ПФУ: Повідомлення про виплату коштів та корегування заяви-розрахунку

Заява-розрахунок сформована й подана до ПФУ. Фінансування отримано. І… зазвичай саме після цього бухгалтери знаходять помилки. Це може бути помилка в сумі допомоги (сумова помилка) або ж в інформації про застраховану особу (несумова помилка).

Виправлятися? Однозначно! Навіть якщо сума допомоги занижена. Річ у тім, що, окрім ПФУ, надання виплат за листками непрацездатності перевіряє Держпраці. Тож навіщо вам зайві неприємності? Розглянемо порядок дій страхувальника.

Лікарняні занижено

Працівнику нараховано та виплачено лікарняні чи допомогу по вагітності та пологах в сумі, меншій, ніж потрібно. Тож є потреба отримати додаткове фінансування від ПФУ.

Перше запитання, яке виникає: чи враховувати строк давності щодо оплати лікарняного листа? Чи профінансує ПФУ «прострочені» лікарняні? Дійсно, ч. 5 ст. 24 Закону № 1105* визначено, що страхові виплати, передбачені цим Законом, здійснюються у разі, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Проте у випадку, що розглядається, звернення вже відбулося, але сума лікарняних чи допомоги по вагітності та пологах була визначена неправильно (занижена). А отже, зараз, приймаючи рішення про донарахування, не переймайтеся: працівник має право отримати недоплачену суму лікарняних/допомоги. Як діємо?

Крок 1 — обчислюємо правильну суму лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) та визначаємо суму, яку слід донарахувати. Складаємо бухдовідку, проводимо донарахування в бухобліку.

Крок 2 — формуємо в електронному кабінеті страхувальника на порталі ПФУ в розділі «Заява-розрахунок» корегуючу заяву-розрахунок на збільшення.

Обираємо на головній сторінці розділ «Заява-розрахунок». У вікні, що з’явилося, натискаємо:

1) «Пошук» та зі списку копіюємо номер заяви-розрахунку, яку корегуємо;

2) «Створити нову» — «Корегуюча ЗР». У запропонованому полі зазначаємо скопійований номер заяви-розрахунку, яку корегуємо, та натискаємо «Продовжити». Далі обираємо тип корегування «Корегування збільшення» та натискаємо «Продовжити». У таблиці «Додаток про тимчасову непрацездатність» натискаємо олівець та вносимо правильну інформацію:

Тобто не різницю, а повну суму з урахуванням корегування.

Далі в полі «Причина розбіжності суми» обираємо причину зі списку запропонованих, а якщо не знайшли, вписуємо її самостійно в полі «Причина розбіжності суми — інше». Натискаємо «Продовжити» — «Сформувати заяву-розрахунок», а після її перевірки — «Підписати та відправити в ПФУ».

Лікарняні завищено

Що сталося? Страхувальник помилково подав заяву-розрахунок чи зазначив в заяві-розрахунку завищену суму непрацездатних виплат. Зайво отримані кошти слід повернути ПФУ й відкорегувати помилкову заяву-розрахунок. Діємо так.

Крок 1 — визначаємо надміру нараховану суму та складаємо бухдовідку.

Щодо можливості утримати зайву суму з працівника. Як показує практика, у більшості випадків бухгалтери допускають нелічильні помилки. Приклад нелічильної помилки — неправильний розрахунок лікарняних у зв’язку з неправильним застосуванням положень Закону № 1105 чи Порядку обчислення середньої заробітної плати.., затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266. У такому разі повернути надміру отримане працівник може виключно з доброї волі.

Самостійно відрахувати з зарплати працівника переплату роботодавець не має права. І все це через положення ст. 1215 ЦКУ, в якій прописано, що не підлягають поверненню безпідставно набуті лікарняні, якщо їх виплата проведена роботодавцем добровільно, за відсутності лічильної помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.

Що ж робити в такій ситуації? Домовлятися з працівником та отримувати від нього заяву на відрахування надміру виплачених сум або ж, якщо з працівником домовитися не вийде, то, як варіант, переплату можна стягнути з винної особи.

Проводимо сторнування в бухобліку.

Крок 2 — перераховуємо ПФУ зайво отримані кошти. У призначенні платежу ПФУ бажав би бачити: номер заяви-розрахунку страхувальника, за якою було отримано фінансування, номер лікарняного, за яким помилково/надміру виплачені кошти, податковий номер працівника, щодо якого здійснюється повернення.

Реквізити для перерахування розміщені на сайті ПФУ за посиланням.

Платіжну інструкцію про повернення коштів скануємо. Вона знадобиться далі.

Крок 3 — формуємо в електронному кабінеті страхувальника на порталі ПФУ в розділі «Заява-розрахунок» корегуючу заяву-розрахунок на зменшення.

Обираємо розділ «Заява-розрахунок». У вікні, що з’явилося, натискаємо:

1) «Пошук» та зі списку копіюємо номер заяви-розрахунку, яку корегуємо;

2) «Створити нову» — «Корегуюча ЗР». У запропонованому полі зазначаємо попередньо скопійований номер заяви-розрахунку, яку корегуємо, та натискаємо «Продовжити». Далі обираємо тип корегування «Корегування зменшення» та «Продовжити».

У таблиці «Додаток про тимчасову непрацездатність» натискаємо олівець та вносимо коректний запис. Щодо цього запису, то в роз’ясненні ПФУ від 28.09.2023 зазначено, що у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» слід ввести новий коректний запис (якщо обрано «Корегування зменшення» — сторнуючий (від’ємний) запис із знаком «-»).

Проте працівники контакт-центру ПФУ наполягають, що у разі корегування зменшення потрібно у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» та «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» зазначати правильну суму виплат з урахуванням зменшення. Тобто якщо раніше було зазначено 12000 грн допомоги, а потрібно було 10000 грн, то слід вказати саме 10000 грн. Звідси висновок: якщо зменшуєте суми, краще ще раз уточнити цю інформацію в контакт-центрі ПФУ.

Далі в полі «Причина розбіжності суми» оберіть вашу причину зі списку запропонованих, а якщо не знайшли, впишіть її самостійно в полі «Причина розбіжності суми — інше».

Натисніть «Продовжити» — «Сформувати заяву-розрахунок», а після її перевірки, — «Підписати та відправити в ПФУ».

Несумові помилки в заяві-розрахунку

Трапляється, що формуючи заяву-розрахунок, працівник припускається помилки в реквізитах, які не зачіпають сумові показники, наприклад, в персональних даних застрахованої особи, номері листка непрацездатності, причині тимчасової непрацездатності, страховому стажі.

Такі помилки виправити доволі легко. Заходимо на портал ПФУ в особистий кабінет страхувальника. А далі працюємо з заявою-розрахунком, що містить в собі помилки, за схожим алгоритмом для виправлення сумових помилок, обираючи тип корегування — «Корегування несумових параметрів».

Повідомлення про виплату

В Законі № 1105 ви не знайдете згадки щодо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Проте про нього йдеться в Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам.., затвердженому постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12. Цей Порядок продовжує діяти й нині до прийняття правлінням ПФУ нового механізму фінансування страхувальників для надання страхових виплат (див. п. 1 постанови правління ПФУ від 21.12.2022 № 28-3).

Тож

За отриманими від ПФУ коштами страхувальники подавали повідомлення або ніжками до відповідного відділення Фонду, або ж через сайт ПФУ (розділ «Комунікація з ПФУ» — «Звернення» — тип звернення «Заява»).

Проте наразі в електронному кабінеті страхувальника в меню головної сторінки з’явилася вкладка «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам».

Заповнювати повідомлення пропонується вручну окремо на кожну особу. Погодьтеся, це не дуже вдала реалізація, особливо якщо страхувальник має велику кількість лікарняних листків. Тож дуже хочеться вірити, що ПФУ автоматизує цей процес.

А на завершення — рекомендація. Не подавайте на цьому тижні повідомлення за вкладкою, що з’явилася на порталі ПФУ. Не факт, що все відразу буде працювати ідеально. Зачекайте трішки.