Об’єднаний звіт з типом «Звітний» як «Довідковий»

Об’єднаним звітом з ПДФО, ВЗ та ЄСВ вже звично називають Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок, Розрахунок). Його форма та порядок заповнення затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4).

Податковий розрахунок — це квартальний звіт. Термін звітування — протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу (абзац перший п. 1 розд. ІІ Порядку № 4).

Водночас з метою недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання пенсійних та соціальних виплат було впроваджено Розрахунок та додатки до нього, що містять персоніфіковані відомості з типом «Звітний» як «Довідковий» (див. лист Мінфіну від 27.01.2021 № 11220-02-62/2362).

На цьому наголошували фахівці ПФУ у листі від 22.01.2021 № 2800-050102-1/2832.

Які ж події можуть призвести до необхідності подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий»? Розповідаємо.

В яких випадках подаємо?

Обов’язок сформувати та подати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» може виникнути у випадку настання таких подій протягом звітного кварталу:

— призначення пенсії застрахованим особам, що перебували чи перебувають з підприємством в трудових (цивільно-правових) відносинах. Про необхідність подання вас повідомить ПФУ або сам працівник (фізособа, з якою укладено договір підряду чи договір про надання послуг);

— початок страхового випадку та отримання за ним фінансування від ПФУ для надання застрахованим особам допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, страхових виплат у зв’язку з нещасним випадком або профзахворюванням;

— призначення допомоги по безробіттю від Центру зайнятості особі, яка раніше працювала на вашому підприємстві. Така особа може звернутися до вас самостійно або ви отримаєте звернення від Центру зайнятості щодо необхідності подання Розрахунку.

Увага! Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» формуємо, якщо в Держреєстрі соцстрахування відсутні відомості за місяцями звітного кварталу, що передують місяцю настання наведених вище подій, та які необхідні для обчислення ПФУ чи Центром зайнятості певних виплат.

Розглянемо приклади.

Тимчасова непрацездатність тривала 5 днів і буде оплачена за рахунок роботодавця. Подавати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» не потрібно.

Подавати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» не потрібно. Відомості за місяці, що увійшли до розрахункового періоду, мали бути подані у складі Розрахунків з типами «Звітний» (якщо виправляли помилки, то у складі Розрахунків з типами «Звітний новий» чи «Уточнюючий»).

Роботодавцю слід подати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» з відомостями за січень 2024 року, які відсутні в Держреєстрі соцстрахування.

Роботодавцю потрібно встигнути подати Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» з відомостями за січень та лютий 2024 року, які відсутні в Держреєстрі соцстрахування, не пізніше 31.03.2024.

А якщо роботодавець з якихось причин не встигне подати довідковий Розрахунок до завершення звітного кварталу? В такому разі подають Розрахунок з типом «Звітний» за цей квартал. Формувати довідковий Розрахунок після закінчення звітного кварталу не потрібно.

Та наша ціль — формування Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий». Далі говоримо саме про нього.

Правила формування

Донедавна довідковий Розрахунок формувався окремо на кожну застраховану особу, щодо якої подавалася інформація, необхідна для призначення соцвиплат чи пенсії. Це було дуже незручно. Наразі

Відповідні зміни були внесені до абзаців двадцятого, двадцять першого п. 1 і абзаців тридцять третього, тридцять четвертого п. 5 розд. IV Порядку № 4.

До речі, на місцях пенсійники для випадку отримання «непрацездатних» виплат радять подавати довідковий Розрахунок до зміни статусу е-лікарняного на «Готово до сплати» (див. роз’яснення ГУ ПФУ у Вінницькій області від 21.03.2023). Проте пам’ятаємо, що лікарняний вважається виданим після зміни статусу на «Готово до сплати» і тільки після цього його можна брати в роботу. Крім того, відомості з довідкових звітів не формують страховий стаж застрахованої особи. Тож повністю уникнути розбіжностей не вийде.

Склад звітності. З чого ж складається Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий»? Безпосередньо з самого Розрахунку та додатків, які містять відомості, необхідні для призначення пенсії чи страхових виплат.

Щодо Розрахунку, то в його заголовній частині проставляємо позначку «Х» в рядках 011 «Звітний» та 014 «Довідковий». Також заповнюємо рядки 02 — 06 та 09. Інші рядки залишаємо порожніми (в паперовому варіанті — прокреслюємо).

Щодо додатків до Податкового розрахунку, то це можуть бути Д1, Д5 та Д6. А ось 4ДФ до складу довідкового Розрахунку потрапити не повинен.

Для цього у Д1 робимо відповідну позначку у рядку 035, у Д5 — у рядку 036, у Д6 — у рядку 033.

Коли та які додатки формуємо? Податковий Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» для:

— призначення пенсії обов’язково міститиме додаток Д1. Якщо особа має спецстаж, то також заповнюємо Д6. Що стосується Д5, то цей додаток формуєте, якщо інформація, що міститься у ньому, може вплинути на розрахунок пенсійних виплат;

— для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат міститиме додаток Д1. За потреби (зокрема, якщо ви прийняли/звільнили працівника, надали чи у нього закінчилися відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років та від 3 до 6 років) заповнюйте також Д5.

Якщо помилилися. Якщо в поданому довідковому Розрахунку виявили помилку, просто повторно подайте такий Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» із правильними відомостями на особу. Кожний наступний звіт із типом «Звітний» як «Довідковий» на одного й того ж працівника «перекриває» попередній звіт із таким же типом.

Для того, щоб стосовно заповнення довідкового звіту у вас не залишилося жодних запитань, пропонуємо розглянути практичний приклад.

Приклад заповнення

Для обчислення та призначення пенсії треба, щоб у Держреєстрі соцстрахування були наявні відомості щодо бази нарахування ЄСВ, суми ЄСВ та періоду перебування працівника у трудових відносинах з роботодавцем у січні 2024 року.

Роботодавець сформує Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», який буде складатися безпосередньо із самого Розрахунку із заповненими рядками 011, 014, 02 — 05, 061, 065, 091 заголовної частини та двох додатків:

— Д1 за січень 2024 року (див. рис. 1);

— Д5 за 1 квартал 2024 року з відомостями про розірвання трудового договору з працівником (див. рис. 2).

І наприкінці зазначимо, що якщо ви проігноруєте подання довідкового Розрахунку у випадках, передбачених законодавством, штрафу не буде. Однак при цьому працівник може несвоєчасно отримати пенсійні та соціальні виплати. Крім того, якщо подати заяву-розрахунок на фінансування матзабезпечення за відсутності необхідної інформації у Держреєстрі соцстрахування, то ПФУ може відмовити у прийнятті такої заяви-розрахунку.

Водночас подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» не скасовує обов’язку страхувальника зазначити відображені відомості щодо застрахованих осіб у «Звітному» Розрахунку.