Розрахунок карткою: підтвердні документи

Пункт 170.9 ПКУ досить докладно говорить про документи, що підтверджують витрати фізособи, здійснені у відрядженні або для господарських потреб роботодавця. Але на практиці запитання все одно виникають. Наприклад, чи обов’язково надавати виписку з особистого банківського рахунку для підтвердження здійснених витрат? Чи потрібні якісь додаткові документи від фізособи, яка користувалася корпоративною платіжною карткою, якщо є виписка з рахунку підприємства? Давайте шукати відповіді на ці запитання разом.

Загальні норми

Щоб у відрядженої/підзвітної особи не виникав оподатковуваний дохід, вартість здійснених нею витрат повинна підтверджуватися відповідними документами.

Для витрат на відрядження (на проживання, проїзд, страхування тощо) з 01.04.2023 підтвердними документами є (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що підтверджують вартість витрат.

Щодо коштів, виданих на госппотреби, окремого переліку немає. Тому, вважаємо, можна орієнтуватися на перелік (відповідну його частину), наведений вище.

Крім того, як зазначено у п.п. 170.9.2 ПКУ,

Такий документ може бути в електронній або паперовій формі та повинен містити інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент.

Навіщо законодавець вирішив продублювати у п.п. 170.9.2 ПКУ один із документів, зазначених у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, невідомо. Але цей факт призводить як до позитивних, так й до негативних наслідків. Поговоримо про це у світлі використання особистих та корпоративних платіжних карток.

Корпоративні платіжні картки

Зрозуміло, що ідеальним варіантом є подання відрядженою/підзвітною особою максимально можливого набору документів, перелічених у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

Наприклад, працівник у відрядженні оплачував вартість проживання у готелі з використанням корпоративної платіжної картки. Після свого повернення він надає роботодавцю рахунок із готелю, чек РРО та квитанцію платіжного терміналу із зазначенням усіх необхідних реквізитів*. На додаток до цього у роботодавця є виписка з рахунку підприємства, до якого емітована корпоративна платіжна картка, що використовувалася. Але такий повний набір документів буває не завжди.

* Перелік обов’язкових реквізитів документів, які підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів, наведено у п. 160 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164.

Припустимо, працівник оплачував якісь витрати через платіжний термінал та не взяв (або загубив) документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів. Тут якраз і стане в пригоді п.п. 170.9.2 ПКУ, згідно з яким вартість витрат при використанні платіжних інструментів засвідчується випискою з рахунку, до якого емітовано такий платіжний інструмент.

Тобто

І відсутність квитанції платіжного терміналу (та/або чека РРО) жодного значення не має.

А що з особистими платіжними інструментами?

Особисті платіжні картки

Якщо працівник надає детальну виписку зі свого банківського рахунку, якою підтверджується вартість здійснених ним витрат із застосуванням особистої платіжної картки, ситуація така сама, як і з корпоративними платіжними інструментами. Це достатня підстава визнати вартість здійснених витрат. Як ми згадували раніше, така виписка може бути як у паперовій, так і в електронній формі.

Але трапляються випадки, коли працівник відмовляється надавати виписку банку зі свого особистого рахунку. Ну не хоче він, щоб роботодавець знав, куди він витрачає кошти зі своєї картки. Як бути в такому разі?

На наш погляд, відсутність виписки не є підставою для невизнання витрат відрядженої/підзвітної особи та включення витраченої суми до її оподатковуваного доходу, якщо є інші підтвердні документи. Вважаємо, що документи, перелічені у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ (див. вище), є рівнозначними для цілей підтвердження вартості здійснених працівником витрат.

Так, наприклад, наявність транспортного квитка із зазначеною у ньому вартістю — достатня підстава для підтвердження суми витрат на його придбання. І не має значення, як здійснювалася оплата за квиток* (із застосуванням платіжної картки / її реквізитів чи готівкою).

* Нагадаємо: з 01.04.2023 у ПКУ вже не згадуються як обов’язкові розрахункові документи на придбання транспортних квитків.

Те саме стосується випадку, коли працівник надає, наприклад, чек РРО/ПРРО із зазначенням у ньому всіх необхідних реквізитів. Якщо з такого чека можна отримати всю необхідну інформацію про вартість здійснених витрат, то вважаємо, не обов’язково дублювати його випискою з особового рахунку працівника.

Щоправда, змушені попередити, що податківці з таким підходом можуть не погодитися. Вони до діла й не до діла цитують норми п.п. 170.9.2 ПКУ, які вимагають підтверджувати здійснені за допомогою платіжних інструментів витрати випискою з рахунку. Це може свідчити про відсутність у них узгодженої думки з цього питання.

Тому безпечнішим буде все ж таки отримати виписку з особистого рахунку працівника, до якого емітовано платіжний інструмент. Хоча б за той день, коли проведено відповідну видаткову операцію.