Заявление-расчет сформирован и подан в ПФУ. Финансирование получено. И обычно именно после этого бухгалтеры находят ошибки. Это может быть ошибка в сумме пособия (суммовая ошибка) или же в информации о застрахованном лице (несуммовая ошибка).
Исправляться? Однозначно! Даже если сумма пособия занижена. Дело в том, что, кроме ПФУ, предоставление выплат по листкам нетрудоспособности проверяет Гоструда. Поэтому зачем вам лишние неприятности? Рассмотрим порядок действий страхователя.
Больничные занижены
Работнику начислены и выплачены больничные или пособие по беременности и родам в меньшей сумме, чем нужно. Поэтому есть потребность получить дополнительное финансирование от ПФУ.
Первый вопрос, который возникает: учитывать ли срок давности в отношении оплаты больничного листа? Профинансирует ли ПФУ «просроченные» больничные? Действительно, ч. 5 ст. 24 Закона № 1105* определено, что страховые выплаты, предусмотренные данным Законом, осуществляются в случае, если обращение за их назначением поступило не позже 6 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности, окончания отпуска в связи с беременностью и родами, со дня смерти застрахованного лица или члена его семьи.
* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.
Однако в рассматриваемом случае обращение уже произошло, но сумма больничных или пособия по беременности и родам была определена неправильно (занижена). А следовательно, сейчас, принимая решение о доначислении, не волнуйтесь: работник имеет право получить недоплаченную сумму больничных/пособия. Как действуем?
Шаг 1 — исчисляем правильную сумму больничных (пособия по беременности и родам) и определяем сумму, которую следует доначислить. Составляем бухсправку, проводим доначисление в бухучете.
Шаг 2 — формируем в электронном кабинете страхователя на портале ПФУ в разделе «Заява-розрахунок» корректирующее заявление-расчет на увеличение.
Выбираем на главной странице раздел «Заява-розрахунок». В появившемся окне нажимаем:
1) «Пошук» и из списка копируем номер заявления-расчета, которое корректируем;
2) «Створити нову» — «Корегуюча ЗР». В предложенном поле указываем скопированный номер заявления-расчета, которое корректируем, и нажимаем «Продовжити». Дальше выбираем тип корректировки «Корегування збільшення» и нажимаем «Продовжити». В таблице «Додаток про тимчасову непрацездатність» нажимаем карандаш и вносим правильную информацию:
в поле «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» и «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» указываем полную правильную сумму
То есть не разницу, а полную сумму с учетом корректировки.
Дальше в поле «Причина розбіжності суми» выбираем причину из списка предложенных, а если не нашли, вписываем ее самостоятельно в поле Причина розбіжності суми — інше». Нажимаем «Продовжити» — «Сформувати заяву-розрахунок», а после его проверки — «Підписати та відправити в ПФУ».
Больничные завышены
Что случилось? Страхователь ошибочно подал заявление-расчет или указал в заявлении-расчете завышенную сумму нетрудоспособных выплат. Излишне полученные средства следует вернуть ПФУ и откорректировать ошибочное заявление-расчет. Действуем так.
Шаг 1 — определяем излишне начисленную сумму и составляем бухсправку.
О возможности удержать излишнюю сумму с работника. Как показывает практика, в большинстве случаев бухгалтеры допускают несчетные ошибки. Пример несчетной ошибки — неправильный расчет больничных в связи с неправильным применением положений Закона № 1105 или Порядка вычисления средней заработной платы.., утвержденного постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266. В таком случае вернуть излишне полученное работник может исключительно по доброй воле.
Самостоятельно отчислить с зарплаты работника переплату работодатель не имеет права. И все это из-за положения ст. 1215 ГКУ, в которой прописано, что не подлежат возврату безосновательно приобретенные больничные, если их выплата проведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.
Что же делать в такой ситуации? Договариваться с работником и получать от него заявление на отчисление излишне выплаченных сумм или же, если с работником договориться не получится, то, как вариант, переплату можно взыскать с виновного лица.
Проводим сторнирование в бухучете.
Шаг 2 — перечисляем ПФУ излишний полученные средства. В назначении платежа ПФУ желал бы видеть: номер заявления-расчета страхователя, по которому было получено финансирование, номер больничного, по которому ошибочно/излишне выплачены средства, налоговый номер работника, в отношении которого осуществляется возврат.
Реквизиты для перечисления размещены на сайте ПФУ по ссылке.
Платежную инструкцию о возврате средств сканируем. Она понадобится дальше.
Шаг 3 — формируем в электронном кабинете страхователя на портале ПФУ в разделе «Заява-розрахунок» корректирующее заявление-расчет на уменьшение.
Выбираем раздел «Заява-розрахунок». В появившемся окне нажимаем:
1) «Пошук» и из списка копируем номер заявления-расчета, которое корректируем;
2) «Створити нову» — «Корегуюча ЗР». В предложенном поле указываем предварительно скопированный номер заявления-расчета, которое корректируем, и нажимаем «Продовжити». Дальше выбираем тип корректировки «Корегування зменшення» и «Продовжити».
В таблице «Додаток про тимчасову непрацездатність» нажимаем карандаш и вносим корректную запись. Что касается этой записи, то в разъяснении ПФУ от 28.09.2023 указано, что в поле «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» следует ввести новую корректную запись (если выбрано «Корегування зменшення» — сторнирующую (отрицательную) запись со знаком «-»).
Однако работники контактного центра ПФУ настаивают, что в случае корректировки уменьшения нужно в поле «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» и «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» указывать правильную сумму выплат с учетом уменьшения. То есть если раньше было указано 12000 грн пособия, а нужно было 10000 грн, то следует указать именно 10000 грн. Отсюда вывод: если уменьшаете суммы, лучше еще раз уточнить эту информацию в контактном центре ПФУ.
Дальше в поле «Причина розбіжності суми» выберите вашу причину из списка предложенных, а если не нашли, впишите ее самостоятельно в поле «Причина розбіжності суми — інше».
К корректировке уменьшения обязательно прилагайте файл со скан-копией платежной инструкции, которой были возвращены неправомерно полученные средства
Нажмите «Продовжити» — «Сформувати заяву-розрахунок», а после его проверки, — «Підписати та відправити в ПФУ».
Несуммовые ошибки в заявлении-расчете
Случается, что формируя заявление-расчет, работник допускает ошибку в реквизитах, которые не затрагивают суммовые показатели, например, в персональных данных застрахованного лица, номере листка нетрудоспособности, причине временной нетрудоспособности, страховом стаже.
Такие ошибки исправить достаточно легко. Заходим на портал ПФУ в личный кабинет страхователя. А дальше работаем с заявлением-расчетом, которое содержит в себе ошибки, по похожему алгоритму для исправления суммовых ошибок, выбирая тип корректировки — «Корегування несумових параметрів».
Уведомление о выплате
В Законе № 1105 вы не найдете упоминания об уведомлении о выплате средств застрахованным лицам. Однако о нем речь идет в Порядке финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам.., утвержденном постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12. Этот Порядок продолжает действовать и в настоящее время до принятия правлением ПФУ нового механизма финансирования страхователей для предоставления страховых выплат (см. п. 1 постановления правления ПФУ от 21.12.2022 № 28-3).
Поэтому
страхователи обязаны подавать уведомление о выплате средств застрахованным лицам. Срок подачи — в течение месяца со дня проведения выплат
По полученным от ПФУ средствам страхователи подавали уведомление или ножками в соответствующее отделение Фонда, или же через сайт ПФУ (раздел «Комунікація з ПФУ» — «Звернення» — тип обращения «Заява»).
Однако теперь в электронном кабинете страхователя в меню главной страницы появилась вкладка «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам».
Заполнять уведомление предлагается вручную отдельно на каждое лицо. Согласитесь, это не очень удачная реализация, особенно если страхователь имеет большое количество больничных листков. Поэтому очень хочется верить, что ПФУ автоматизирует этот процесс.
А в завершение — рекомендация. Не подавайте на этой неделе уведомления по вкладке, которая появилась на портале ПФУ. Не факт, что все сразу будет работать идеально. Подождите немножко.
Выводы
- ПФУ реализовал возможность дозаказать или уменьшить сумму нетрудоспособных выплат по заявлениям-расчетам, которые уже были профинансированы.
- Корректирующие заявления-расчеты можно сформировать в электронном кабинете страхователя на портале ПФУ.
- Если сумма выплат была завышена, сначала верните неправомерно полученные средства ПФУ, а потом формируйте корректирующее заявление-расчет на уменьшение.
- В электронном кабинете страхователя появилась вкладка «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам».
