В бухгалтерской практике название «Объединенный отчет» закрепилось за Налоговым расчетом сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет, Расчет).
Заметим, что Минфин приказом от 02.03.2023 № 113 изменил форму Налогового расчета. Этот приказ вступил в силу с 05.05.2023. Поэтому согласно абзацу второму п. 46.6 НКУ
первым отчетным периодом, за который необходимо подать Налоговый расчет по новой форме, должен быть ІІІ квартал 2023 года
Таким образом, в настоящее время для исправления НДФЛ/ВС/ЕСВ-ошибок используем старую форму Налогового расчета, утвержденную приказом Минфина от 13.04.2015 № 4 (в редакции приказа Минфина от 04.07.2022 № 189).
Рассмотрим правила исправления ошибок, которые выявлены после истечения предельного срока подачи Налогового расчета.
Общие правила исправления
Правило 1. Принятая отчетность, которую необходимо откорректировать, остается действующей на момент исправления ошибки. Система, при которой следующий отчет затирает предыдущий, здесь НЕ работает.
То есть сданная до окончания предельного срока подачи отчетность по ЕСВ, НДФЛ и ВС, которая принята налоговиками и прошла все контроли, в том числе во время загрузки в реестры страхователей и застрахованных лиц, навеки «цементируется» в системе. У вас нет возможности «забить» ее новой отчетностью. Вы можете лишь откорректировать ее необходимые реквизиты и показатели.
Правило 2. В общем случае, корректировка поданного Налогового расчета (с типом «Звітний» и/или «Звітний новий») после истечения сроку его подачи осуществляем с помощью Налогового расчета с типом «Уточнюючий». Вместе с тем, в отдельных случаях ошибки прошлых периодов, которые допущены в Д1, можно исправить в Расчете за текущий отчетный период (см. ниже).
Правило 3. Если исправляем ошибку с помощью уточненки, то она должна содержать непосредственно сам Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» и только те приложения к нему, в которых проводится корректировка.
Правило 4. Табличная часть уточняющих приложений должна содержать информацию только по строкам с показателями или суммами НДФЛ, ВС, ЕСВ, которые уточняются/исправляются.
От общих правил — к конкретике.
Заглавная часть Расчета
Сразу скажем, что откорректировать здесь мало что удастся. Причина — в механизме исправления ошибок, который прописан в п. 8 разд. V Порядка заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета.., утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4). В нем указано: для проведения корректировок налогоплательщику необходимо сформировать и подать Расчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий», в заглавной части которого следует заполнить строки 01 — 06.
Поэтому, например, при необходимости работодатель / налоговый агент может откорректировать показатель строки 032 «Кодифікатор адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад» заглавной части Налогового расчета. Однако здесь есть нюанс. Откорректировать показатели этой строки можно только в случае одновременной корректировки любой ошибки в табличной части 4ДФ. Отдельная корректировка строки 032 Порядком № 4 не предусмотрена.
А вот строки 07 — 09 и количественные строки 10 (101 — 110) заглавной части откорректировать вообще не получится. Пенсионный фонд настаивает, что показатели этих строк корректировке не подлежат. В результате поступает квитанция 2 с отказом. Поэтому здесь лучше не ошибаться.
Переходим к исправлению ошибок в Д1.
Корректируем Д1
В первую очередь надо помнить, что механизм исправления ошибок в Д1 Объединенного отчета после истечения предельного срока его подачи зависит от вида ошибки. Условно ошибки в Д1 можно разделить на суммовые (ошибки в базе и суммах ЕСВ) и несуммовые ошибки (ошибки в других реквизитах Д1). Кроме того, если имеем дело с несуммовыми ошибками, то дополнительно следует учитывать цель корректировки.
От вида ошибки и цели корректировки будет зависеть принцип корректировки поданного Д1: с помощью признака «0, 1» или кода типа начислений (далее — КТН) «2, 3».
Рассмотрим, когда работает признак «0, 1», а когда КТН «2, 3».
Признак «0, 1». Вы сформировали строку со сведениями на работника. Сдали отчетность. Однако впоследствии выявили, что в такой строке допущена несуммовая ошибка.
Исправляем несуммовую ошибку следующим образом. Формируем Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за тот налоговый период, в котором ошиблись, и Д1 к нему.
В Д1 повторяем ошибочную строку и в графе 25 «Ознака (0, 1)» проставляем признак «1» — строка на исключение. Дальше формируем еще одну строку с правильной информацией и в графе 25 проставляем признак «0» — строка на добавление. То есть изменяем ошибочную строку на правильную.
Пример 1. Работодатель в Д1 за декабрь 2022 года ошибочно не указал в графе 13 количество дней без сохранения зарплаты (работник находился в отпуске за свой счет 10 к. дн. с 1 по 10 декабря). Ошибка выявлена и исправляется в мае 2023 года.
Работодатель сформирует Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за IV квартал 2022 года и Д1 за декабрь к нему. Корректирующее Д1 будет заполнено так, как показано на рис. 1.
Если же нужно (1) изъять излишне внесенную строку в уже поданном Д1 или (2) добавить потерянную строку, то исправление проводим по принципу, который используем для исправления суммовых показателей, а именно с помощью КТН «2, 3». Возможно, это не совсем правильно с точки зрения методологии, однако это единственно возможный вариант исправления таких ошибок.
КТН «2, 3». С помощью КТН «2, 3» можно исправить любую суммовую ошибку в Д1, а также добавить/удалить строки без суммовых показателей, которые были пропущены/излишне указаны в ранее поданном Д1. Причем исправить такие ошибки можно:
— вариант 1 — с помощью Налогового расчета с типом «Уточнюючий», сформированного за тот отчетный период, в котором допущена ошибка. Он будет содержать непосредственно сам Расчет и приложение Д1 к нему с корректирующими строками;
— вариант 2 — в составе Расчета за текущий квартал с типом «Звітний».
Независимо от того, какой вариант вы изберете, порядок исправления будет одинаковым. В Д1 формируете строку на работника, в отношении которого ошиблись, указывая среди прочего в графе 10 — месяц и год, за который исправляете ошибку, а в графе 09:
— КТН «2», если доначисляете базу и/или ЕСВ или добавляете строку, которая не была указана в поданном Д1;
— КТН «3», если уменьшаете базу и/или ЕСВ или нужно удалить лишнюю строку из ранее поданного Д1. Обратите внимание: если уменьшаете базу/сумму ЕСВ, то показатели в графах 16 — 20 указываете без знака «минус». Вместо него — КТН «3», который говорит о том, что следует уменьшить базу и/или ЕСВ в ранее поданном Д1.
Остальные графы заполняете в общем порядке.
Внимание!
В случае исправления ошибки с помощью КТН «2» или «3», графу 25 «Ознака (0, 1)» не заполняем
Из корректирующего Д1 суммовые показатели переносим в разд. І Налогового расчета, а именно в графы 4 (4.1 — 4.4.3) — если увеличили сумму начислений по ЕСВ, или же в графы 6 (6.1 — 6.4.3) — если уменьшили. Также при необходимости рассчитываем и заполняем графы 5, 5.1 с пеней.
Пример 2. В Д1 за июнь 2022 года ошибочно не указали работника, с которым весь месяц было приостановлено действие трудового договора. Ошибку выявили и исправляют в мае 2023 года.
Работодатель сформирует Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за ІІ квартал 2022 года и Д1 за июнь к нему. В Д1 сформирует одну строку со сведениями на потерянного работника и в графе 09 укажет КТН «2» (см. рис. 2).
Пример 3. Формируя Объединенный отчет за І квартал 2023 года, предприятие в Д1 за февраль не отразило разницу между фактической базой начисления ЕСВ, определенной по основному работнику, и минзарплатой (разница — 700,00 грн, ЕСВ — 176 грн). Ошибка исправляется в мае 2023 года.
Предприятие сформирует Налоговый расчет за І квартал 2023 года с типом «Уточнюючий» и Д1 к нему. Обратите внимание, что суммовые сведения из Д1 будут отражены в разд. І Налогового расчета (см. рис. 3).
Еще один важный момент. Если после окончания периода для подачи отчетности за соответствующий квартал необходимо одновременно исправить суммовые и несуммовые ошибки, допущенные в строке, сформированной на застрахованное лицо, то действуете так. Сначала формируете и подаете Налоговый расчет с типом «Уточнюючий», в котором исправляете несуммовые ошибки. Потом проводите исправление суммовой ошибки.
Работаем с ошибками в 4ДФ
Для исправления ошибок в 4ДФ формируем Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» за тот период, в котором была допущена ошибка, и 4ДФ к нему.
В «шапке» корректирующего 4ДФ количественные реквизиты 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» и 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)» должны отвечать тем, которые были указаны в ранее поданном 4ДФ, который сейчас корректируем. Исключение — ситуация, когда эти реквизиты также следует откорректировать.
Если корректируем разд. І 4ДФ, то указываем в нем информацию только по тем строкам, которые уточняются/добавляются/исключаются. Корректировку проводим с помощью графы 10 «Ознака (0, 1)».
Для исключения одной ошибочной строки из поданной отчетности повторяем все графы такой строки и в графе 10 указываем «1» — строка на исключение.
Для введения новой или пропущенной строки заполняем полностью все ее графы и в графе 10 указываем «0» — строка на введение.
Для замены ошибочной строки на правильную формируем две строки. Первую — повторяем ошибочную строку и в графе 10 ставим отметку «1» — на исключение. Вторую — строку с правильными данными, в графе 10 которой — «0» — строка на введение.
Пример 4. Налоговый агент арендует у обычного физлица легковой автомобиль (ежемесячная сумма аренды — 5000 грн, признак дохода «127») и нежилое складское помещение (ежемесячная сумма аренды — 8000 грн, признак дохода «196»). При формировании Объединенного отчета за І квартал 2023 года он ошибочно отразил в 4ДФ за март арендную плату общей суммой (13000 грн) с признаком дохода «196». Ошибка исправляется в мае 2023 года.
Для исправления ошибки налоговый агент сформирует за І квартал 2023 года с типом «Уточнюючий» Налоговый расчет и 4ДФ к нему. В разд. І 4ДФ будет 3 корректирующих строки. Первая строка — на исключение, в которой повторяем информацию из ошибочной строки (признак «1» в графе 10). Вторая и третья строки — на введение (признак «0» в графе 10), в которых будет указана отдельно сумма аренды автомобиля и сумма аренды помещения с соответствующими признаками дохода (см. рис. 4).
Двигаемся дальше и поговорим о корректировке в Д5.
Исправляемся в Д5
Д5 Налогового расчета предназначено для отражения сведений о трудовых (гражданско-правовых) отношениях с застрахованными лицами. Ошибки, которые допустили в Д5, корректируем так же, как и ошибки в 4ДФ.
Итак, за тот период, в котором была допущена ошибка, формируем Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» и Д5 к нему. Для того, чтобы:
— исключить лишнюю строку в поданном Д5, — повторяем его и в графе 20 «Ознака 0, 1» указываем «1»;
— добавить забытую строку, — формируем ее и в графе 20 указываем «0»;
— исправить ошибочные сведения, — формируем 2 строки. В одной полностью повторяем информацию из ошибкой и в графе 20 Д5 проставляем «1» — строка на исключение. Во второй — указываем правильную информацию и в графе 20 указываем «0» — строка на введение.
Пример 5. Предприятие в Д5 Налогового расчета за І квартал 2023 года допустило ошибки в названии должности работника. Ошибка исправляется в мае 2023 года.
Формируем за І квартал 2023 года Налоговый расчет с типом «Уточнюючий» и Д5 к нему. В табличной части Д5 указываем 2 строки (см. рис. 5). Одну — на исключение (повтор строки с ошибкой и в графе 20 признак «1»), вторую — на добавление (строка с правильными данными и в графе 20 признак «0»).
Выводы
- Способ исправления ошибок в принятом Налоговом расчете зависит от показателя, который корректируется.
- Несуммовые ошибки в строках Д1 и все ошибки в табличных частях 4ДФ и Д5 исправляем, используя принцип «Ознака 0, 1».
- Суммовые ошибки в Д1 исправляем с помощью КТН «2», если увеличиваем базу начисления или сумму ЕСВ, или КТН «3» — если уменьшаем базу или сумму ЕСВ.
- КТН «2» поможет добавить в Д1 строку без суммовых показателей, которая была потеряна, КТН «3» — исключить лишнюю строку без суммовых показателей.
