Объединенный отчет с типом «Звітний» как «Довідковий»

Объединенным отчетом по НДФЛ, ВС и ЕСВ уже привычно называют Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет, Расчет). Его форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4).

Налоговый расчет — это квартальный отчет. Срок подачи отчетности — в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (абзац первый п. 1 разд. ІІ Порядка № 4).

В то же время с целью недопущения нарушения прав застрахованных лиц на своевременное получение пенсионных и социальных выплат был внедрен Расчет и приложения к нему, которые содержат персонифицированные сведения с типом «Звітний» как «Довідковий» (см. письмо Минфина от 27.01.2021 № 11220-02-62/2362).

Это отмечали специалисты ПФУ в письме от 22.01.2021 № 2800-050102-1/2832.

Какие же события могут привести к необходимости подачи Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий»? Рассказываем.

В каких случаях подаем?

Обязанность сформировать и подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» может возникнуть в случае наступления следующих событий в течение отчетного квартала:

— назначение пенсии застрахованным лицам, которые находились или находятся с предприятием в трудовых (гражданско-правовых) отношениях. О необходимости подачи вам сообщит ПФУ или сам работник (физлицо, с которым заключен договор подряда или договор о предоставлении услуг);

— начало страхового случая и получение по нему финансирования от ПФУ для предоставления застрахованным лицам пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, страховых выплат в связи с несчастным случаем или профзаболеванием;

— назначение пособия по безработице от Центра занятости лицу, которое раньше работало на вашем предприятии. Такое лицо может обратиться к вам самостоятельно или вы получите обращение от Центра занятости о необходимости подачи Расчета.

Внимание! Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» формируем, если в Госреестре соцстрахования отсутствуют сведения по месяцам отчетного квартала, которые предшествуют месяцу наступления вышеприведенных событий и которые необходимы для исчисления ПФУ или Центром занятости определенных выплат.

Рассмотрим примеры.

Временная нетрудоспособность продолжалась 5 дней и будет оплачена за счет работодателя. Подавать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» не нужно.

Подавать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» не нужно. Сведения за месяцы, которые вошли в расчетный период, должны были быть поданы в составе Расчетов с типами «Звітний» (если исправляли ошибки, то в составе Расчетов с типами «Звітний новий» или «Уточнюючий»).

Работодателю следует подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» со сведениями за январь 2024 года, которые отсутствуют в Госреестре соцстрахования.

Работодателю нужно успеть подать Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» со сведениями за январь и февраль 2024 года, которые отсутствуют в Госреестре соцстрахования, не позже 31.03.2024.

А если работодатель по каким-то причинам не успеет подать Справочный Расчет до завершения отчетного квартала? В таком случае подают Расчет с типом «Звітний» за этот квартал. Формировать Справочный Расчет после окончания отчетного квартала не нужно.

Но наша цель — формирование Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий». Дальше говорим именно о нем.

Правила формирования

До недавнего времени Справочный Расчет формировался отдельно на каждое застрахованное лицо, по которому подавалась информация, необходимая для назначения соцвыплат или пенсии. Это было очень неудобно. Теперь

Соответствующие изменения были внесены в абзацы двадцатый, двадцать первый п. 1 и абзацы тридцать третий, тридцать четвертый п. 5 разд. IV Порядка № 4.

Кстати, на местах пенсионщики для случая получения «нетрудоспособных» выплат советуют подавать Справочный Расчет до изменения статуса е-больничного на «Готово до сплати» (см. разъяснение ГУ ПФУ в Винницкой области от 21.03.2023). Однако помним, что больничный считается выданным после изменения статуса на «Готово до сплати» и только после этого его можно брать в работу. Кроме того, сведения из справочных отчетов не формируют страховой стаж застрахованного лица. Поэтому полностью избежать расхождений не получится.

Состав отчетности. Из чего же состоит Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий»? Непосредственно из самого Расчета и приложений, которые содержат сведения, необходимые для назначения пенсии или страховых выплат.

Чт касается Расчета, то в его заглавной части проставляем отметку «Х» в строках 011 «Звітний» и 014 «Довідковий». Также заполняем строки 02 — 06 и 09. Остальные строки оставляем пустыми (в бумажном варианте — прочерчиваем).

Что касается приложений к Налоговому расчету, то это могут быть Д1, Д5 и Д6. А вот 4ДФ в состав справочного Расчета попасть не должно.

Для этого в Д1 делаем соответствующую отметку в строке 035, в Д5 — в строке 036, в Д6 — в строке 033.

Когда и какие приложения формируем? Налоговый Расчет с типом «Отчетен» как «Довідковий» для:

— назначения пенсии обязательно будет содержать приложение Д1. Если лицо имеет спецстаж, то также заполняем Д6. Что касается Д5, то это приложение формируете, если информация, которая содержится в нем, может повлиять на расчет пенсионных выплат;

— назначения материального обеспечения, страховых выплат будет содержать приложение Д1. При необходимости (в частности, если вы приняли/уволили работника, предоставили или у него закончились отпуск в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет и от 3 до 6 лет) заполняйте также Д5.

Если ошиблись. Если в поданном справочном Расчете выявили ошибку, просто повторно подайте такой Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» с правильными сведениями на лицо. Каждый следующий отчет с типом «Звітний» как «Довідковий» на одного и того же работника «перекрывает» предыдущий отчет с таким же типом.

Для того, чтобы о заполнении справочного отчета у вас не осталось никаких вопросов, предлагаем рассмотреть практический пример.

Пример заполнения

Для исчисления и назначения пенсии надо, чтобы в Госреестре соцстрахования были сведения о базе начисления ЕСВ, суммах ЕСВ и периоде пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем в январе 2024 года.

Работодатель сформирует Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий», который будет состоять непосредственно из самого Расчета с заполненными строками 011, 014, 02 — 05, 061, 065, 091 заглавной части и двух приложений:

— Д1 за январь 2024 года (см. рис. 1);

— Д5 за I квартал 2024 года со сведениями о расторжении трудового договора с работником (см. рис. 2).

И в конце отметим, что если вы проигнорируете подачу справочного Расчета в случаях, предусмотренных законодательством, штрафа не будет. Однако при этом работник может несвоевременно получить пенсионные и социальные выплаты. Кроме того, если подать заявление-расчет на финансирование матобеспечения при отсутствии необходимой информации в Госреестре соцстрахования, то ПФУ может отказать в принятии такого заявления-расчета.

В то же время подача Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» не отменяет обязанность страхователя указать отраженные сведения о застрахованных лицах в «Звітному» Расчете.