Что возмещают. Чтобы предприятие могло без удержания НДФЛ и ВС возместить работнику расходы, понесенные им в командировке, он должен предоставить предприятию документы, которые подтверждают осуществление таких расходов.
Перечень документов, которые работник должен предоставить с целью подтверждения командировочных расходов (в том числе и проездных), обычное предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировке.
Обычно, формируя этот перечень, предприятия ориентируются на список документов из п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, наличие которых обеспечивает право не удерживать с возмещенных сумм НДФЛ и ВС.
Так вот, в этой норме НКУ:
— до 01.04.2023 среди документов, которыми следует подтвердить расходы на проезд, упомянуты были не только сам транспортный билет, но и посадочный талон (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на определенном виде транспорта), а также документ об оплате стоимости проезда;
— с 01.04.2023 среди документов, которыми подтверждают проезд, упомянуты только транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты). О том, что обязательно работник должен предоставить посадочный талон и расчетный документ на приобретение билета, речь уже не идет. Зато определено, что операции по счету, к которому эмитированы платежные инструменты, следует подтверждать выписками и/или сведениями из этого счета.
О нововведениях относительно подтверждающих документов читайте в статье «Нет документов — нет суточных» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.
Если транспортный билет оформлен должным образом и до 01.04.2023 с ним был подан документ на его приобретение, то проблем с возмещением его стоимости без уплаты НДФЛ и ВС быть не должно.
Если закралась ошибка. Другое дело, если в самом билете (чаще всего речь идет об авиабилетах) допущена ошибка. Дальше будем говорить о незначительных ошибках. Ведь в случае, когда в билете полностью указаны имя и фамилия другого лица, а не командированного работника, понятно, что возмещать стоимость такого билета нельзя. А те, кто решит это сделать, должны уплатить с суммы возмещения НДФЛ (с натуральным коэффициентом) и ВС.
Поговорим о случае, когда в билете имя или фамилия указаны не так, как в паспорте (например, букву «ю» в фамилии вместо IU указали YU и т. п.). Если такую ошибку бухгалтер выявит при проверке авансового отчета*, то сразу возникает вопрос с тем, можно ли возмещать стоимость такого билета работнику?
* Напоминаем, что с 01.04.2023 изменяются правила подачи отчета: подавать его можно не всегда, впрочем пока что советуем не отказываться от подачи во всех случаях (подробнее см. «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).
На наш взгляд, здесь все будет зависеть от того, будет ли такой билет действительным для авиакомпании, которая предоставляет услуги по перевозке пассажиров.
Дело в том, что на сегодня многие авиакомпании допускают к полету физлица, если в их авиабилете допущены ошибки. А именно
авиакомпании допускают к полетам физлиц, в билетах которых допущено до трех ошибок, если они не искажают или не полностью изменяют звучание их имени и фамилии
Поэтому тот факт, что в билете работника и в паспорте будет указана не та буква в фамилии, не говорит о том, что такой билет недействителен и работник не мог им воспользоваться.
Хотим заметить! Чтобы быть уверенным в том, что авиакомпания, которой путешествовал работник, признает билет действительным, если в нем допущена ошибка в имени или фамилии пассажира, которая их не изменяет кардинально, советуем позаботиться о наличии у вас подтверждения этого факта. Подтвердить этот факт можно, или распечатав правила компании, где об этом говорится, или получив у них ответ на запрос в отношении возможности путешествия лица с такими ошибками в билете.
А вообще, чтобы не было проблем, лучше не допускать таких ошибок. А если они были допущены, то перед вылетом их лучше исправить. Сделать это можно онлайн на сайте авиакомпании, позвонив по телефону в колл-центр авиакомпании или в самом аэропорту. Большинство авиакомпаний исправления вносят бесплатно. Хотя есть немногие, которые за это требуют определенную оплату.
В то же время есть случаи (об этом должна указывать авиакомпания в правилах своих перевозок), в которых ошибка в фамилии лица, собирающегося путешествовать в конкретные страны, может лишить права сесть в самолет. Вот если ваш работник принесет авиабилет с ошибкой в такую страну, то его стоимость лучше не возмещать. Ведь доказать в этом случае, что работник реально воспользовался услугами этой компании, не удастся.
Если предприятие решит все равно возместить стоимость такого билета, то такие суммы будут признаны дополнительным благом работника, с которого следует уплатить НДФЛ (с натуральным коэффициентом) и ВС.
