Предварительные замечания к статье:
— для определенности будем говорить о командировке за границу, потребность в которой возникла после 01.04.2023, то есть после вступления в силу новой редакции командировочного п. 170.9 НКУ (о первоапрельских изменениях в него читайте в статье «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25);
— невзирая на изменения в банковской нормативке, обусловленные Законом Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-IX, будем употреблять привычный для всех термин «корпоративная платежная карта» (сокращенно — КПК). На суть изложения это никоим образом не повлияет.
Особенности гривневого аванса на КПК
Во-первых, законность выдачи аванса на заграничную командировку хозрасчетными предприятиями не в иностранной, а в национальной валюте, в том числе перечислением его на КПК на сегодня, кажется, не отрицается никем. Если вы и до сих пор сомневаетесь — аргументы в статье «Как выдать аванс на загранкомандировку, если нет валютного счета» // «Налоги & бухучет», 2019, № 56.
Во-вторых, для использования гривневой КПК за рубежом технических препятствий тоже нет. При расчетах такой картой операции просто конвертируются в валюту страны пребывания. Стоит лишь перед выездом в командировку проверить, не заблокирована ли такая возможность банком или самим предприятием.
В-третьих, выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК. То есть при снятии работником наличности в банкомате или проведении безналичных расчетов с применением КПК.
В-четвертых,
при использовании за рубежом гривневой КПК фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу
Ведь в загранкомандировке работник несет расходы именно в валюте, а счет, к которому выпущена карта, — гривневый. Как эту особенность учесть в бухгалтерском учете предприятия?
Бухгалтерский учет
Приобретение валюты. При приобретении иностранной валюты всегда возникает разница между официальным курсом НБУ и рыночным курсом валюты, то есть тем курсом, по которому валюта приобретена. Такая разница не является курсовой.
Когда рыночный курс валюты выше чем официальный курс НБУ (обычно происходит именно так), разницу списывают в расходы (субсчет 942 «Расходы на куплю-продажу иностранной валюты»).
Если же вдруг случится, что банк проконвертирует валюту по рыночному курсу ниже официального, разница будет включена в состав доходов (субсчет 711 «Доход от купли-продажи иностранной валюты»).
Стоимость комиссионных услуг банка за приобретение иностранной валюты списывают в состав административных расходов, то есть на счет 92 (п. 18 НП(С)БУ 16 «Расходы»).
Командировочные расходы. Раз мы имеем дело с валютными операциями, то к ним следует применять правила учета валютных операций, установленные НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов», а именно:
— операции в валюте признают курсом НБУ на дату осуществления операции (п. 5 НП(С)БУ 21);
— в случае осуществления авансовых платежей в иностранной валюте стоимость полученных активов (работ, услуг) определяется по сумме авансового платежа с применением валютного курса НБУ на дату уплаты аванса (п. 6 НП(С)БУ 21).
Таким образом, в случае перечисления аванса на гривневую КПК расходы на командировку, понесенные в иностранной валюте, признают
на дату утверждения командировочных расходов руководителем*, однако по курсам НБУ, которые действовали на даты авансирования работника, то есть даты, когда работник снимал наличную инвалюту в банкомате или проводил расчеты в валюте с использованием КПК
* Об особенностях подачи отчетности после 01.04.2023 см. ниже.
Причем даже в тех случаях, когда снятие наличности / осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а приобретение валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой. В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333 «Денежные средства в дороге в национальной валюте» (Дт 372 — Кт 333), а расхождения, которые возникли из-за разных курсов НБУ на такие даты, закрывают проводками: Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719.
Заметьте: по валютным правилам такие суммы больше не пересчитывают (курсовые разницы здесь не возникают, поскольку задолженность работника — немонетарная статья).
Подача авансового отчета
Согласно новой редакции п. 170.9 НКУ
если подотчетное лицо применяло, в частности, КПК для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года авансовый отчет не составляется и не подается
Вместе с тем расходы, осуществленные подотчетным лицом, должен утвердить руководитель предприятия. Если нет авансового отчета, сделать это придется каким-то отдельным документом, например, приказом. Поэтому чтобы не приумножать лишние бумаги, рекомендуем пока что не отказываться от подачи авансового отчета во всех случаях получения работниками средств на командировку.
И еще одно. По новым правилам стоимость расходов при безналичных расчетах с использованием КПК удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета), который содержит информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирована КПК (п.п. 170.9.2 НКУ). Причем
с 1 апреля подавать такие документы и возвращать неиспользованные средства в такой ситуации можно будет до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки
А теперь — условный числовой пример.
Пример. Директор предприятия находился в заграничной командировке с 03.04.2023 по 07.04.2023. С помощью КПК, на которую предварительно было зачислено 50000 грн, он:
— приобрел билеты на проезд стоимостью 7000 грн;
— снял за рубежом в банкомате наличностью $400 — суточные из расчета 5 дней командировки х $80 (размер заграничных суточных, установленный приказом по предприятию);
— оплатил стоимость проживания в гостинице — $500.
10.05.2023 директор подал документы в подтверждение расходов в командировке, которые в этот же день были утверждены в сумме 7000 грн и $900.
В учете указанные операции отразятся так, как показано в таблице (курсы валют условные).
Использование гривневой КПК в заграничной командировке
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, $/грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Перечислены средства с текущего счета на счет, к которому выпущена КПК | 313/1 | 311 | 50000 |
| 2 | Приобретены подотчетным лицом билеты на проезд | 372 | 313/1 | 7000 |
| Использование КПК в командировке за рубежом (курс НБУ на 03.04.2023 — 36 грн/$) | ||||
| 3 | Снята с КПК наличная валюта в банкомате | 372 | 333 | $400 14400 |
| 4 | Оплачена с помощью КПК стоимость проживания в гостинице | 372 | 333 | $500 18000 |
| 5 | Заблокированы банком средства для приобретения валюты | 313/2 | 313/1 | 36500 |
| Приобретение валюты банком (курс НБУ на 04.04.2023 — 37 грн/$; коммерческий курс — 40 грн/$) | ||||
| 6 | Списаны средства для приобретения валюты ($900 х 40 грн/$) | 333 | 313/2 | $900 36000 |
| 7 | Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату приобретения валюты ($900 х (40 грн/$ - 37 грн/$)) | 942 | 333 | 2700 |
| 8 | Отражена разница между курсом НБУ на дату приобретения валюты и на дату использования КПК ($900 х (37 грн/$ - 36 грн/$)) | 949 | 333 | 900 |
| 9 | Отражена комиссия банка за приобретение валюты (сумма условная) | 92 | 313/2 | 360 |
| 10 | Разблокирован остаток средств на счете | 313/1 | 313/2 | 140 |
| Утверждение авансового отчета (курс НБУ на 10.05.2023 — 38 грн/$) | ||||
| 11 | На основании утвержденного авансового отчета и выписки банка расходы на командировку включены в состав административных расходов: | |||
| — стоимость проезда | 92 | 372 | 7000 | |
| — суточные | 92 | 372 | $400* 14400 | |
| — стоимость проживания | 93 | 372 | $500* 18000 | |
| * По курсу НБУ на дату выдачи аванса — 36 грн/$. | ||||
Выводы
- Валюту выдачи аванса на командировку для хозрасчетных предприятий законодательство не регламентирует. Поэтому такой аванс можно выдать и в гривнях, в том числе перечислением его на КПК.
- При использовании за рубежом гривневой КПК фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу.
- В случае перечисления аванса на гривневую КПК расходы на командировку признают на дату утверждения авансового отчета по курсам НБУ, которые действовали на даты авансирования работника.
