Как выдать аванс на загранкомандировку, если нет валютного счета

Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Июль, 2019/№ 56
В избранном В избранное
Печать
У предприятия нет валютного счета, а надо срочно отправить работника в загранкомандировку. Как обеспечить его валютой?

Валюта на командировку — только со счета

Операции по выплате/возврату средств на загранкомандировку относят к операциям, осуществляемым по текущему счету субъекта хозяйствования1 (СХ) (п.п. 16 п. 109 Положения № 52). Проводить расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу СХ могут и с использованием наличной иностранной валюты, снятой для этих целей с собственных текущих счетов (п. 42 Положения № 23). А вот торговля иностранной валютой в наличной форме (валютно-обменные операции) осуществляется только между уполномоченными учреждениями (в том числе банками) и физлицами (п. 13 Положения № 14).

1 К ним относят резидентов-юрлиц, физлиц-предпринимателей, представительства юрлиц-нерезидентов.

2 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5.

3 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2.

4 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 1.

То есть, как и прежде,

купить наличную валюту (например, в обменнике), тем самым обеспечив работника инвалютным авансом, предприятие не имеет права

Приобрести валюту можно только через банк и только при наличии валютного счета, документально подтвердив планируемые расходы (п.п. 1 п. 56 Положения № 5).

За нарушение валютных правил грозит штраф в размере до 100 % суммы операции, проведенной с нарушением валютного законодательства (ч. 4 ст. 14 Закона № 24735). Эта мера воздействия может быть применена фискалами в течение 6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через 3 года со дня его совершения (ч. 2 ст. 15 Закона № 2473).

5 Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII.

Предусмотрена и админответственность:

— за нарушение порядка осуществления валютных операций — в размере от 17000 до 51000 грн. (ст. 1621 КоАП);

— за нарушение порядка расчетов при осуществлении операций купли-продажи валюты — в размере от 51 до 102 грн. За повторное аналогичное нарушение в течение года — от 102 до 255 грн. (ст. 1551 КоАП).

Протокол о таком админнарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривает дело и налагает штраф суд (ст. 221 КоАП).

А можно без аванса?

Работодатель обязан выплатить командированному работнику денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточные расходы. Об этом сказано в ст. 121 КЗоТ. Поэтому направлять работника в командировку без выдачи аванса — значит нарушать трудовое законодательство.

Подтверждение этому находим в письмах Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.

Выявить такое нарушение могут инспекторы труда в ходе проверки. За невыдачу аванса:

— работодателю грозит трудовой штраф в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 4173 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ;

— должностным лицам предприятия (ФЛП) — в общем случае админштраф от 510 до 1700 грн. (см. ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП).

Выдаём в гривне

Поскольку приобретать валюту без валютного счета предприятию запрещено, а выдать работнику аванс необходимо, можно выдать его в гривне.

Ведь КЗоТ не содержит норм, которые бы обязывали выдавать работнику аванс именно в иностранной валюте. Нет каких бы то ни было ограничений на этот счет и в НКУ (загранкомандировочные расходы, проавансированные гривней, отражают в налоговом учете в общем порядке). Необходимость обеспечения командированных за границу работников именно валютой (страны, в которую направлен работник, или свободно конвертируемой) на нормативном уровне закреплена только для бюджетников (см. п. 5 разд. III Инструкции № 596, п. 5 постановления № 987). Так что хозрасчетники решают этот вопрос самостоятельно и прописывают свое решение в Положении о командировках.

6 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

7 Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98.

Гривневый аванс на загранкомандировку можно выдать:

— наличными денежными средствами либо

— в безналичной форме — путем перечисления на корпоративную платежную карту (КПК) или на личную карту работника.

Получив наличный аванс в гривне, работник вправе конвертировать ее в валюту любым способом: в обменке, положить на свою личную карту. В данном случае он действует не от имени предприятия, а от своего лица.

Если аванс выдан наличной гривней

В классическом варианте (если аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте):

— проавансированные инвалютные загранкомандировочные расходы пересчитывают по курсу на дату выдачи аванса (поскольку именно на дату выдачи аванса происходит первоначальное признание валютной операции — возникает валютная задолженность работника перед предприятием);

— инвалютные расходы сверх суммы аванса отражаем по курсу на дату утверждения авансового отчета (ведь такая валютная сумма впервые засвечивается в учете только на эту дату).

Но в вашем случае аванс выдается в гривне. Поэтому на дату перечисления аванса пересчитывать просто нечего (нет валютной операции).

Только на дату утверждения авансового отчета появятся основания отразить в учете понесенные работником валютные расходы. Значит, и пересчитать их нужно по курсу НБУ на эту дату (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 26).

В остальном отражение и оформление валютных командировочных расходов, проавансированных гривней, ничем не отличаются от аналогичных расходов, проавансированных иностранной валютой.

Пример 1. Работнику, направленному в загранкомандировку (продолжительность — 4 дня), выдан аванс в сумме 15000 грн. Загрансуточные на предприятии установлены в размере 1500 грн./сутки. По возвращении работник предоставил авансовый отчет, согласно которому документально подтвержденные расходы на проезд составили 250 €, расходы на проживание — 150 €. Курс НБУ на дату утверждения авансового отчета — 30 грн./€.

Таблица 1. Аванс наличной гривней и загранкомандировка

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, /грн.

Дт

Кт

1

Выдан аванс на загранкомандировку

372

301

15000

2

На основании утвержденного авансового отчета включены в состав расходов:

— суточные (1500 грн. х 4 дня)

92

372

6000

— расходы на проезд (250 € х 30 грн./€)

92

372

7500

— расходы на проживание (150 € х 30 грн./€)

92

372

4500

3

Погашена задолженность перед работником

372

301

3000*

* Задолженность перед работником погашена на дату утверждения авансового отчета.

Если аванс в гривне перечислен на личную карту работника

Точно так же, как и при выдаче аванса наличными, средства считаются выданными под отчет с момента их перечисления на карту работника: Дт 372 — Кт 311. Да и вообще порядок отражения загранкомандировочных расходов при перечислении гривневого аванса на личную карту работника будет полностью идентичен изложенному в примере 1.

Если аванс перечислен на гривневую КПК

Ни зачисление средств на КПК, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет. Выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК, т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.

Именно на эту дату (дату использования КПК с возможностью конвертации) фактически произойдёт приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу. Поэтому в случае перечисления аванса на гривневую КПК командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим на даты авансирования работника — дни снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных/осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой.

Заметьте: по «валютным» правилам такие суммы в дальнейшем не пересчитывают (курсовые разницы по ним не возникают, так как задолженность работника — немонетарная статья).

Пример 2. Директор предприятия находился в загранкомандировке с 20.05.2019 г. по 23.05.2019 г. На гривневую КПК 16.05.2019 г. перечислены денежные средства в сумме 20000 грн.

20.05.2019 г. директор оплатил с КПК 5000 грн. за билеты на проезд. А 21.05.2019 г. — $200 за проживание. Для оплаты счета банком 22.05.2019 г. были приобретены доллары США по коммерческому курсу 27,2 грн./$.

По возвращении из командировки директор составил авансовый отчет, который был утвержден 24.05.2019 г. в сумме 5000 грн. (расходы на проезд) + $200 (оплата за проживание) + 8000 грн. (суточные 2000 грн. х 4 дня).

Таблица 2. Использование гривневой КПК в загранкомандировке

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

$/грн., грн.

Дт

Кт

1

Перечислены средства на картсчет

313/1

311

20000

2

Приобретены работником билеты на проезд

372

313/1

5000

Использование работником КПК в командировке за границей

(курс НБУ на 21.05.2019 г. — 27,0 грн./$)

3

Потрачены средства на оплату за проживание

372

333

$200

5400

4

Заблокированы средства банком для покупки валюты

313/2

313/1

5600

Покупка валюты банком

(курс НБУ на 22.05.2019 г. — 27,1 грн./$; коммерческий курс — 27,2 грн./$)

5

Списаны средства для покупки валюты

($200 х 27,2 грн./$)

333

313/2

$200

5440

6

Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату покупки валюты

($200 х (27,2 грн./$ - 27,1 грн./$)

942

333

20

7

Отражена разница между курсами НБУ на дату приобретения валюты и на дату использования КПК

($200 х (27,1 грн./$ - 27,0 грн./$)

949

333

20

8

Отражена комиссия банка за покупку валюты

92

313/2

100

9

Разблокирован остаток гривень на счете

313/1

313/2

60

Утверждение отчета (курс НБУ на 24.05.2019 г. — 27,2 грн./$)

10

Отражены расходы на основании утвержденного отчета:

— на проживание

92

372

$200

5400

— на проезд

92

372

5000

— суточные

92

372

8000

11

Выданы суточные из кассы предприятия

372

301

8000

Если осталась непотраченная валюта

Может случиться так, что работник за границей снял с гривневой КПК валюту, но потратил ее не полностью. Как быть с таким непотраченным валютным остатком?

Поскольку предприятие валютного счета не имеет, то можно принять от работника валюту и оставить ее в кассе (кстати, в таком случае немонетарная задолженость работника трансформируется в монетарную, то есть на дату погашения её нужно будет пересчитать). Например, до следующей командировки. Или до момента, когда предприятие надумает открыть валютный счет. Если же вы не хотите возиться с валютой, то остаток неиспользованной суммы работник может вернуть в гривнях до или вместе с авансовым отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ).

А чтобы такой ситуации не возникло, еще до командировки лучше попросите работника снимать инвалютную наличность (сверх размера суточных) с осторожностью — под конкретные расходы. Или оплачивать их в командировке посредством КПК.

выводы

  • Купить наличную валюту (например, в обменнике), тем самым обеспечив работника инвалютным авансом, предприятие не имеет права.
  • Валюту выдачи аванса для хозрасчетников законодательство не регламентирует.
  • При выдаче гривневого аванса наличкой или перечислении на личную карту работника расходы пересчитывают по курсу НБУ на дату утверждения отчета.
  • В случае перечисления аванса на гривневую КПК командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета по курсам НБУ, действовавшим на даты авансирования работника.
  • Если у работника осталась непотраченная валюта, снятая с гривневой КПК, он может вернуть излишнюю сумму в гривнях.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд