Навіщо потрібен довільний документ?
Щоб подати копії підтвердних документів до податкової, використовують документ довільного формату (ідентифікатор форми — J/F1360102). До такого довільноформатного документа можна прикріпити копії необхідних підтвердних документів (у сканованому вигляді) у форматі PDF, PNG або JPG (див. БЗ 101.18).
Документ довільного формату — універсальний. За допомогою таких довільних документів подають сканкопії підтвердних документів разом з:
— Повідомленням про подання пояснень та копій документів щодо ПН/РК, реєстрацію яких зупинено (ідентифікатор форми — J/F1312603);
— Повідомленням про подання інформації та копій документів щодо невідповідності платника податку критеріям ризиковості платника податку (ідентифікатор форми — J/F1314901);
— Таблицею даних платника ПДВ (ідентифікатор форми — J/F1312303);
— Скаргою щодо рішення про відмову в реєстрації ПН/РК в ЄРПН (ідентифікатор форми — J/F1313203).
У складі відповідного пакета, що подається фіскалам, документи довільного формату є підпорядкованими (для подання сканкопій) — тобто додатками до Повідомлення/Таблиці/Скарги (які є головним документом).
Які вимоги до довільних документів?
Кількість документів довільного формату (файлів), що додаються до Повідомлення/Таблиці/Скарги, не повинна перевищувати 100 шт. Розмір кожного додатка має бути не більше 2 Мб. Хоча фіскали заявляють, що один файл при цьому може містити копії декількох документів (див. БЗ 101.18). Але загальний розмір файлу все одно не повинен перевищувати 2 Мб.
Втім на практиці для кожної доданої сканкопії створюють окремий довільний документ (J/F1360102). Якщо ж необхідно додати іншу сканкопію документа, створюють новий документ довільного формату.
Якщо кількість документів довільного формату (файлів) перевищує 100 шт., тоді слід самостійно визначити їх пріоритетність та надати ту кількість, яку може обробити інформаційно-телекомунікаційна система (див. БЗ 101.18). Посвідчувати копії документів не потрібно (див. БЗ 101.18).
Як заповнити довільний документ J/F1360102?
У верхній частині документа довільного формату в полі «(дата)» проставляєте дату — ту саму, що й дата Повідомлення. У полі «(номер)» зазначаєте порядковий номер додатка в рамках Повідомлення (1, 2, 3 тощо). Нумерація має бути суцільною. Тобто якщо, скажімо, у Повідомленні у полі «Кількість додатків» вказано 18, то пронумеровані документи довільного формату мають бути саме з 1 по 18, а не на кшталт з 1 по 16, а потім 20 і 23.
Також врахуйте! Кількість додатків «Документ довільного формату» для подання сканкопій документів повинна дорівнювати загальній кількості сканкопій, зазначеній у полі «Кількість додатків» Повідомлення за формою J/F1312603.
Поля розділу «Документ довільного формату» заповнюєте таким чином:
— у полі «Назва документа» зазначаєте назву підтвердного документа (договір купівлі-продажу, накладна, акт виконаних робіт, товарно-транспортна накладна тощо);
— у полі «Номер документа» вказуєте номер підтвердного документа, сканкопія якого додається. Наприклад, якщо ви додаєте копію договору купівлі-продажу від 17.01.2023 № 17, то ставите номер «17»;
— у поле «Дата документа» вписуєте дату, коли був складений підтвердний документ, що додається. У нашому прикладі — «17.01.2023».
Щоб додати сканкопію документа, натискаєте на кнопку «Оберіть файл».
Ще раз підкреслимо: можливо прикріпити файл тільки у PDF, PNG або JPG форматі, розміром не більше 2 Мб.
