Заграничная командировка и аванс в гривне на личную карту работника

За границу с гривнями

На сегодня в действующем законодательстве прямого запрета на выдачу аванса на командировку на личную платежную карту работника не содержится.

А что касается валюты аванса на заграничную командировку, то здесь есть вопрос. О том, что аванс следует обязательно выдать (перечислить его на личную карту работника), прямо свидетельствует ст. 121 КЗоТ. В ней четко сказано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и назад и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

При этом, как видим, в ст. 121 КЗоТ прямо не указано, в какой валюте выдавать аванс на заграничную командировку. Учитывая это, получается, что

Этот вывод на сегодня подтверждает и п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59. В нем говорится, что предприятие должно обеспечить работника, которого отправляет в командировку за границу, авансом:

— или в национальной валюте государства, в которое отправляется работник;

— или в долларах США/евро;

— или в гривневом эквиваленте по официальному курсу Нацбанка, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета командировочных расходов.

Итак, даже сама Инструкция № 59, на которую так любят ссылаться фискалы, позволяет выдавать работнику аванс на командировку за границу в гривне.

Поэтому если предприятие перечислило своему работнику, который отправляется в командировку за границу, средства на личную карту в гривне, то оно не допустило никакого нарушения.

Дата аванса

Когда средства на командировку выдаются наличностью, то момент выдачи их под отчет определить не сложно. Это будет дата выдачи их из кассы работнику.

Если же средства перечисляются на личную карту работника, то вот здесь возникает вопрос:

На наш взгляд, если используется личная карта работника, то датой выдачи средств под отчет будет дата зачисления денежных средств на командировку на текущий счет работника в банке.

Как правило, она совпадает с датой списания средств с текущего счета работодателя. Документом, который подтверждает выдачу аванса, будет платежное поручение о перечислении денежных средств на личную карту работника.

Учитывая то, что вся сумма, перечисленная на личную карту работника, является выданной под отчет, работник после завершения командировки должен отчитаться (подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет) обо всей перечисленной на личный счет работника сумме*.

* Напоминаем, что с 01.04.2023 изменяются правила представления отчета: подавать его можно не всегда (подробнее см. «Отчитываемся о командировке по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).

Командировочные расходы

Когда в заграничную командировку отправляют работника и обеспечивают его авансом в гривне (а именно путем перечисления национальной валюты на личную карту работника), то сразу возникает вопрос:

Чтобы это понять, следует обратиться к основам валютного учета. Так, в соответствии с п. 5 НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» операции в иностранной валюте при первичном признании отражают в валюте отчетность путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу НБУ на дату осуществления операции (дату признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов).

Из этого следует, что в случае, когда аванс на заграничную командировку был выдан в иностранной валюте, то:

— проавансированные инвалютные расходы (в том числе суточные) перечисляем по курсу НБУ на дату выдачи аванса. Все дело в том, что именно на дату выдачи аванса в инвалюте происходит первичное признание валютной операции — возникает валютная задолженность работника перед предприятием;

— инвалютные расходы сверх суммы аванса, то есть на ту сумму, которая не была проавансирована, отражаем по курсу НБУ на дату утверждения расходов на командировку руководителем. Это объясняется тем, что такая валютная сумма впервые отразится в учете предприятия только на эту дату.

Учитывая эти правила, а также тот факт, что на личную карту работника, который отправляется в заграничную командировку, были перечислены гривни, а не валюта, считаем, что здесь должны действовать правила определения расходов для случая, когда расходы не были проавансированы в инвалюте.

То есть

Судите сами. На дату перечисления аванса в гривне на личную карту работника валютной операции еще нет. Такая валютная операция появляется в учете предприятия только на дату утверждения расходов на командировку руководителем. Поэтому расходы, фактически понесенные за рубежом работником, которому выдан аванс на командировку на личную карту в гривне, в том числе и суточные, пересчитываем по курсу НБУ на эту дату — дату утверждения расходов на командировку руководителем (п. 5 НП(С)БУ 21).

Комиссии банка

Несколько слов скажем о том, что когда работнику перечислили гривни для осуществления заграничной командировки на личную карту, то банк может взимать комиссию за снятие наличности, конвертацию валюты и т. п. Соответственно такая комиссия уменьшит остаток личных средств работника на его текущем счете.

Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 предприятие обязано компенсировать работнику комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карт, только при наличии документального подтверждения их оплаты.

Документом, который подтверждает такие расходы, может быть только выписка банка-эмитента платежной карты. Причем в новой редакции п.п. 170.9.1 НКУ выписка и/или сведения со счета теперь названы отдельно. Поскольку средства выдавались на личную карту работника, то, чтобы предприятие могло возместить такие расходы, работник должен добровольно предоставить предприятию выписку банка. Но предприятие не может требовать от работника предоставления такой информации. Ведь данные об обращении средств на личном счете работника — это его конфиденциальная информация.

Если работник предоставит выписку и там будут фигурировать снятые банком комиссионные платежи, то их предприятие должно компенсировать работнику*.

* Если при снятии наличности в банкомате за рубежом банк-нерезидент взимает свою комиссию, которая не выделена в выписке, то командированный должен прибавить чек банкомата для возмещения этой суммы.

При этом, на наш взгляд, делать это предприятие может без включения сумм возмещения в налогооблагаемый доход работника. Ведь такие расходы непосредственно связаны с командировкой.

Учет выдачи аванса на заграничную командировку в гривне