Формули для розрахунку відпускних
При розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані дні відпустки) керуватимемось Порядком № 100*. Також братимемо до уваги роз’яснення Мінекономіки. Адже саме цьому відомству КМУ надав право роз’яснювати питання обчислення середньої зарплати за Порядком № 100 (див. п. 2 постанови КМУ від 08.02.95 № 100).
* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.
Розрахунок відпускних (В) можна представити у вигляді формули:
В = Д x ЗПсер,
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗПсер — середньоденна зарплата.
У свою чергу, середньоденну зарплату в загальному випадку знаходимо так:
ЗПсер = ЗП : (К - Св - Ч),
де ЗП — сума зарплати та інших виплат за розрахунковий період, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припали на розрахунковий період (за наявності);
Ч — час у розрахунковому періоді, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Якщо у розрахунковому періоді відсутня зарплата чи у працівника відсутній розрахунковий період, то розрахунок середньої зарплати проводимо з окладу
Проте якщо такий оклад нижчий за мінзарплату (далі — МЗП), установлену в місяці початку відпустки, розрахунок проводимо з МЗП. Також ураховуємо зайнятість працівника. Формула для розрахунку середньоденної зарплати в такому випадку матиме такий вигляд:
ЗПсер = ОМЗП х З х 12 : (К - Св),
де ОМЗП — оклад працівника, а якщо він менший за МЗП, то МЗП;
З — зайнятість працівника. Якщо у працівника повна зайнятість, то З = 1. Якщо ж він працює на умовах неповного робочого часу, то З = частці штатної одиниці, яку обіймає працівник (0,25, 0,5, 0,75 тощо);
12 — кількість місяців умовного розрахункового періоду.
Вчимося обчислювати середньоденну зарплату.
Середньоденна зарплата
Розрахунковий період. Середньоденну зарплату обчислюють за розрахунковий період, який у загальному випадку дорівнює 12 календарним місяцям роботи у цього роботодавця, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки.
Якщо ж працівник у трудових відносинах рік чи менше, то розрахунковий період сформують фактична кількість повністю відпрацьованих (з першого до першого числа) календарних місяців. Разом з тим,
якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо до розрахункового періоду як повний місяць
Якщо працівник у трудових відносинах менше календарного місяця або в розрахунковому періоді у нього немає заробітку через поважні причини, то визначаємо умовний розрахунковий період, який утворять 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.
Дні в розрахунковому періоді. Після того, як визначили розрахунковий період, підраховуємо кількість днів у ньому, що візьмуть участь у розрахунку середньої зарплати. Для цього із загальної кількості календарних днів у розрахунку віднімаємо:
1) кількість святкових та неробочих днів, що були такими в період дії ст. 73 КЗпП, та припали на розрахунковий період (за наявності);
2) час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково. Це, наприклад, час:
— відпустки за свій рахунок;
— призупинення дії трудового договору;
— військової служби, за який середня зарплата не зберігалася;
— простою, оплаченого частково, а саме в розмірі меншому, ніж середній заробіток працівника, наприклад виходячи з 2/3 окладу (лист Мінекономіки від 04.08.2020 № 3511-06/48200-07).
Крім того, якщо підприємство нараховувало зарплату працівникам, але внаслідок проведення бойових дій не має доступу до цих відомостей, то також виключаємо час, за який такі відомості відсутні.
Виплати в розрахунку. При розрахунку середньоденної зарплати враховуємо:
1) усі виплати, що входять до складу заробітної плати, за винятком тих, що перелічені в п. 4 Порядку № 100 (див. таблицю нижче);
2) лікарняні та допомогу по вагітності та пологах (див. лист Мінекономіки від 06.01.2021 № 4709-06/524-07).
Крім того, якщо в розрахунковому періоді є час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним заробіток зберігався частково (наприклад, час простою, оплачений у розмірі 2/3 окладу), то і такий час, і його оплату виключаємо з розрахунку.
За загальним правилом, суми нарахованої зарплати, лікарняні та допомогу по вагітності та пологах враховуємо у тому місяці, ЗА який вони нараховані
Тобто не має значення, в якому місяці нарахована виплата. Її слід віднести до того місяця, за який вона нарахована.
Виняток із цього правила — премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період, наприклад винагорода за підсумками роботи за рік (далі — премії). Їх ураховуємо (1) в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, (2) починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Тобто якщо це щомісячна премія, то її враховуємо в заробіток 1 місяця, а саме того, в якому вона нарахована. Наприклад, премію за квітень, нараховану у квітні, враховуємо в заробіток квітня (місяця нарахування). Премію за березень, нараховану у квітні, враховуємо в заробіток квітня. Якщо премія нарахована за квартал, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 3 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 2 місяці).
Якщо премія нарахована за рік, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 12 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 11 місяців).
Увага! При такому розподілі не має значення, потрапив місяць нарахування премії до розрахункового періоду чи ні.
Частина премії візьме участь у розрахунку середньої, якщо до розрахункового періоду входять місяці, на які розподіляється премія
Як визначити суму премії, що візьме участь у розрахунку середньої у складі зарплати відповідного місяця? Потрібно загальну суму премії розділити на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована, та помножити на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період. І так за кожним місяцем, що увійшов до розрахункового періоду та на який розподіляється премія.
Крім того, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, під час обчислення середньої враховуємо суму у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії.
Виплати, що перелічені в п. 4 Порядку № 100 та не враховуються при розрахунку відпускних
| № п/п | При обчисленні середньоденної відпускної заробітної плати не враховуються: |
| 1 | виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками) |
| 2 | одноразові виплати: компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо |
| 3 | компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових) |
| 4 | премії за результатами щорічного оцінювання службової діяльності, за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) |
| 5 | грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
| 6 | пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати |
| 7 | літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором |
| 8 | вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування |
| 9 | дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку |
| 10 | виплати, пов’язані з святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
| 11 | вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування |
| 12 | заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством) |
| 13 | суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
| 14 | доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства |
| 15 | компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати |
| 16 | заробітна плата, яка нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях всеукраїнського референдуму |
| 17 | винагороди державним виконавцям |
| 18 | грошова винагорода за сумлінну працю та зразкове виконання службових обов’язків |
Якщо в розрахунковому періоді відсутній заробіток, то розрахунок середньоденної зарплати проводимо виходячи з окладу працівника або МЗП, якщо оклад нижчий за МЗП (див. формули вище). Увага! Для порівняння та розрахунку оклад, МЗП беремо ті, що діють у місяці початку відпустки.
Розберемо нюанси обчислення відпускних на прикладах.
Приклади розрахунку відпускних
Приклад 1. Працівник перебуває у трудових відносинах з підприємством з 2021 року. З 01.06.2023 він йде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні. У розрахунковому періоді (червень 2022 року — травень 2023 року, 365 к. дн.) працівник перебував у відпустці без збереження зарплати з 01.09.2022 по 31.01.2023 (153 к. дн.). За місяці, що увійшли до розрахункового періоду, працівнику було нараховано зарплату — 75000 грн та премію до ювілею — 10000 грн. Крім того, у червні 2022 року працівнику було нараховано суму лікарняних за період хвороби у травні — 3287,67 грн.
Працівник вже більше року перебуває з підприємством у трудових відносинах. Тож за розрахунковий період взято 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки, а саме червень 2022 — травень 2023 року. У цьому розрахунковому періоді відсутні святкові/неробочі дні, визначені ст. 73 КЗпП, оскільки в цей період зазначена стаття не діяла. Разом з тим є період, невідпрацьований згідно із законом, за який не зберігалася зарплата, а саме відпустка за свій рахунок, що тривала з 01.09.2022 по 31.01.2023. Дні, на які припала така відпустка (153 к. дн.), віднімаємо із загальної кількості днів у розрахунковому періоді (365 к. дн.). Таким чином, кількість днів у розрахунковому періоді, що візьме участь в розрахунку середньоденної зарплати, дорівнюватиме:
365 - 153 = 212 (к. дн.).
Щодо виплат, то в розрахунку середньоденної зарплати візьме участь лише зарплата, нарахована за місяці розрахункового періоду (75000 грн). Не включаємо до розрахунку:
— премію до ювілею, оскільки вона названа в п. 4 Порядку № 100 (див. таблицю вище);
— лікарняні за травень, що нараховані в червні, адже вони нараховані за місяць, що не увійшов до розрахункового періоду.
Середньоденна зарплата становитиме:
75000 : 212 = 353,77 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнює:
353,77 х 24 = 8490,48 (грн).
Приклад 2. Працівницю прийнято на роботу з 03.10.2022 (1 та 2 жовтня — вихідні дні). З 01.02.2023 по 06.06.2023 вона перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, а з 07.06.2023 йде у щорічну відпустку тривалістю 17 календарних днів. За період до початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниці нарахована зарплата за фактично відпрацьований час у розмірі 60000 грн, а за період цієї відпустки — допомога по вагітності та пологах у сумі 27733,86 грн, у тому числі за 6 днів червня — 1320,66 грн.
Розрахунковий період, за який обчислюватимемо середньоденну зарплату, — жовтень 2022 — травень 2023 року (243 к. дн.). Чому включили жовтень до розрахунку? Бо працівниця була прийнята з першого робочого дня (1 та 2 жовтня вихідні дні). А ви вже знаєте, що якщо особу прийнято на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховуємо до розрахункового періоду як повний місяць.
Щодо виплат, то до розрахунку включаємо заробітну плату за фактично відпрацьований час у розрахунковому періоді та частину суми допомоги, яка нарахована за місяці, що увійшли до розрахункового періоду, а саме за лютий — травень 2023 року. Частина допомоги, що нарахована за червень 2023 року (місяць, що не увійшов до розрахункового періоду, 1320,66 грн), до розрахунку потрапити не повинна.
Середньоденна зарплата складе:
(60000 + 27733,86 - 1320,66) : 243 = 355,61 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнює:
355,61 х 17 = 6045,37 (грн).
Приклад 3. Працівник, який був прийнятий на роботу з 28.11.2022, йде у щорічну відпустку з 19.06.2023 тривалістю 10 календарних днів. Розрахунковий період склали грудень 2022— травень 2023 року (182 к. дн.).
За місяці розрахункового періоду працівникові нараховано зарплату за фактично відпрацьований час у сумі 168000 грн. Крім того, відповідно до положення про преміювання працівникові в січні 2023 року була нарахована премія за IV квартал 2022 року в сумі 7500 грн (квартал відпрацьовано частково, 25 роб. дн.), а у квітні — премія за І квартал 2023 року в сумі 22750 грн (квартал відпрацьовано повністю, 65 роб. дн.).
Квартальні премії враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 3 місяцям, починаючи з місяця її нарахування (місяць нарахування + наступні 2 місяці). Тож премія за IV квартал 2022 року буде врахована в заробітку січня (місяць нарахування), лютого та березня 2023 року.
Щоб визначити суму премії, що візьме участь у розрахунку середньої у складі зарплати відповідного місяця, розділимо загальну суму квартальної премії на кількість відпрацьованих робочих днів кварталу, за який вона нарахована, та помножимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період та на який розподіляється премія.
Працівник відпрацював у січні 22 роб. дн., у лютому — 20 роб. дн., а в березні — 23 роб. дн.
Обчислимо суму премії, яку слід урахувати в заробітку:
— січня 2023 року: 7500 : 25 х 22 = 6600 (грн);
— лютого: 7500 : 25 х 20 = 6000 (грн);
— березня: 7500 : 25 х 23 = 6900 (грн).
Увага! Вище говорили:
якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, під час обчислення середньоденної зарплати розподілену премію враховуємо в розмірі не більше фактично нарахованої суми премії
IV квартал 2022 року працівником відпрацьовано не повністю. Тож потрібно виконати обмеження за сумою премії, що візьме участь у розрахунку.
Загальна сума розподіленої премії склала 19500 грн (6600 грн + 6000 грн + 6900 грн). Ця сума вища за фактично нараховану премію за IV квартал 2022 року, а саме 7500 грн. Тож у розрахунку відпускних візьме участь розподілена премія в сумі 7500 грн. Йдемо далі.
Премія за І квартал 2023 року буде врахована в заробітку квітня та травня, що увійшли до розрахункового періоду (відпрацьовано у квітні та травні — 20 та 23 роб. дн. відповідно).
Обчислимо суму премії, яку слід віднести до:
— квітня 2023 року: 22750 : 65 х 20 = 7000 (грн);
— травня: 22750 : 65 х 23 = 8050 (грн).
І квартал 2023 року відпрацьовано повністю. Тож порівняння розподіленої суми премії з фактично нарахованою не проводимо.
Середньоденна зарплата дорівнює:
(168000 + 7500 + 7000 + 8050) : 182 = 1046,98 (грн/к. дн.).
Сума відпускних складе:
1046,98 х 10 = 10469,80 (грн).
Приклад 4. Працівниця після закінчення відпустки для догляду до 3 років, а саме з 14.06.2023, йде у щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дні. Оклад працівниці в місяці початку відпустки — 6000 грн. Вона прийнята на неповний робочий час (обіймає 0,75 штатної одиниці).
У розрахунковому періоді (червень 2022— травень 2023 року) працівниця не працювала жодного дня згідно із законом, а саме у зв’язку з відпусткою для догляду за дитиною. Порядок № 100 приписує такий невідпрацьований час «викинути» з розрахункового періоду. Як тоді рахувати середньоденну зарплату? За умовний розрахунковий період, який складуть ті ж самі 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, тобто червень 2022— травень 2023 року (365 к. дн.).
У цьому розрахунковому періоді працівниця не мала заробітку. Тож рахуємо середньоденну зарплату з окладу або МЗП, залежно від того, що вище.
Оклад працівниці (6000 грн) нижчий за МЗП (6700 грн). Тож розрахунок середньоденної зарплати проводимо з МЗП. Також ураховуємо зайнятість працівниці.
Середньоденна зарплата складе:
6700 х 0,75 х 12 : 365 = 165,21 (грн/к. дн.).
Сума відпускних дорівнює:
165,21 х 24 = 3965,04 (грн).
Зверніть увагу, що відпускні за весь час відпустки слід виплатити до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
Висновки
- При розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані дні відпустки) керуватимемось Порядком № 100.
- У загальному випадку середньоденну зарплату обчислюємо за розрахунковий період, що складають 12 календарних місяців роботи у цього роботодавця, які передують місяцю, на який припадає початок відпустки.
- При розрахунку середньоденної зарплати, суми нарахованої зарплати, лікарняні та допомогу по вагітності та пологах ураховуємо в тих місяцях, за які вони нараховані. Виняток — премії. Їх ураховуємо в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
