Закордонне відрядження і аванс у гривні на особисту картку працівника

За кордон із гривнями

На сьогодні в чинному законодавстві прямої заборони на видачу авансу на відрядження на особисту платіжну картку працівника не міститься.

А що стосується валюти авансу на закордонне відрядження, то тут є питання. Про те, що аванс слід обов’язково видати (перерахувати його на особисту картку працівника), прямо свідчить ст. 121 КЗпП. У ній чітко сказано, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

При цьому, як бачимо, у ст. 121 КЗпП прямо не вказано, у якій валюті видавати аванс на закордонне відрядження. Враховуючи це, виходить, що

Цей висновок на сьогодні підтверджує і п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59. У ньому говориться, що підприємство має забезпечити працівника, якого відправляє у відрядження за кордон, авансом або:

— у національній валюті держави, до якої відряджається працівник;

— у доларах США/євро;

— у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Нацбанку, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Отже, навіть сама Інструкція № 59, на яку так люблять посилатися фіскали, дозволяє видавати працівнику аванс на відрядження за кордон у гривні.

Тому якщо підприємство перерахувало своєму працівнику, який відправляється у відрядження за кордон, кошти на особисту картку у гривні, то воно не допустило жодного порушення.

Дата авансу

Коли кошти на відрядження видаються готівкою, то момент видачі їх під звіт визначити не складно. Це буде дата видачі їх із каси працівнику.

Якщо ж кошти перераховуються на особисту картку працівника, то от тут виникає запитання:

На наш погляд, якщо використовується особиста картка працівника, то датою видачі коштів під звіт буде дата зарахування грошових коштів на відрядження на поточний рахунок працівника у банку.

Як правило, вона збігається з датою списання коштів з поточного рахунку роботодавця. Документом, що підтверджує видачу авансу, буде платіжне доручення про перерахування грошових коштів на особисту картку працівника.

Враховуючи те, що вся сума, перерахована на особисту картку працівника, є виданою під звіт, працівник після завершення відрядження має відзвітувати (подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) щодо всієї перерахованої на особистий рахунок працівника суми*.

* Нагадуємо, що з 01.04.2023 змінюються правила подання звіту: подавати його можна не завжди (докладніше див. «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).

Витрати на відрядження

Коли у закордонне відрядження відправляють працівника і забезпечують його авансом у гривні (а саме шляхом перерахування національної валюти на особисту картку працівника), то відразу виникає запитання:

Щоб це зрозуміти, слід звернутися до основ валютного обліку. Так, відповідно до п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» операції в іноземній валюті при первинному визнанні відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті за курсом НБУ на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат).

З цього випливає, що у випадку, коли аванс на закордонне відрядження був виданий в іноземній валюті, то:

— проавансовані інвалютні витрати (у тому числі добові) перераховуємо за курсом НБУ на дату видачі авансу. Вся справа в тому, що саме на дату видачі авансу в інвалюті відбувається первинне визнання валютної операції — виникає валютна заборгованість працівника перед підприємством;

— інвалютні витрати понад суму авансу, тобто на ту суму, яка не була проавансована, відображаємо за курсом НБУ на дату затвердження витрат на відрядження керівником. Це пояснюється тим, що така валютна сума уперше відобразиться в обліку підприємства тільки на цю дату.

Враховуючи ці правила, а також той факт, що на особисту картку працівника, який відправляється у закордонне відрядження, були перераховані гривні, а не валюта, вважаємо, що тут мають діяти правила визначення витрат для випадку, коли витрати не були проавансовані в інвалюті.

Тобто

Судіть самі. На дату перерахування авансу у гривні на особисту картку працівника валютної операції ще немає. Така валютна операція з’являється в обліку підприємства тільки на дату затвердження витрат на відрядження керівником. Тому витрати, що фактично понесені за кордоном працівником, якому видано аванс на відрядження на особисту картку у гривні, в тому числі й добові, перераховуємо за курсом НБУ на цю дату — дату затвердження витрат на відрядження керівником (п. 5 НП(С)БО 21).

Комісії банку

Декілька слів скажемо про те, що коли працівнику перерахували гривні для здійснення закордонного відрядження на особисту картку, то банк може справляти комісію за зняття готівки, конвертацію валюти тощо. Відповідно така комісія зменшить залишок особистих коштів працівника на його поточному рахунку.

Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 підприємство зобов’язане компенсувати працівнику комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, повʼязані з використанням платіжних карток, тільки за наявності їх документального підтвердження оплати.

Документом, який підтверджує такі витрати, може бути тільки виписка банку-емітента платіжної картки. Причому у новій редакції п.п. 170.9.1 ПКУ виписка та\або відомості з рахунку тепер названі окремо. Оскільки кошти видавалися на особисту картку працівника, то щоб підприємство могло відшкодувати такі витрати, працівник має добровільно надати підприємству виписку банку. Але підприємство не може вимагати від працівника надання такої інформації. Адже дані про обіг коштів на особистому рахунку працівника — це його конфіденційна інформація.

Якщо працівник надасть виписку і там будуть фігурувати зняті банком комісійні платежі, то їх підприємство має компенсувати працівнику*.

* Якщо при знятті готівки у банкоматі за кордоном банк-нерезидент стягує свою комісію, яка не виділена у виписці, то відряджений має додати чек банкомату для відшкодування цієї суми.

При цьому, на наш погляд, робити це підприємство може без включення сум відшкодування до оподатковуваного доходу працівника. Адже такі витрати безпосередньо пов’язані з відрядженням.

Облік видачі авансу на закордонне відрядження у гривні