Фактически такая ситуация содержит два вида вопросов. Первый касается возможных налоговых проблем, второй — проблем соблюдения валютного законодательства. Рассмотрим их по очереди.
С позиции НКУ: расходы на командировку или хознужды?
В НКУ таким ситуациям посвящен п.п. 170.9.1, который предполагает налогообложение излишне израсходованных сумм, выданных под отчет:
— на командировку (которые превышают суммы, рассчитанные согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ);
— для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало (облагается налогом сумма, превышающая сумму фактических расходов плательщика налога на выполнение таких действий, — п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ).
Теоретически приведенные в вопросе расходы можно квалифицировать двояко: и как расходы водителя на заграничную командировку (которые подпадают под п.п. «а»), и как расходы на выполнение отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет Общества, то есть — на хознужды (п.п. «б»).
Расходы на командировку?
Поскольку перечень расходов на проезд в командировке НКУ подробно не определен, то здесь справочно обращаются к Инструкции № 59*. Нормы ее, напомним, обязательны для выполнения лишь для государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. То есть для хозрасчетных предприятий, которым является и наше Общество, применение этого норматива не обязательно. Но в целом на практике в случаях, когда определенные расходы трудно идентифицировать как командировочные расходы, по аналогии используют и ее нормы.
Отметим, что при заграничной командировке на служебном автомобиле п. 12 разд. III Инструкции № 59 предусматривается возмещать работнику кроме расходов на ГСМ также — прочие расходы: связанные с техническим обслуживанием (ТО), стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. В то же время
при формальном подходе расходы, связанные с ТО авто, не охватывают также и расходы на его ремонт
Такой вывод может происходить из норм Положения о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденного приказом Минтранса от 30.03.98 № 102. Конечно, если только не трактовать приведенный там термин «техническое обслуживание» широко — как такой, который охватывает и ремонт. Но доказать такое будет непросто, потому что по тексту этот норматив по большей части отделяет ремонт от ТО.
В то же время, при неформальном подходе, стоило бы все эти расходы считать командировочными расходами (тем более, что Инструкция № 59 справочная). К тому же на практике нередко одновременно предоставляются автообслуживающие услуги и по ремонту, и по ТО того же автомобиля. Да и уплачиваются одной суммой. Следовательно, если только расходы на ТО это — командировочные расходы, а остальные на ремонт — нет, получается очень «логично» и «удобно»…☹ Если те или иные расходы под ТО не подвести, то формально речь идет уже не о командировочных расходах, а о расходах на хозяйственные нужды.
Расходы на хознужды
Значит если это — не расходы «на командировку», они должны квалифицироваться как расходы на «выполнение отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица» (в нашем случае — Общества).
Ведь водитель выполняет в командировке за рубежом задание Общества, и как его выполнить, если авто за рубежом сломалось? Ремонтировать его водителю за свои деньги без компенсации? Конечно, нет, потому что он в этой ситуации действует именно от имени, в интересах и за счет работодателя (Общества). Поэтому расходы, понесенные в связи с выполнением трудовой функции, при условии подтверждения их целесообразности и обоснованности, Общество должно водителю возместить поверх командировочных расходов. И такие
суммы компенсации, поскольку они подтверждены документально, не могут считаться доходом (дополнительным благом) рабочего-водителя и облагаться НДФЛ и ВС
В том числе и в случае оплаты водителем ремонта за счет собственных инвалютных средств.
Конечно, право на учет израсходованных подотчетных сумм (получение возмещения в случае затраты собственных средств) работник получит лишь в случае предоставления им авансового отчета и первичных документов, которые подтверждают понесенные им расходы на ремонт. Возможно, чтобы было меньше вопросов на проверках, не помешает в Положении или в приказе о командировке указать, что в случае поломки авто во время командировки (в том числе за рубежом) водителю поручается заказывать и оплачивать ремонт авто за счет Общества, а в случае нехватки средств также и за собственный счет водителя с дальнейшей компенсацией ему таких расходов.
С позиции валютного законодательства
Нарушают ли такие инвалютные расчеты водителя за рубежом нормы украинского валютного законодательства? Если да, какие возможны последствия? И что делать в этой ситуации, чтобы их избежать? Здесь тоже есть пакет вопросов и нюансов.
Что разрешено оплачивать наличностью. Расчеты между резидентами и нерезидентами по текущим торговым операциям должны осуществляться исключительно через банки (п. 31 Положение № 2*). Но отдельные разрешения на использование наличной иностранной валюты за рубежом содержатся в пп. 42 и 43 Положения № 2.
Пункт 42 позволяет резидентам — юрлицам и ФЛП для проведения расчетов по обеспечению командировочных расходов работников за границу использовать наличную инвалюту, снятую для этих целей с собственных текущих счетов. Но не исключаем, что в командировочные расходы фискалы примут только расходы на ТО авто за рубежом.
Однако п. 43 Положения № 2 еще позволяет юрлицам-резидентам* и представительствам юрлиц-нерезидентов использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов (!) для осуществления расчетов по оплате эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом.
* В этой норме ФЛП уже почему-то не упоминаются… ☹
Здесь заодно напомним, что постановление № 18* во время военного положения запрещает снимать со счета наличную инвалюту в размере, который превышает эквивалент 100000 грн в день (некоторые исключения из этого правила см. в п. 5 этого документа). Но это суммовое ограничение касается только снятия, а не расходования наличной инвалюты, снятой с текущего счета! То есть сумма расходов (в т. ч. дневная) подотчетных инвалютных наличных денег не ограничена.
Оплата наличностью водителя. Что касается расходования подотчетным лицом (водителем) в упомянутых случаях собственной наличной инвалюты, то п. 43 Положения № 2 о нем не упоминает. В то же время ни у кого нет сомнений в отношении законности расчетов, когда командированный за границу собственной инвалютой оплачивает расходы на командировку. А в п. 42, как и в п. 43, Положения № 2 тоже речь идет лишь о наличной инвалюте с текущих счетов, а о таких расчетах не упоминается! Однако командировочные расходы точно не относятся к торговым операциям… Не слишком проясняет такую ситуацию и устаревшее письмо НБУ от 17.06.2016 № 25-0004/51559, его выводы можно понять и как фискальные.
Поэтому лучше, чтобы водитель собственной инвалютой за ремонт авто не рассчитывался. Иначе — если проведете в учете и компенсируете ему эти расходы, есть риск, что в таком расчете фискалы увидят нарушение валютного законодательства и попробуют применить к вам штрафы (см. ниже). Если же компенсация уже состоялась, настаивайте на том, что эти расходы являются командировочными расходами (а именно — расходами на проезд), ведь, как мы уже отмечали, Инструкция № 59 справочная и должна суживать перечень расходов только госслужащим.
Заодно напомним, что в случае оплаты водителем собственной инвалютой компенсация таких расходов ему выплачивается исключительно в гривне! И как указывают налоговики в БЗ 109.19 — по курсу НБУ на день погашения задолженности*…
* Хотя в п. 19 разд. III Инструкции № 59, который прямо цитируется в упомянутой консультации, речь идет о применении курса НБУ на день утверждения авансового Отчета. Но это обязательно лишь для бюджетных и госструктур.
Можно ли оплатить наличностью именно ремонт? В то же время некоторые придирчивые фискалы могут зайти с другой стороны. А именно: попробовать поставить под сомнение, применим ли к нашей ситуации не только «командировочный» п. 42, но и «эксплуатационный» п. 43 Положения № 2. Поэтому давайте рассмотрим вопрос,
охватывает ли понятие «эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств» также и расходы на их ремонт?
У нас здесь сомнений нет. Однако поскольку это прямо не прописано и «с поправкой» на прихоти контролеров, здесь возможны два подхода.
Первый — фискальный: не охватывает. Его апологеты (конечно, фискалы) считают, что эксплуатационные расходы ремонтные не включают. Каких-то аргументов в отношении этого не приводят, заявляя, что здесь речь идет лишь о расходах на ТО. (Хотя расходы на ТО, напомним, входят в командировочные расходы…) Поэтому слишком осторожные хозсубъекты, по-видимому, не станут тратить наличную инвалюту на ремонт авто за рубежом, а оплатят иным способом…
Второй — нормальный: конечно, охватывает. Как вы поняли, мы придерживаемся именно его. И приведем аргументы в его пользу.
Зададим вопрос: можно ли эксплуатировать поломанное авто? Конечно, нет. Поэтому вопрос — «связаны ли расходы на ремонт авто с его эксплуатацией?» — считаем риторическим. Следовательно, если наличность на ремонт за рубежом уже израсходована, в случае возникновения проблем при проверке задайте проверяющим эти вопросы.
И главное: напомните им, что в специальном нормативе — Правилах эксплуатации колесных транспортных средств, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 26.07.2013 № 550, есть термины «техническая эксплуатация» и «содержание транспортных средств» (см. пп. 23 и 26 п. 6 Правил). Эти термины четко подтверждают, что «эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием» включают и ремонт транспортных средств. Во втором из них «ремонт» даже прямо упоминается! Фактически этот тезис подтверждает и упомянутое выше письмо НБУ.
Еще один вопрос, который стоит задать фискалам. Расходы на ТО авто, как мы отмечали, входят в командировочные расходы, упомянутые в п. 42. Поэтому зачем для этих расходов прописывать еще и отдельный пункт (43) в Положении № 2?. Конечно, в п. 43 имеются в виду не только расходы на ТО, но и любые другие эксплуатационные расходы, включая и расходы на ремонт.
Если проверяющие и здесь не угомонятся, покажите им постановление Львовского апелляционного админсуда от 19.09.2018 № 876/11645/17 по делу № 803/1363/17. Там речь идет именно о расходах, понесенных за рубежом на ремонт авто. Из контекста этого постановления явно следует, что, по мнению судей, «эксплуатационные расходы, связанные с обслуживанием транспортных средств» включают и расходы на их ремонт!
Кроме того, по этому делу судьи не считают нарушением валютного законодательства расчет с нерезидентом за ремонт авто и той наличной инвалютой, которая не была снята с текущего счета хозсубъекта (ФЛП). Это может помочь и в случаях оплаты ремонта собственной наличностью водителя — если фискалы поставят под сомнение законность такого расчета…
Возможно, и это не убедит проверяющих, поэтому на всякий случай читайте дальше.
Каковы риски и делать ли что-то?
Возможные последствия. Если в этом случае все-таки станут инкриминировать нарушение валютного законодательства, то Обществу будет угрожать штраф в размере 25 % от суммы такого расчета (п. 5 Порядка № 524*). А если найдут «виновное» должностное лицо — возможен и админштраф в размере от 17000 до 51000 грн (ст. 1621 КУоАП).
Стоит ли что-то делать? Ответ на этот вопрос зависит от того, насколько вы уверены, что при будущей проверке убедите проверяющих в отсутствии нарушения и/или готовы обжаловать возможные штрафы.
Если вы ну слишком осторожны, то, возможно, не проводите эти расходы, а оформите «возврат неизрасходованной» инвалюты в кассу. Можно не «возвращать», а сделать невозвращенную сумму доходом водителя, хотя это как-то слишком (особенно, если сравнить размер валютного штрафа с размером НДФЛ, ВС и не отраженными в учете расходами, которые уменьшают налоги)…
А если водитель потратил собственную инвалюту, то очень осторожный бухгалтер каким-то другим способом компенсирует водителю эти расходы…
В конце очень хотелось бы посоветовать НБУ наконец уладить эту «бородатую» проблему, тем более, что в нынешних обстоятельствах сделать это очень даже необходимо.
Выводы
- Если водитель за рубежом потратил средства на ремонт служебного авто, их, скорее, квалифицируют как расходы не «на командировку», а «на хознужды». Сумма компенсации таких расходов (при наличии подтверждающих документов) не является доходом водителя.
- Если же водитель потратил на оплату ремонта авто наличную инвалюту, полученную под отчет (снятую со счета), есть аргументы доказать законность такого расчета. Но помните, что со счета предприятия в день можно снять инвалюты наличностью не больше экв. 100000 грн.
- Если за ремонт авто водитель рассчитается в любой сумме с корпоративной карты, то нормы валютного законодательства точно не будут нарушены.
