Формулы для расчета отпускных
При расчете суммы отпускных (и компенсации за неиспользованные дни отпуска) будем руководствоваться Порядком № 100*. Также будем принимать во внимание разъяснения Минэкономики. Ведь именно этому ведомству КМУ дал право разъяснять вопросы исчисления средней зарплаты по Порядку № 100 (см. п. 2 постановления КМУ от 08.02.95 № 100).
* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.
Расчет отпускных (О) можно представить в виде формулы:
О = Д x ЗПср,
где Д — количество календарных дней отпуска;
ЗПср — среднедневная зарплата.
В свою очередь, среднедневную зарплату в общем случае находим так:
ЗПср = ЗП : (К - П - В),
где ЗП — сумма зарплаты и других выплат за расчетный период, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые пришлись на расчетный период (при наличии);
В — время в расчетном периоде, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, а также время, за которое отсутствуют данные о начисленной заработной плате работника вследствие проведения боевых действий во время действия военного положения.
Если в расчетном периоде отсутствует зарплата или у работника отсутствует расчетный период, то расчет средней зарплаты проводим из оклада
Однако если такой оклад ниже минзарплаты (далее — МЗП), установленной в месяце начала отпуска, расчет проводим из МЗП. Также учитываем занятость работника. Формула для расчета среднедневной зарплаты в таком случае будет иметь следующий вид:
ЗПср = ОМЗП х З х 12 : (К - П),
где ОМЗП — оклад работника, а если он меньше МЗП, то МЗП;
З — занятость работника. Если у работника полная занятость, то З = 1. Если же он работает на условиях неполного рабочего времени, то З = доли штатной единицы, которую занимает работник (0,25, 0,5, 0,75 и т. п.);
12 — количество месяцев условного расчетного периода.
Учимся исчислять среднедневную зарплату.
Среднедневная зарплата
Расчетный период. Среднедневную зарплату исчисляют за расчетный период, который в общем случае равен 12 календарным месяцам работы у этого работодателя, предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска.
Если же работник в трудовых отношениях год или меньше, то расчетный период сформирует фактическое количество полностью отработанных (с первого до первого числа) календарных месяцев. Вместе с тем
если работник принят на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитываем в расчетный период как полный месяц
Если работник в трудовых отношениях меньше календарного месяца или в расчетном периоде у него нет заработка по уважительным причинам, то определяем условный расчетный период, который образуют 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
Дни в расчетном периоде. После того как определили расчетный период, подсчитываем количество дней в нем, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты. Для этого из общего количества календарных дней в расчете вычитаем:
1) количество праздничных и нерабочих дней, которые были такими в период действия ст. 73 КЗоТ и пришлись на расчетный период (при наличии);
2) время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично. Это, например, время:
— отпуска за свой счет;
— приостановка действия трудового договора;
— военной службы, за который средняя зарплата не сохранялась;
— простоя, оплаченного частично, а именно в размере меньшем, чем средний заработок работника, например исходя из 2/3 оклада (письмо Минэкономики от 04.08.2020 № 3511-06/48200-07).
Кроме того, если предприятие начисляло зарплату работникам, но вследствие проведения боевых действий не имеет доступа к этим сведениям, то также исключаем время, за которое такие сведения отсутствуют.
Выплаты в расчете. При расчете среднедневной зарплаты учитываем:
1) все выплаты, которые входят в состав заработной платы, за исключением тех, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100 (см. таблицу ниже);
2) больничные и пособие по беременности и родам (см. письмо Минэкономики от 06.01.2021 № 4709-06/524-07).
Кроме того, если в расчетном периоде есть время, в течение которого работник согласно законодательству не работал и за ним заработок сохранялся частично (например, время простоя, оплаченное в размере 2/3 оклада), то и такое время, и его оплату исключаем из расчета.
По общему правилу суммы начисленной зарплаты, больничные и пособие по беременности и родам учитываем в том месяце, ЗА который они начислены
То есть не имеет значения, в каком месяце начислена выплата. Ее следует отнести к тому месяцу, за который она начислена.
Исключение из этого правила — премии (в том числе за месяц) и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период, например вознаграждение по итогам работы за год (далее — премии). Их учитываем (1) в заработок периода, отвечающего количеству месяцев, за которые они начислены, (2) начиная с месяца, в котором они начислены.
То есть если это ежемесячная премия, то ее учитываем в заработок 1 месяца, а именно того, в котором она начислена. Например, премию за апрель, начисленную в апреле, учитываем в заработок апреля (месяца начисления). Премию за март, начисленную в апреле, учитываем в заработок апреля. Если премия начислена за квартал, то ее учитываем в заработок периода, который равен 3 месяцам, начиная с месяца ее начисления (месяц начисления + следующие 2 месяца).
Если премия начислена за год, то ее учитываем в заработок периода, который равен 12 месяцам, начиная с месяца ее начисления (месяц начисления + следующие 11 месяцев).
Внимание! При таком распределении не имеет значения, попал месяц начисления премии в расчетный период или нет.
Часть премии будет участвовать в расчете средней, если в расчетный период входят месяцы, на которые распределяется премия
Как определить сумму премии, которая будет участвовать в расчете средней в составе зарплаты соответствующего месяца? Нужно общую сумму премии разделить на количество отработанных рабочих дней периода, за который она начислена, и умножить на количество отработанных рабочих дней соответствующего месяца, который приходится на расчетный период. И так по каждому месяцу, который вошел в расчетный период и на который распределяется премия.
Кроме того, если период, за который начислена премия, отработан частично, во время исчисления средней учитываем сумму в размере не больше фактически начисленной суммы премии.
Выплаты, которые перечислены в п. 4 Порядка № 100 и не учитываются при расчете отпускных
| № п/п | При исчислении среднедневной отпускной заработной платы не учитываются: |
| 1 | выплаты за выполнение отдельных поручений (единоразового характера), которые не входят в обязанности работника (за исключением доплат за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, которая выплачивается работникам, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями) |
| 2 | единоразовые выплаты: компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, которые выходят на пенсию, выходное пособие и т. п. |
| 3 | компенсационные выплаты на командировку и перевод (суточные, оплата за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, которые выплачиваются вместо суточных) |
| 4 | премии по результатам ежегодного оценивания служебной деятельности, за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, введение в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, которые выплачиваются в составе премий за результаты хозяйственной деятельности) |
| 5 | денежные и вещественные вознаграждения за призовые места на соревнованиях, обзорах, конкурсах и т. п. |
| 6 | пенсии, государственная помощь, социальные и компенсационные выплаты |
| 7 | литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, который уплачивается по авторскому договору |
| 8 | стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания |
| 9 | дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха |
| 10 | выплаты, связанные с праздничными и юбилейными датами, днем рождения, за долголетнюю и безукоризненную трудовую деятельность, активную общественную работу и т. п. |
| 11 | стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение |
| 12 | заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством) |
| 13 | суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья |
| 14 | доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и вкладам членов трудового коллектива в имущество предприятия |
| 15 | компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты |
| 16 | заработная плата, которая начислена за время работы в избирательных комиссиях, комиссиях всеукраинского референдума |
| 17 | вознаграждение государственным исполнителям |
| 18 | денежное вознаграждение за добросовестный труд и образцовое выполнение служебных обязанностей |
Если в расчетном периоде отсутствует заработок, то расчет среднедневной зарплаты проводим исходя из оклада работника или МЗП, если оклад ниже МЗП (см. формулы выше). Внимание! Для сравнения и расчета оклад, МЗП берем те, которые действуют в месяце начала отпуска.
Разберем нюансы исчисления отпускных на примерах.
Примеры расчета отпускных
Пример 1. Работник находится в трудовых отношениях с предприятием с 2021 года. С 01.06.2023 он идет в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. В расчетном периоде (июнь 2022 года — май 2023 года, 365 к. дн.) работник находился в отпуске без сохранения зарплаты с 01.09.2022 по 31.01.2023 (153 к. дн.). За месяцы, которые вошли в расчетный период, работнику была начислена зарплата — 75000 грн и премия к юбилею — 10000 грн. Кроме того, в июне 2022 года работнику была начислена сумма больничных за период болезни в мае — 3287,67 грн.
Работник уже больше года находится с предприятием в трудовых отношениях. Поэтому за расчетный период взяты 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска, а именно июнь 2022 — май 2023 года. В этом расчетном периоде отсутствуют праздничные/нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ, поскольку в данный период указанная статья не действовала. Вместе с тем есть период, не отработанный согласно закону, за который не сохранялась зарплата, а именно отпуск за свой счет, который продолжался с 01.09.2022 по 31.01.2023. Дни, на которые пришелся такой отпуск (153 к. дн.), вычитаем из общего количества дней в расчетном периоде (365 к. дн.). Таким образом, количество дней в расчетном периоде, которое будет участвовать в расчете среднедневной зарплаты, будет равно:
365 - 153 = 212 (к. дн.).
Что касается выплат, то в расчете среднедневной зарплаты будет участвовать только зарплата, начисленная за месяцы расчетного периода (75000 грн). Не включаем в расчет:
— премию к юбилею, поскольку она названа в п. 4 Порядка № 100 (см. таблицу выше);
— больничные за май, которые начислены в июне, ведь они начислены за месяц, который не вошел в расчетный период.
Среднедневная зарплата будет составлять:
75000 : 212 = 353,77 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна:
353,77 х 24 = 8490,48 (грн).
Пример 2. Работница принята на работу с 03.10.2022 (1 и 2 октября — выходные дни). С 01.02.2023 по 06.06.2023 она находится в отпуске в связи с беременностью и родами, а с 07.06.2023 идет в ежегодный отпуск продолжительностью 17 календарных дней. За период до начала отпуска в связи с беременностью и родами работнице начислена зарплата за фактически отработанное время в размере 60000 грн, а за период этого отпуска — пособие по беременности и родам в сумме 27733,86 грн, в том числе за 6 дней июня — 1320,66 грн.
Расчетный период, за который будем исчислять среднедневную зарплату, — октябрь 2022 — май 2023 года (243 к. дн.). Почему октябрь включили в расчет? Потому что работница была принята с первого рабочего дня (1 и 2 октября выходные дни). А вы уже знаете, что если лицо принято на работу не с первого числа месяца, однако дата приема на работу является первым рабочим днем месяца, то этот месяц учитываем в расчетный период как полный месяц.
Что касается выплат, то в расчет включаем заработную плату за фактически отработанное время в расчетном периоде и часть суммы пособия, начисленную за месяцы, которые вошли в расчетный период, а именно за февраль — май 2023 года. Часть пособия, начисленная за июнь 2023 года (месяц, который не вошел в расчетный период, 1320,66 грн), в расчет попасть не должна.
Среднедневная зарплата составит:
(60000 + 27733,86 - 1320,66) : 243 = 355,61 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна:
355,61 х 17 = 6045,37 (грн).
Пример 3. Работник, который был принят на работу с 28.11.2022, идет в ежегодный отпуск с 19.06.2023 продолжительностью 10 календарных дней. Расчетный период составили декабрь 2022 — май 2023 года (182 к. дн.).
За месяцы расчетного периода работнику начислена зарплата за фактически отработанное время в сумме 168000 грн. Кроме того, в соответствии с положением о премировании работнику в январе 2023 года была начислена премия за IV квартал 2022 года в сумме 7500 грн (квартал отработан частично, 25 раб. дн.), а в апреле — премия за I квартал 2023 года в сумме 22750 грн (квартал отработан полностью, 65 раб. дн.).
Квартальные премии учитываем в заработок периода, который равен 3 месяцам, начиная с месяца их начисления (месяц начисления + следующие 2 месяца). Поэтому премия за IV квартал 2022 года будет учтена в заработке января (месяц начисления), февраля и марта 2023 года.
Чтобы определить сумму премии, которая будет участвовать в расчете средней в составе зарплаты соответствующего месяца, разделим общую сумму квартальной премии на количество отработанных рабочих дней квартала, за который она начислена, и умножим на количество отработанных рабочих дней соответствующего месяца, который приходится на расчетный период и на который распределяется премия.
Работник отработал в январе 22 раб. дн., в феврале — 20 раб. дн., а в марте — 23 раб. дн.
Исчислим сумму премии, которую следует учесть в заработке:
— января 2023 года: 7500 : 25 х 22 = 6600 (грн);
— февраля: 7500 : 25 х 20 = 6000 (грн);
— марта: 7500 : 25 х 23 = 6900 (грн).
Внимание! Выше говорили:
если период, за который начислена премия, отработан частично, во время исчисления среднедневной зарплаты распределенную премию учитываем в размере не больше фактически начисленной суммы премии
IV квартал 2022 года работником отработан не полностью. Поэтому нужно выполнить ограничение по сумме премии, которая будет участвовать в расчете.
Общая сумма распределенной премии составила 19500 грн (6600 грн + 6000 грн + 6900 грн). Эта сумма выше фактически начисленной премии за IV квартал 2022 года, а именно 7500 грн. Поэтому в расчете отпускных будет участвовать распределенная премия в сумме 7500 грн. Идем дальше.
Премия за I квартал 2023 года будет учтена в заработке апреля и мая, которые вошли в расчетный период (отработано в апреле и мае — 20 и 23 раб. дн. соответственно).
Исчислим сумму премии, которую следует отнести к:
— апрелю 2023 года: 22750 : 65 х 20 = 7000 (грн);
— маю: 22750 : 65 х 23 = 8050 (грн).
I квартал 2023 года отработан полностью. Поэтому сравнение распределенной суммы премии с фактически начисленной не проводим.
Среднедневная зарплата равна:
(168000 + 7500 + 7000 + 8050) : 182 = 1046,98 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных составит:
1046,98 х 10 = 10469,80 (грн).
Пример 4. Работница после окончания отпуска для ухода до 3 лет, а именно с 14.06.2023, идет в ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Оклад работницы в месяце начала отпуска — 6000 грн. Она принята на неполное рабочее время (занимает 0,75 штатной единицы).
В расчетном периоде (июнь 2022 — май 2023 года) работница не работала ни одного дня согласно закону, а именно в связи с отпуском для ухода за ребенком. Порядок № 100 предписывает такое неотработанное время «выбросить» из расчетного периода. Как тогда считать среднедневную зарплату? За условный расчетный период, который составят те же 12 месяцев, предшествующие месяцу начала отпуска, то есть июнь 2022 — май 2023 года (365 к. дн.).
В этом расчетном периоде работница не имела заработка. Поэтому считаем среднедневную зарплату из оклада или МЗП, в зависимости от того, что выше.
Оклад работницы (6000 грн) ниже МЗП (6700 грн). Поэтому расчет среднедневной зарплаты проводим из МЗП. Также учитываем занятость работницы.
Среднедневная зарплата составит:
6700 х 0,75 х 12 : 365 = 165,21 (грн/к. дн.).
Сумма отпускных равна:
165,21 х 24 = 3965,04 (грн).
Обратите внимание, что отпускные за все время отпуска следует выплатить до начала отпуска, если иное не предусмотрено законодательством, трудовым или коллективным договором.
Выводы
- При расчете суммы отпускных (и компенсации за неиспользованные дни отпуска) будем руководствоваться Порядком № 100.
- В общем случае среднедневную зарплату исчисляем за расчетный период, который составляют 12 календарных месяцев работы у этого работодателя, предшествующие месяцу, на который приходится начало отпуска.
- При расчете среднедневной зарплаты, суммы начисленной зарплаты, больничные и пособие по беременности и родам учитываем в тех месяцах, за которые они начислены. Исключение — премии. Их учитываем в заработок периода, отвечающего количеству месяцев, за которые они начислены, начиная с месяца, в котором они начислены.
