Такие вопросы не одиночны. Объясняется это тем, что предприятия достаточно часто командируют своих работников в населенные пункты, где отсутствуют автостанции. Из-за этого командированные работники вынуждены покупать билет на пригородный автобус непосредственно у водителя. В целом такой билет отвечает официально утвержденной форме. Однако стоимость проезда не напечатана в нем, а проставлена водителем от руки.
Как свидетельствует практика, еще совсем недавно предприятие, которое возмещало командированным работникам расходы на проезд на основании таких билетов, могло столкнуться с неприятностями при налоговых проверках. Изменилась ли ситуация на сегодня?
Вы, безусловно, знаете, что право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками гарантирует работникам ст. 121 КЗоТ. В ней упомянуты в том числе и расходы на проезд до места командировки и обратно, а также по месту командировки. То есть
предприятие обязано возместить работнику проездные расходы, понесенные в связи с командировкой
Перечень документов, которые работник должен предоставить с целью подтверждения командировочных расходов (в том числе и проездных), хозрасчетное предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировках. Формируя этот перечень, обычно ориентируются на требования п.п. 170.9.1 НКУ. Соблюдение этих требований позволяет предприятию не просто возместить работнику его расходы на проезд, а сделать это без удержания с возмещенных сумм налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и военного сбора (ВС).
Вместе с тем список документов из п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, наличие которых обеспечивает право безналогового возмещения проездных сумм, с 01.04.2023 подвергся кардинальным изменениям (подробности — в статье «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12). Чтобы постигнуть их суть, напомним сначала, как был урегулирован этот вопрос до указанной даты.
Ситуация до 01.04.2023. Расходы на проезд как до места командировки и обратно, так и по месту командировки не считались дополнительным благом и не облагались НДФЛ и ВС при наличии:
— транспортного билета или транспортного счета (багажной квитанции);
— посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта (при автобусных перевозках не нужен);
— расчетного документа об оплате стоимости проезда.
То есть в общем случае расходы на проезд на автобусе в командировке должны были подтверждаться транспортным билетом и расчетным документом. Хотя иногда хватало только билета, поскольку он одновременно был и расчетным документом. Основание для такого вывода — п. 4 ст. 9 Закона об РРО, согласно которому
РРО/ПРРО и расчетные книги не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью
При этом заметим, что билет является разновидностью расчетного документа. Это следует из определения, приведенного в ст. 2 Закона об РРО, согласно которому расчетный документ — это документ установленной формы и содержания, в том числе проездной документ, который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг.
Следовательно, если командированный работник предоставлял автобусный билет на пригородные перевозки по формам типа ПА-I (для пригородных автобусов) или ПА-II (для пригородных маршрутных такси) (обе формы приведены в приложении 2 к приказу № 503*) и/или билет на перевозку багажа пригородным автобусом по форме типа КБ-II (приложение 5 к приказу № 503), от него больше ничего не требовалось.
Вместе с тем типовые формы билетов на проезд в междугородних маршрутах типа I, II, III, IV (приложение 1 к приказу № 503) и типовая форма пригородных билетов типа ПА-IІІ (приложение 2 к приказу № 503) не содержат напечатанную заранее номинальную стоимость. Их можно применять для оплаты проезда из определенного места (места посадки) в разные тарифные зоны. Из-за этого стоимость проезда водитель вынужден рассчитывать самостоятельно и вносить ее в такие билеты от руки.
В этом случае, кроме билета, фискалы дополнительно требовали еще и расчетный документ — чек РРО или расчетную квитанцию (см. письма Офиса крупных плательщиков ГФС от 21.03.2019 № 1154/ІПК/28-10-27-01-11 и ГУ ГФС в Киевской обл. от 07.03.2019 № 939/ІПК/10-36-14-06-20).
Ситуация после 01.04.2023. Начиная с этой даты расходы на проезд в командировке должны подтверждаться транспортными билетами или транспортными счетами и багажными квитанциями (в том числе электронными билетами). При этом в п.п. 170.9.1 НКУ
теперь не упоминаются как обязательные посадочный талон и расчетные документы на приобретение транспортных билетов
Это значит, что на сегодня можно безналогово возмещать командированным работникам стоимость проезда на междугороднем или пригородном автобусе при наличии лишь одного транспортного билета.
Правда, есть определенные опасения, не будут ли отрицать налоговики легитимность такого билета, если стоимость проезда внесена в него от руки. Дело в том, что п. 2 приказа № 503, с одной стороны, требует стоимость проезда по расчетам пассажирских перевозчиков, информацию о перевозчике, страховщике и страховую сумму вносить в билеты печатным способом.
С другой же стороны, тарифная стоимость (для пригородных и междугородних маршрутов) устанавливается путем умножения покилометрового тарифа на расстояние от начала маршрута до середины тарифной зоны. И напечатать заранее номинальную стоимость таких билетов не удастся.
Поэтому остается пока что полагаться на мнение, изложенное в письме Мининфраструктуры от 06.01.2017 № 62/25/10-17: если приобретенный у водителя билет отвечает типовой форме, содержит информацию о перевозчике, страховщике, страховой сумме, а стоимость проезда, расстояние проезда, пункты отправления и прибытия вписаны в билет вручную печатными буквами, это не будет нарушением требований приказа № 503. Иначе говоря, статус такого билета как транспортного документа от этого не страдает. Следовательно, вы имеете полное право возмещать работнику расходы на проезд без удержания с возмещенных сумм НДФЛ и ВС.
