Можно ли не оплачивать е-больничный?

Кто стоит на страже оплаты?

Достаточно расхожим является мнение, что больничные интересуют исключительно ПФУ, поскольку именно он обеспечивает предоставление пособия по страховым случаям. Но это не совсем так.

Это прямо указано в п. 9 ч. І Перечня, приведенного в приложении 4 к Акту, утвержденному постановлением Минэкономразвития от 27.10.2020 № 2161.

К тому же трудовики имеют доступ к сведениям из электронного Реестра листков нетрудоспособности (п.п. 8 п. 7 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 17.04.2019 № 328). Поэтому выявить наличие неоплаченных е-больничных не представляет для них сложностей.

Даже в начале войны, когда некоторые работодатели не имели технической возможности проверять данные в личном кабинете на веб-портале ПФУ по независящим от них причинам, Гоструда отмечало следующее. Хотя в этих случаях работодатель и не несет ответственности за задержку выплаты больничных, но после восстановления доступа к кабинету страхователя он обязан исполнить свои обязанности по материальному обеспечению (см. разъяснение).

Теперь во время действия военного положения Гоструда и ее территориальные органы имеют право проводить лишь внеплановые проверки (см. ст. 16 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Такие проверки могут проводиться, в том числе, на основании обращения работников о нарушении их трудовых прав (см. разъяснение).

Акцентируем внимание также на том, что по е-больничным не применяются 6-месячные сроки давности в отношении назначения пособия, которые определены в ч. 5 ст. 24 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV (далее — Закон № 1105). Дело в том, что в случае с электронными листками нетрудоспособности обращения за назначением страховой выплаты происходит тогда, когда е-больничный в электронном кабинете страхователя на веб-портале ПФУ приобретает статус «Готов к уплате» (см. письмо ПФУ от 17.07.2023 № 2800-030401-8/39741 и комментарий к нему «е-Больничные: назначать ли, если прошло 6 месяцев?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 58).

Поэтому рассмотрим возможные ситуации, во время которых перед работодателем может возникнуть вопрос в отношении оплаты больничного.

Работа вместо больничного

Работнику открыли е-больничный. Однако он работает. Можно ли не оплачивать больничный в случае, когда работник не воспользовался своим правом спокойно отлежаться на больничном, а фактически работал? Да! Не только можно, но и нужно. Дело в том, что КЗоТ обязывает работодателя обеспечивать достоверное ведение учета отработанного времени.

Поэтому если работник ходит на работу и исполняет свои должностные (рабочие) обязанности, работодатель должен это отразить в табеле учета рабочего времени. Однако не лишним будет объяснить работнику, что в таком случае, а именно когда работник работает на больничном, он сможет получить только заработную плату за фактически отработанное время, а не зарплату + больничные.

С работником достигли взаимопонимания? Хорошо. Тогда рекомендуем вам получить от него правильную (!) объяснительную записку в отношении оформленного е-больничного. Например, — «я, такой-то, такого-то числа (дата открытия е-больничного) после работы (или в перерыв) обращался к врачу, поскольку чувствовал себя нехорошо. После этого самочувствие улучшилось, потому решил выйти на работу. Об открытии электронного больничного не знал».

Зачем объяснительная? Чтобы оградить себя от возможных наездов Гоструда в отношении того, что это не сам работник решил работать во время болезни, а его принуждал к этому злой работодатель.

Дальше страхователю или уполномоченным им лицам необходимо рассмотреть электронный листок нетрудоспособности, объяснительную записку и вынести по ним решение об отказе в назначении больничных работнику, который невзирая на болезнь, ударно работает. Основание — ч. 1 ст. 15 Закона № 1105 — отсутствие потери заработка (дохода). Такое решение логично принять уже после завершения периода нетрудоспособности, в течение которого работник работал. Потому что самочувствие работника может ухудшиться и он может передумать и пойти-таки на больничный.

Кроме того, работнику надо предоставить уведомление об отказе в назначении пособия с указанием причины и порядка обжалования. Это следует сделать не позже 5 дней после принятия соответствующего решения (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).

Идем дальше. Следующая ситуация.

Не знали о е-больничном

Достаточно часто на практике встречается ситуация, при которой работник в начале болезни неофициально отпрашивается с работы на денек-другой отлежаться дома. В табеле учета рабочего времени эти дни табелируют как рабочие. Однако, отпросившись с работы, работник идет не домой, а к врачу. Дальше он возвращается к работе через оговоренное время, а в кабинете работодателя на портале ПФУ появляется е-больничный. Что делать? Предлагаем два варианта действий.

Вариант 1 — исправляем. Табельщик вносит корректировку в табель учета рабочего времени, отражая так, как все было на самом деле. То есть те дни, в которые работник не работал и которые приходятся на период больничного, помечаем как дни временной нетрудоспособности. Дни болезни, в которые работник фактически выходил на работу и исполнял свои должностные (рабочие) обязанности, помечаем как отработанные.

Со своей стороны страхователь или уполномоченные им лица:

1) назначают больничные только за те дни временной нетрудоспособности, когда работник действительно отсутствовал на работе;

2) принимают решение об отказе в назначении больничных за дни временной нетрудоспособности, в которые работник не воспользовался своим правом болеть, а фактически работал. Также предоставляют работнику уведомление об отказе в назначении пособия за часть дней нетрудоспособности, в которые работник работал (см. выше).

Здесь также будет не лишним получить правильную объяснительную записку от работника, в которой он может указать, что «обращался к врачу, поскольку чувствовал себя нехорошо. Однако забыл, на какой именно период был оформлен листок нетрудоспособности. Поэтому как только стал чувствовать себя хорошо, решил приступить к работе».

Если за дни, обозначенные в табеле как временная нетрудоспособность, уже была начислена зарплата, то бухгалтерия делает ее перерасчет и начисляет работнику больничные. Выдаете работнику расчетный листок и объясняете, что дни, когда он работал, оплачены как рабочие. Больничные за них начислены не будут.

Вариант 2 — оставляем как есть. При таком варианте закрываем глаза на больничный и оставляем в табеле учета рабочего времени отработанные часы. Поэтому имеем работу вместо больничного. Соответственно и действуем так же, как описано в ситуации, которая рассматривалась первой (см. выше раздел «Работа вместо больничного»).

На будущее. Чтобы не попадать в такие ситуации в будущем, проведите с работниками спецбеседу. Объясните им, что е-больничный формируется автоматически на основании электронного медзаключения. Также автоматически он будет закрыт, даже если работник не посетит во второй раз врача.

То, что врач не спросил о месте работы, не значит, что система не сформирует электронный больничный. Потому что поиск работодателя для е-больничного происходит также автоматически на основании данных Госреестра соцстрахования.

Поэтому во время посещения врача обязательно спрашиваем у него, будет ли е-больничный. Если да, сообщаем об этом работодателю.

Игнорирование е-больничных или оплата за счет работодателя

Есть такие работодатели, которые не хотят иметь дела с е-больничными. Что они делают? Дни временной нетрудоспособности табелируют как отработанные рабочие дни, и начисляют зарплату.

Также есть работодатели, которые как будто и не против больничных, однако не хотят иметь дела с ПФУ (раньше ФСС). В таком случае обычно в табеле учета рабочего времени проставляют дни нетрудоспособности, но весь период больничного оплачивают за счет работодателя, в частности и дни, за которые предоставляется пособие от ПФУ.

Можно ли так делать? Нет! Аргументируем.

Игнорирование. Работодатель, у которого все работники постоянно работают во время временной нетрудоспособности, ожидаемо вызовет интерес у контролеров. Будут искать больничные, в соответствии с которыми работник находился на стационарном лечении, а в табеле учета работодателя в это время стоят отработанные часы и, например, дистанционная работа не вводилась.

Также специалисты Гоструда в ходе проверки смогут проводить опрос работников в отношении того, на самом ли деле выполнялась работа. Инспекторы труда будут объяснять работнику, что если он находился на больничном, а работодатель это время обозначил как отработанное и начислил зарплату, то это ошибка работодателя. Следовательно, он должен ее исправить — назначить и выплатить больничные. При этом зарплата, которая когда-то была начислена за период нетрудоспособности, также останется у работника.

Почему так? Потому что начисление зарплаты вместо больничных не является счетной ошибкой. Поэтому предписания ст. 127 КЗоТ здесь не работают. Однако работает требование ст. 1215 ГКУ (ср. ). Ею установлено, что не подлежат возврату безосновательно приобретенные заработная плата и платежи, которые приравниваются к ней, пособия, если их выплата проведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны приобретателя. То есть в рассматриваемом случае

А что не так со случаем, когда весь период временной нетрудоспособности, а не только первые 5 дней, работодатель оплачивает за счет собственных средств?

Оплата за счет работодателя. Здесь Гоструда запоет ту же «песню», о которой рассказывали выше. А именно, что работодатель обязан рассчитать и начислить работнику сумму пособия по временной нетрудоспособности, подать заявление-расчет в ПФУ и получить финансирование.

При этом средства, которые были выплачены работодателем вместо ПФУ, должны остаться у работника, ведь такая выплата была проведена работодателем добровольно при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника. Что Гоструда действует именно так, подтверждает имеющаяся практика.

«Отпетлять» от начисления, ссылаясь на срок давности для назначения пособия также не получится. Как отмечалось в начале статьи, в случае с е-больничными 6-месячный срок давности не действует, ведь обращение за назначением происходит в момент изменения статуса больничным на »Готов к уплате».

Поэтому не ленитесь, оплачивайте больничные, если работник действительно не работает в связи со временной нетрудоспособностью. Также не следует оплачивать за свой счет период больничного, который финансирует ПФУ.