Кто может вести бухгалтерский и налоговый учет на предприятии или у ФЛП?

Кто ведет бухучет, а кто нет

Главным документом в области бухгалтерского учета является Закон № 996*. Он определяет правовые принципы регулирования, организации, ведения бухучета и составления финансовой отчетности в Украине.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

Данный Закон распространяется:

— на все юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (далее — предприятия),

а также

— на представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности.

Последние нам не интересны, поэтому о них дальше не говорим. А вот в отношении первых следует запомнить, что:

Целью ведения бухучета и составления финотчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом положении и результатах деятельности предприятия (ст. 3 Закона № 996).

Следовательно, из двух форм организации предпринимательской деятельности в Украине — через создание юридического лица или через регистрацию физического лица как субъекта предпринимательской деятельности (далее — ФЛП), вести бухучет должны только юрлица (предприятия).

Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим, какие есть варианты организации бухучета.

Формы организации бухучета

ср. Вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами (ч. 2 ст. 8 Закона № 996).

Чаще всего учредительные документы оставляют вопрос о форме организации бухучета на предприятии на откуп руководителю. Впрочем, учитывая значимость вопросов ведения бухгалтерского учета,

Вместе с тем определенные ограничения в отношении выбора формы бухучета устанавливает Закон № 996.

Как свидетельствует ч. 4 ст. 8 Закона № 996, предприятие может избрать одну из следующих форм организации бухгалтерского учета:

— введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;

— пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель;

— ведение на договорных принципах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией (эта форма организации бухучета присуща преимущественно бюджетникам) или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которое осуществляют деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудита;

— самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия. Эту форму не могут применять предприятия, отчетность которых подлежит обнародованию.

Как видите, только одна из возможных форм предусматривает наличие в штате предприятия специалиста-бухгалтера или нескольких таких специалистов во главе с главным бухгалтером. То есть в определенных случаях предприятия могут вполне без него обойтись.

Подчеркнем:

Поэтому расскажем сначала о тех формах, которые позволяют вести бухучет без штатного бухгалтера/главбуха. Не исключено, что вы остановитесь на какой-то из них. Ну а если ни одна из альтернативных форм вам не понравится или же законодательство запрещает вам выбрать любую другую форму, кроме традиционной, тогда останется только она одна. О ней скажем под конец.

Ведение бухучета внешним субъектом предпринимательства

Собственник или руководитель предприятия имеет право поручить ведение учета бухгалтеру-предпринимателю или стороннему предприятию, которое осуществляет деятельность в сфере бухучета и/или аудита. Однако помните, что

Среди них (ст. 1 Закона № 996):

— предприятия — эмитенты ценных бумаг, ценные бумаги которых допущены к торгам на регулируемом рынке капитала или в отношении ценных бумаг которых осуществлено публичное предложение;

— банки;

— страховщики;

— негосударственные пенсионные фонды (кроме тех, которые относятся к микро- и малым предприятиям);

— другие финансовые учреждения (кроме тех, которые относятся к микро- и малым предприятиям);

— крупные предприятия. Критерии отнесения юрлиц к крупным, средним, малым и микропредприятиям установлены ч. 2 ст. 2 Закона № 996. Не будем их здесь приводить — вы всегда можете обратиться к указанной норме Закона и проверить принадлежность своего предприятия к той или иной категории.

Заметьте: если ваше предприятие относится к крупным, оно считается таким, которое представляет общественный интерес. Следовательно,

А вот предприятия, которые не представляют общественного интереса, могут воспользоваться услугами бухгалтера-предпринимателя или стороннего юрлица, которое осуществляет бухгалтерскую или аудиторскую деятельность. В таком случае отношения, возникающие между предприятием и субъектом хозяйствования, который ведет бухгалтерский учет, носят характер гражданско-правовых и регулируются нормами ГКУ и ХКУ.

Главный документ, на основании которого предоставляются услуги, — это гражданско-правовой договор о предоставлении бухгалтерских услуг.

В отношении первички Минфин не отбрасывает такую возможность (см. письма от 26.09.2006 № 31-34000-20-23/20039 и от 04.04.2001 № 053-2948). Как это оформить? На практике соответствующие полномочия указывают в договоре о предоставлении услуг, доверенности, акте органа юридического лица и т. п.

В отношении финотчетности этот момент прямо прописан в ч. 1 ст. 11 Закона № 996: если бухучет ведет предприятие, которое осуществляет деятельность в сфере бухучета и/или аудита, финотчетность подписывают (1) руководитель предприятия или уполномоченное лицо, а также (2) руководитель предприятия, которое осуществляет деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудита, или уполномоченное им лицо. Но как этой нормой воспользоваться на практике, теперь неизвестно. Поэтому пусть вашу финотчетность просто подпишет ваш руководитель — и на этом точка.

Что касается налоговой отчетности, составленной бухгалтером-предпринимателем или аудиторской/бухгалтерской фирмой, то на практике обычно ее тоже подписывает исключительно руководитель предприятия-заказчика. Собственно, это согласуется и с рекомендациями налоговиков о подаче формы № 1-ОПП: в сведениях о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета, они советуют указывать не внешнего бухгалтера, а данные руководителя (БЗ 116.01).

О подписи налоговых накладных (НН) налоговики разъясняют, что НН подписывается лицом, уполномоченным на это плательщиком налога, в частности, доверенностью (БЗ 101.16). Однако делегировать право подписи НН плательщик налога может только должностному лицу, то есть своему работнику (п. 10 Порядка ведения Единого реестра налоговых накладных, утвержденного постановлением КМУ от 29.12.2010 № 1246). Хотя в БЗ 101.17 налоговики и теряют упоминание именно о должностном лице плательщика. Однако на практике существует сугубо техническое препятствие для получения электронной подписи от имени юридического лица неработником. В связи с этим уместнее подпись НН не переводить на внешнего бухгалтера, а поручить кому-то из своих работников.

Несколько слов об ответственности внешнего бухгалтера. Если в результате невыполнения или неподобающего выполнения внешним бухгалтером предусмотренных договором обязанностей предприятие было вынуждено заплатить финансовые санкции, ответственность определяется законом и договором о предоставлении бухгалтерских услуг. Предприятие может предъявить требование возместить понесенный ущерб. Причем в полном объеме. Конечно, если иное не определено договором (см. ч. 1 ст. 906 ГКУ).

Более того,

Среди административных правонарушений, за которые бухгалтер может быть привлечен к ответственности по КУоАП, субъектом ответственности являются должностные лица предприятий. Однако к ним не относятся лица, которые предоставляют услуги по гражданско-правовому договору. Следовательно, и к админответственности такие лица привлечены быть не могут.

По вышеуказанной причине внешний бухгалтер не может считаться субъектом ответственности, в частности, в таких уголовных преступлениях, как уклонение от уплаты налогов, сборов, обязательных платежей (ст. 212 УКУ), злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 УКУ), служебная небрежность (ст. 367 УКУ). Реальнее выглядит угроза привлечения этих лиц к ответственности по ст. 396 УКУ за укрывательство преступления (например, того же уклонения от уплаты налогов), если им было об этом заранее известно.

Ведение бухучета собственником/руководителем

Выше мы уже отметили, что эту форму не могут применять предприятия, отчетность которых подлежит обнародованию. Какие предприятия должны обнародовать свою годовую финотчетность, прописано в ч. 3 ст. 14 Закона № 996. Среди них:

— предприятия, которые представляют общественный интерес (кроме больших предприятий, которые не являются эмитентами ценных бумаг). Перечень таких предприятий мы привели в предыдущем подразделе;

— публичные акционерные общества;

— субъекты естественных монополий на общегосударственном рынке;

— субъекты хозяйствования, которые осуществляют деятельность в добывающих отраслях;

— крупные предприятия, которые не являются эмитентами ценных бумаг;

— средние предприятия;

— другие финансовые учреждения и негосударственные пенсионные фонды, которые относятся к микро- и малым предприятиям;

— малые предприятия, которые являются субъектами хозяйствования государственного сектора экономики;

— материнские предприятия большой группы, которые не относятся к категории крупных предприятий (кроме субъектов инвестиционной деятельности, которые не составляют консолидированную финансовую отчетность в соответствии с МСФО);

— материнские предприятия, которые одновременно являются дочерними предприятиями и в соответствии с требованиями НП(С)БУ или МСФО не подают консолидированную отчетность.

То есть для таких юрлиц ведение бухучета непосредственно собственником или руководителем под запретом. А вот

Выбор той или иной формы организации бухгалтерского учета зависит от объемов учетной работы и финансовых возможностей юрлица.

Штатный бухгалтер (бухгалтерская служба)

Введение в штат должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером можно смело назвать самым распространенным среди субъектов хозяйствования вариантом организации ведения бухучета.

В то же время специальные требования к форме организации бухучета выдвигаются к предприятиям, которые представляют общественный интерес (какие предприятия к ним относятся, см. выше). Так, ч. 7 ст. 8 Закона № 996 предусматривает, что:

Причем стать главбухом на таком предприятии может только лицо, которое (ч. 7 ст. 8 Закона № 996):

1) имеет полное высшее экономическое образование;

2) имеет стаж работы в сфере финансов, бухучета и налогообложения не менее 3 лет;

3) не имеет непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и в сфере хозяйственной деятельности.

Кроме того, законом могут быть определены дополнительные требования к главбуху, который ведет учет на предприятии, которое представляет общественный интерес.

А вот остальные предприятия могут обойтись введением в штат должности одного бухгалтера. Бухгалтер (в том числе главный) выполняет свои полномочия на основании трудового договора, будучи наемным работником предприятия. Это обусловливает такую специфику привлечения его к ответственности.

1. Бухгалтер обязан подчиняться внутреннему трудовому распорядку предприятия. За его нарушение бухгалтер может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения).

2. Предприятие при наличии определенных обстоятельств может ставить вопрос о привлечении бухгалтера к материальной ответственности (например, если неподобающее выполнение им должностных обязанностей привело к наложению на предприятие финансовых санкций).

В то же время поскольку отношения между работником и предприятием трудовые, а не гражданско-правовые, предприятие ограничено в своих материальных претензиях средним заработком бухгалтера. Однако в отдельных случаях он может нести полную материальную ответственность.

3. Главный бухгалтер признается должностным (служебным) лицом предприятия. Поэтому в определенных случаях главбух может привлекаться к административной или даже к уголовной ответственности.

Считаем, что в этой ситуации он фактически выступает в статусе главного бухгалтера, а это, в частности, значит, что его можно признать должностным лицом предприятия и привлечь при наличии соответствующих обстоятельств к административной или уголовной ответственности.

Возможна ли ситуация, когда в штате есть бухгалтер, но он не имеет права подписи? То есть вместо такого квазибухгалтера отчетность подписывает директор?

Обратите внимание! Если на предприятии есть должность бухгалтера, то это уже исключает такую форму организации, как «самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия». Однако вариант «бухгалтера» без права подписи возможен, если, например, директор будет выполнять функции главного бухгалтера на условиях совмещения. Подробности см. в статье «Ответственность бухгалтера: популярные вопросы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 8. Также вам может понадобиться статья «Совмещение профессий (должностей)» // «Налоги & бухучет», 2023, № 94.

Бухгалтер у ФЛП: возможно ли такое?

Выше мы выяснили, что бухгалтерский учет обязаны вести исключительно юридические лица. То есть ФЛП от такой обязанности освобождены, поэтому бухгалтер им вроде бы ни к чему.

В то же время законодательство не запрещает ФЛП, в том числе единоналожникам, передать ряд своих функций другому лицу. Среди таких функций вполне могут быть те, которые на предприятиях обычно возложены на бухгалтера, а именно ведение налогового учета и подача налоговой отчетности вместо ФЛП.

В том случае если предприниматель хочет разделить с кем-то груз общения с контролирующими органами, уместно будет воспользоваться ст. 244 ГКУ и оформить на своего представителя доверенность. Причем выдать такую доверенность можно как работнику ФЛП, так и физлицу, которое работником ФЛП не является.

По нашему мнению, это вполне возможно. К тому же о такой возможности в свое время шла речь в письме Минтруда от 30.05.2001 № 03-3/2478-018-2.

Обязанности такого работника стоит указать в трудовом договоре. Это может быть, в частности:

— ведение учета товарных запасов (у тех ФЛП, на которых такая обязанность возложена Законом об РРО);

— заполнение первичных документов, произвольной формы учета доходов или Книги учета доходов и расходов (для соответствующих категорий ФЛП);

— составление и подача отчетности в налоговые и другие органы;

— оформление платежей в пользу контрагентов и в бюджет;

— начисление заработной платы работникам и т. п.

Кроме того, ФЛП имеет право привлечь для ведения учета по договору гражданско-правового характера другого ФЛП. Вообще-то, такой договор можно заключить и с обычным гражданином, но, поскольку эти услуги будут предоставляться регулярно, контролеры могут усмотреть в этом признаки трудового договора.

Как правило, ФЛП-исполнителю выдается широкая нотариальная доверенность на представление ФЛП-заказчика при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи первичных документов, отчетности, налоговых накладных, а также на представление его интересов в контролирующих органах. Объем прав и обязанностей ФЛП-бухгалтера, в том числе и право подписи, прописывают также в договоре о предоставлении бухгалтерских услуг.