Действующее законодательство прямо не запрещает выдать работнику под отчет любую сумму наличностью. Вместе с тем вопрос, распространяются ли известные наличные ограничения на выдачу наличных подотчетных сумм, на сегодня окончательно не урегулирован. Хотя есть индивидуальная налоговая консультация (ИНК), которая не отрицает возможность безлимитно выдать наличность под отчет. Поэтому чтобы устранить возможные риски возникновения спора с налоговиками, советуем получить аналогичную ИНК по своему адресу.
Дальше обо всем подробнее.
Ограничения и исключения. При наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями субъекты хозяйствования должны соблюдать ограничение в 10 тыс. грн, а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148*).
В то же время Положение № 148 содержит ряд случаев, когда наличные расчеты можно осуществлять, не беспокоясь о превышении предельной суммы расчетов. В частности, в п.п. 3 п. 8 Положения № 148 прописано, что
наличные ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку
На практике кто-то из субъектов хозяйствования воспринимает эту норму как прямое разрешение выдавать работникам наличность без каких-либо ограничений. На самом деле это не совсем так.
Под отчет — это НЕ на командировку. Дело в том, что действующее законодательство различает выдачу средств работнику на командировку и выдачу их под отчет. Такой вывод можно сделать хотя бы из названия формы, по которой работники должны отчитываться об использовании полученной наличности. Делают это, заполняя Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет*.
* Утвержден приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.
НКУ также отделяет эти два случая один от другого, объясняя при этом, что средства под отчет предназначены для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало (п.п. «б» п.п. 170.9.1).
Таким образом, некорректно обосновывать выдачу наличности под отчет в сумме, которая превышает законодательно установленный наличный лимит, ссылкой на п.п. 3 п. 8 Положения № 148, если вообще о командировке речь не идет.
К тому же это исключение буквально касается не собственно выдачи наличности подотчетному лицу на командировку, а операций по расходованию уже выданной на такие цели наличности. То есть оно позволяет расходовать на проезд, питание, проживание и другие услуги, которые связаны с командировкой работника(ов), наличные средства в любой сумме. При этом непосредственную выдачу из кассы такой наличности работнику без соблюдения наличных ограничений указанная норма ни позволяет, ни запрещает. Но
означает ли это, что на выдачу наличности как на командировку, так и под отчет наличные ограничения распространяются в полной мере?
Вовсе нет! Просто аргументы в пользу возможности безлимитной выдачи лежат в иной плоскости. Приведем их.
Под отчет — это НЕ расчеты наличностью. Выше мы сказали, что п. 8 Положения № 148 ограничивает, в частности, расчеты наличностью предприятия или предпринимателя с физлицом. И говорить в таком случае следует о 50-тысячном ограничении.
Если же обратиться к п.п. 5 п. 3 Положения № 148 за определением термина «наличные расчеты / расчеты наличностью», то узнаем, что под ними понимают платежи (!) наличностью:
— за реализованную продукцию/товары (выполненные работы, предоставленные услуги),
а также
— по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.
В то же время
выдача наличности работникам под отчет — это не платеж предприятия. Следовательно, она не является расчетом наличностью, а потому не подпадает под ограничение наличных расчетов
С таким подходом на сегодня соглашаются и налоговики. В письме ГНСУ от 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК они четко указывают, что получение под отчет наличности работниками от кассира предприятия не относится к расчетам наличностью, а следовательно, ограничение 50 тыс. грн на такую операцию не распространяется!
В то же время имейте в виду, что при приобретении подотчетным лицом ТМЦ, работ или услуг для хозяйственных нужд предприятия у другого субъекта хозяйствования соблюдать наличные ограничения придется по полной. Причем 10-тысячное, а не 50-тысячное. Об этом до недавнего времени шла речь в БЗ 109.13, которая хотя и утратила силу с 08.10.2022, но вряд ли в этой части подход налоговиков изменился. Ведь в такой ситуации работник выступает (выполняет поручение) и платит от имени предприятия, которое он представляет.
Кроме того, при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке тоже будет применяться именно 10-тысячный предел (если контрагентом является субъект хозяйствования). Дело в том, что такие расчеты не связаны прямо с командировкой и расходами непосредственно на нее. Это подтверждают и налоговики в консультации из подкатегории 109.13 БЗ.
Таким образом, на сегодня выдавать средства как под отчет, так и на командировку вы имеете право без каких-либо ограничений. Однако не забывайте следить за соблюдением предельных сумм наличных расчетов, если работник приобретает ТМЦ, в том числе находясь в командировке.
