Що відшкодовують. Щоб підприємство могло без утримання ПДФО і ВЗ відшкодувати працівнику витрати, здійснені ним у відрядженні, він має надати підприємству документи, що підтверджують здійснення таких витрат.
Перелік документів, які працівник повинен надати з метою підтвердження витрат на відрядження (у тому числі й проїзних), звичайне підприємство встановлює самостійно в Положенні про відрядження.
Зазвичай, формуючи цей перелік, підприємства орієнтуються на список документів з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, наявність яких забезпечує право не утримувати з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ.
Так от, у цій нормі ПКУ:
— до 01.04.2023 серед документів, якими слід підтвердити витрати на проїзд, згадані були не лише сам транспортний квиток, але і посадковий талон (якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на певному виді транспорту), а також документ про оплату вартості проїзду;
— з 01.04.2023 серед документів, якими підтверджують проїзд, згадано тільки транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки). Про те, що обов’язково працівник повинен надати посадковий талон та розрахунковий документ на придбання квитка, мова вже не йде. Натомість визначено, що операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти, слід підтверджувати виписками та/або відомостями з цього рахунку.
Про нововведення щодо підтвердних документів читайте у статті «Немає документів — немає добових» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.
Якщо транспортний квиток оформлений належним чином і до 01.04.2023 з ним був поданий документ на його придбання, то проблем із відшкодуванням його вартості без сплати ПДФО і ВЗ бути не повинно.
Якщо закралася помилка. Інша справа, якщо в самому квитку (найчастіше мова йде про авіаквитки) допущена помилка. Далі будемо говорити про незначні помилки. Адже у випадку, коли у квитку повністю вказано ім’я та прізвище іншої особи, а не відрядженого працівника, то зрозуміло, що відшкодовувати вартість такого квитка не можна. А ті, хто вирішить це зробити, мають сплатити із суми відшкодування ПДФО (з натуральним коефіцієнтом) і ВЗ.
Поговоримо про випадок, коли у квитку імʼя або прізвище вказано не так, як у паспорті (наприклад букву «ю» у прізвищі замість IU вказали YU тощо). Якщо таку помилку бухгалтер виявить при перевірці авансового звіту*, то відразу виникає запитання з тим, чи можна відшкодовувати вартість такого квитка працівнику?
* Нагадуємо, що з 01.04.2023 змінюються правила подання звіту: подавати його можна не завжди, втім поки що радимо не відмовлятися від подання в усіх випадках (докладніше див. «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).
На наш погляд, тут усе залежатиме від того, чи буде такий квиток дійсний для авіакомпанії, яка надає послуги з перевезення пасажирів.
Річ у тому, що на сьогодні багато авіакомпаній допускають до польоту фізосіб, якщо у їхньому авіаквитку допущено помилки. А саме
авіакомпанії допускають до польотів фізосіб, у квитках яких допущено до трьох помилок, якщо вони не викривляють або не повністю змінюють звучання їх імені та прізвища
Тому той факт, що у квитку працівника і в паспорті буде вказана не та літера у прізвищі, не говорить про те, що такий квиток недійсний і працівник не міг ним скористатися.
Хочемо зауважити! Щоб бути впевненим у тому, що авіакомпанія, якою подорожував працівник, визнає квиток чинним, якщо у ньому допущена помилка в імені чи прізвищі пасажира, яка їх не змінює кардинально, радимо попіклуватися про наявність у вас підтвердження цього факту. Підтвердити цей факт можна, або роздрукувавши правила компанії, де про це говориться, або отримавши у них відповідь на запит щодо можливості подорожі особи з такими помилками у квитку.
А взагалі, щоб не було проблем, краще не допускати таких помилок. А якщо вони були допущені, то перед вильотом їх краще виправити. Зробити це можна онлайн на сайті авіакомпанії, зателефонувавши до кол-центру авіакомпанії чи в самому аеропорту. Більшість авіакомпаній виправлення вносять безкоштовно. Хоча є деякі, які за це вимагають певну оплату.
Водночас є випадки (про це має зазначати авіакомпанія у правилах своїх перевезень), в яких помилка у прізвищі особи, що збирається подорожувати до конкретних країн, може позбавити права сісти у літак. От якщо ваш працівник принесе авіаквиток з помилкою до такої країни, то його вартість краще не відшкодовувати. Адже довести в цьому разі, що працівник реально скористався послугами цієї компанії, не вдасться.
Якщо підприємство вирішить все одно відшкодувати вартість такого квитка, то такі суми будуть визнані додатковим благом працівника, з якого слід сплатити ПДФО (з натуральним коефіцієнтом) і ВЗ.
