздела «Документ довільного формату» заполняете следующим образом:
— в поле «Назва документа» указываете название подтверждающего документа (договор купли-продажи, накладная, акт выполненных работ, товарно-транспортная накладная и т. п.);
— в поле «Номер документа» указываете номер подтверждающего документа, сканкопия которое прилагается. Например, если вы прилагаете копию договора купли-продажи от 17.01.2023 № 17, то ставите номер «17»;
— в поле «Дата документа» вписываете дату, когда был составлен подтверждающий документ, который прилагается. В нашем примере — «17.01.2023».
Чтобы приложить сканкопию документа, нажимаете на кнопку «Оберіть файл».
Еще раз подчеркнем: возможно прикрепить файл только в PDF, PNG или JPG формате, размером не больше 2 Мб.
