Такі запитання непоодинокі. Пояснюється це тим, що підприємства доволі часто відряджають своїх працівників до населених пунктів, де відсутні автостанції. Через це відряджені працівники змушені купувати квиток на приміський автобус безпосередньо у водія. В цілому такий квиток відповідає офіційно затвердженій формі. Однак вартість проїзду не надрукована в ньому, а проставлена водієм від руки.
Як свідчить практика, ще зовсім недавно підприємство, що відшкодовувало відрядженим працівникам витрати на проїзд на підставі таких квитків, могло наразитися на неприємності при податкових перевірках. Чи змінилася ситуація на сьогодні?
Ви, безумовно, знаєте, що право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями гарантує працівникам ст. 121 КЗпП. У ній згадані в тому числі й витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження. Тобто
підприємство зобов’язане відшкодувати працівникові проїзні витрати, понесені у зв’язку з відрядженням
Перелік документів, які працівник повинен надати з метою підтвердження витрат на відрядження (у тому числі й проїзних), госпрозрахункове підприємство встановлює самостійно в Положенні про відрядження. Формуючи цей перелік, зазвичай орієнтуються на вимоги п.п. 170.9.1 ПКУ. Дотримання цих вимог дозволяє підприємству не просто відшкодувати працівникові його витрати на проїзд, а зробити це без утримання з відшкодованих сум податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) і військового збору (ВЗ).
Разом з тим список документів з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, наявність яких забезпечує право безподаткового відшкодування проїзних сум, із 01.04.2023 зазнав кардинальних змін (подробиці — в статті «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12). Щоб осягнути їх суть, нагадаємо спочатку, як було врегульоване це питання до зазначеної дати.
Ситуація до 01.04.2023. Витрати на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, не вважалися додатковим благом та не оподатковувалися ПДФО і ВЗ за наявності:
— транспортного квитка або транспортного рахунка (багажної квитанції);
— посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту (при автобусних перевезеннях не потрібен);
— розрахункового документа про оплату вартості проїзду.
Тобто в загальному випадку витрати на проїзд автобусом у відрядженні мали підтверджуватися транспортним квитком і розрахунковим документом. Хоча іноді вистачало лише квитка, оскільки він одночасно був і розрахунковим документом. Підстава для такого висновку — п. 4 ст. 9 Закону про РРО, згідно з яким
РРО/ПРРО і розрахункові книжки не застосовуються при продажу проїзних і перевізних документів на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкованим способом серією, номером, номінальною вартістю
При цьому зауважимо, що квиток є різновидом розрахункового документа. Це випливає із визначення, наведеного в ст. 2 Закону про РРО, згідно з яким розрахунковий документ — це документ встановленої форми та змісту, в тому числі проїзний документ, який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг.
Отже, якщо відряджений працівник надавав автобусний квиток на приміські перевезення за формами типу ПА-I (для приміських автобусів) або ПА-II (для приміських маршрутних таксі) (обидві форми наведені в додатку 2 до наказу № 503*) та/або квиток на перевезення багажу приміським автобусом за формою типу КБ-II (додаток 5 до наказу № 503), від нього більше нічого не вимагалося.
Разом з тим типові форми квитків на проїзд у міжміських маршрутах типу I, II, III, IV (додаток 1 до наказу № 503) та типова форма приміських квитків типу ПА-IІІ (додаток 2 до наказу № 503) не містять надрукованої заздалегідь номінальної вартості. Їх можна застосовувати для оплати проїзду з певного місця (місця посадки) до різних тарифних зон. Через це вартість проїзду водій змушений розраховувати самостійно і вносити її до таких квитків від руки.
У цьому разі, крім квитка, фіскали додатково вимагали ще й розрахунковий документ — чек РРО або розрахункову квитанцію (див. листи Офісу великих платників ДФС від 21.03.2019 № 1154/ІПК/28-10-27-01-11 та ГУ ДФС у Київській обл. від 07.03.2019 № 939/ІПК/10-36-14-06-20).
Ситуація після 01.04.2023. Починаючи з цієї дати витрати на проїзд у відрядженні повинні підтверджуватися транспортними квитками або транспортними рахунками та багажними квитанціями (у тому числі електронними квитками). При цьому в п.п. 170.9.1 ПКУ
тепер не згадуються як обов’язкові посадковий талон та розрахункові документи на придбання транспортних квитків
Це означає, що на сьогодні можна безподатково відшкодовувати відрядженим працівникам вартість проїзду міжміським або приміським автобусом за наявності лише одного транспортного квитка.
Щоправда, є певні побоювання, чи не заперечуватимуть податківці легітимність такого квитка, якщо вартість проїзду внесено до нього від руки. Справа у тому, що п. 2 наказу № 503 з одного боку, вимагає вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформацію про перевізника, страховика та страхову суму вносити у квитки друкованим способом.
З іншого ж боку, тарифна вартість (для приміських та міжміських маршрутів) установлюється шляхом множення покілометрового тарифу на відстань від початку маршруту до середини тарифної зони. І надрукувати заздалегідь номінальну вартість таких квитків не вдасться.
Тож залишається поки що покладатися на думку, висловлену в листі Мінінфраструктури від 06.01.2017 № 62/25/10-17: якщо придбаний у водія квиток відповідає типовій формі, містить інформацію про перевізника, страховика, страхову суму, а вартість проїзду, відстань проїзду, пункти відправки та прибуття вписані у квиток вручну друкарськими літерами, це не буде порушенням вимог наказу № 503. Інакше кажучи, статус такого квитка як транспортного документа від цього не страждає. Отже, ви маєте повне право відшкодовувати працівникові витрати на проїзд без утримання з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ.
