Чинне законодавство прямо не забороняє видати працівникові під звіт будь-яку суму готівкою. Разом з тим питання, чи поширюються відомі готівкові обмеження на видачу готівкових підзвітних сум, на сьогодні остаточно не врегульоване. Хоча є індивідуальна податкова консультація (ІПК), що не заперечує можливості безлімітно видати готівку під звіт. Тож аби усунути можливі ризики виникнення спору з податківцями, радимо отримати аналогічну ІПК на свою адресу.
Далі про все докладніше.
Обмеження і винятки. При готівкових розрахунках з іншими підприємствами та підприємцями суб’єкти господарювання мають дотримуватися обмеження в 10 тис. грн, а при розрахунках з фізособами — у 50 тис. грн на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148*).
Водночас Положення № 148 містить низку випадків, коли готівкові розрахунки можна здійснювати, не турбуючись про перевищення граничної суми розрахунків. Зокрема, в п.п. 3 п. 8 Положення № 148 прописано, що
готівкові обмеження не стосуються використання готівки, виданої на відрядження
На практиці дехто із суб’єктів господарювання сприймає цю норму як прямий дозвіл видавати працівникам готівку без жодних обмежень. Насправді, це не зовсім так.
Під звіт — це НЕ на відрядження. Справа в тому, що чинне законодавство розрізняє видачу коштів працівникові на відрядження і видачу їх під звіт. Такий висновок можна зробити хоча б із назви форми, за якою працівники мають звітувати про використання отриманої готівки. Роблять це, заповнюючи Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт*.
* Затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
ПКУ також відокремлює ці два випадки один від одного, пояснюючи при цьому, що кошти під звіт призначені для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала (п.п. «б» п.п. 170.9.1).
Таким чином, некоректно обґрунтовувати видачу готівки під звіт у сумі, що перевищує законодавчо встановлений готівковий ліміт, посиланням на п.п. 3 п. 8 Положення № 148, якщо взагалі про відрядження не йдеться.
До того ж цей виняток буквально стосується не власне видачі готівки підзвітній особі на відрядження, а операцій з витрачання вже виданої на такі цілі готівки. Тобто він дозволяє витрачати на проїзд, харчування, проживання та інші послуги, які пов’язані з відрядженням працівника(ів), готівкові кошти в будь-якій сумі. При цьому безпосередню видачу з каси такої готівки працівникові без дотримання готівкових обмежень зазначена норма ні дозволяє, ні забороняє. Та
чи означає це, що на видачу готівки як на відрядження, так і під звіт готівкові обмеження поширюються повною мірою?
Зовсім ні! Просто аргументи на користь можливості безлімітної видачі лежать в іншій площині. Наведемо їх.
Під звіт — це НЕ розрахунки готівкою. Вище ми сказали, що п. 8 Положення № 148 обмежує, зокрема, розрахунки готівкою підприємства або підприємця з фізособою. І говорити в такому разі слід про 50-тисячне обмеження.
Якщо ж звернутися до п.п. 5 п. 3 Положення № 148 за визначенням терміна «готівкові розрахунки/розрахунки готівкою», то дізнаємося, що під ними розуміють платежі (!) готівкою:
— за реалізовану продукцію/товари (виконані роботи, надані послуги),
а також
— за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.
Водночас
видача готівки працівникам під звіт — це не платіж підприємства. Отже, вона не є розрахунком готівкою, а тому не підпадає під обмеження готівкових розрахунків
З таким підходом на сьогодні погоджуються й податківці. У листі ДПСУ від 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК вони чітко зазначають, що отримання під звіт готівки працівниками від касира підприємства не відноситься до розрахунків готівкою, а отже, обмеження 50 тис. грн на таку операцію не поширюється!
Водночас майте на увазі, що при придбанні підзвітною особою ТМЦ, робіт чи послуг для господарських потреб підприємства в іншого суб’єкта господарювання дотримуватися готівкових обмежень доведеться по повній. Причому 10-тисячного, а не 50-тисячного. Про це донедавна йшлося в БЗ 109.13, яка хоч і втратила чинність з 08.10.2022, та навряд чи в цій частині підхід податківців змінився. Адже в такій ситуації працівник виступає (виконує доручення) і платить від імені підприємства, яке він представляє.
Крім того, при вирішенні виробничих (господарських) питань у відрядженні теж застосовуватиметься саме 10-тисячна межа (якщо контрагентом є суб’єкт господарювання). Річ у тому, що такі розрахунки не пов’язані прямо з відрядженням і витратами безпосередньо на нього. Це підтверджують і податківці в консультації з підкатегорії 109.13 БЗ.
Таким чином, на сьогодні видавати кошти як під звіт, так і на відрядження ви маєте право без будь-яких обмежень. Однак не забувайте слідкувати за дотриманням граничних сум готівкових розрахунків, якщо працівник придбаває ТМЦ, у тому числі перебуваючи у відрядженні.
