Работник поменял фамилию, имя или отчество: как действовать кадровику

Имя физического лица, которое является гражданином Украины, состоит из фамилии, имени собственного и отчества (далее — Ф. И. О.), если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому оно относится (ст. 28 ГКУ).

Лицо, которое достигло 16 лет, имеет право на свое усмотрение изменить составляющие своего имени. Также фамилия физического лица может быть изменена в случае регистрации брака, расторжения брака или признания его недействительным (см. ст. 295 ГКУ). Конечно, такие изменения должны быть должным образом подтверждены соответствующим свидетельством (см. Правила государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденные приказом Минюста от 18.10.2000 № 52/5).

Заметьте, что изменение Ф. И. О. физическим лицом не влечет за собой прекращения или изменения его гражданских, трудовых прав и обязанностей, которые были получены им под бывшим именем. В то же время лицу надо обновить:

— паспорт гражданина Украины и паспорт гражданина Украины для выезда за границу (при наличии);

— документ о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (далее — регистрационный номер), если работник не отказался от его использования;

— военный билет (при наличии).

Что касается регистрационного номера, то после изменения паспорта лицо должно проинформировать об этом налоговую. Сам регистрационный номер не изменится. Вместе с тем в справке о его предоставлении налоговая укажет новые Ф. И. О.

Если лицо отказывается от регистрационного номера из-за религиозных убеждений и получает паспорт гражданина Украины в форме карточки со словом «відмова», то об изменении паспорта ему также следует сообщить налоговую (см. разъяснение Главного управления ГНС в Запорожской области от 04.10.2023).

Кроме того, если работник получает зарплату на личный счет, то его работодатель будет заинтересован в том, чтобы работник обновил свои данные в банке.

Также для избежания возможных неприятностей с формированием больничных работнику необходимо обратиться к медицинскому учреждению, с семейным врачом которого подписана декларация, для обновления данных.

А еще не лишним будет обновить сведения о номере паспорта или в личном кабинете застрахованного лица на портале ПФУ, или же пожаловав в соответствующий терорган ПФУ (см. разъяснение ПФУ от 08.02.2023).

Если работник в работе использует авто, придется обновить и удостоверение водителя и техпаспорт.

Это основные шаги, которые должен сделать работник. Дальше же приведем приблизительный перечень действий кадровика.

Получаем от работника заявление и документы

Об изменении Ф. И. О. и паспорта, военного билета (в случае наличия) работник обязан сообщить работодателю. Эти документы он должен предоставлять во время трудоустройства (см. ч. 2 ст. 24 КЗоТ). Из этого следует и обязанность работника сообщить об их замене. Не лишним будет получить и копию соответствующего свидетельства, которое подтверждает изменения Ф. И. О.

Если работник обновил в налоговой справку с регистрационным номером, то можно также попросить ее предоставить. Вместе с тем регистрационный номер указывается в паспорте в форме карточки.

В случае отказа от регистрационного номера эта информация будет указана в паспорте работника.

Обычно все начинается с того, что работник подает работодателю соответствующее заявление, к которому прилагает копии вышеперечисленных документов. Пример оформления такого заявления приведен на рис. 1 ниже.

Работник кадровой службы проверяет соответствие копий оригиналам документов и удостоверяет их согласно правилам, определенным в ДСТУ 4163:2020. Так, в соответствии с этими правилами отметка о заверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименования должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его имени собственного и фамилии, даты заверения копии (см. рис. 2).

Поданное заявление регистрируют в журнале входящей документации и передают на рассмотрение руководителю предприятия, который проставляет на нем соответствующую резолюцию.

Издаем приказ

Приказ (распоряжение) о внесении изменений в документы предприятия, которые содержат персональные данные работников, относится к приказам по личному составу. С примером оформления приказа вы можете ознакомиться на рис. 3 ниже.

Датой внесения изменений в документы предприятия, которые содержат персональные данные работников, считают дату издания приказа (распоряжения) о внесении таких изменений.

Заметьте, что с приказом о внесении изменений необходимо ознакомить работника, который поменял Ф. И. О., под подпись.

Вносим изменения в трудовую книжку и Книгу учета движения

Запись об изменении Ф. И. О. вносит работодатель по последнему основному месту работы работника (см. п. 2.13 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58). Причем если трудовая книжка хранится:

— у работника, то такая запись вносится по его требованию. Это требование может быть как устным, так и письменным (например, изложенным в заявлении, как в примере на рис. 1);

— на предприятии, то внесение записи об изменении Ф. И. О. — обязанность работодателя, независимо от того, обращался к нему работник по этому вопросу или нет.

Как действуем? На первой странице (титульном листе) трудовой книжки бывшие данные работника зачеркиваем одной чертой и вписываем новые данные. Бывшие данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя. Дальше на внутренней стороне обложки проставляем ссылку на документ — основание для внесения изменений (паспорт, свидетельство о браке или его расторжении, о изменении имени и т. п.), указываем его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эта информация должна быть заверена подписью ответственного лица и скреплена печатью (при наличии). Если есть вкладыш в трудовую книжку, вносим таким же образом изменения и в него.

Пример записи см. на рис. 4.

Если трудовая книжка хранится на предприятии, то информацию об изменении Ф. И. О. работником надо внести и в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Порядок внесения такой информации нормативкой не установлен. По нашему мнению, достаточным будет зачеркнуть бывшую фамилию (имя и/или отчество) работника и вписать новую. Дальше на поле Книги напротив измененных данных работника повторить те же записи, что и на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Аналогичное мнение имело в свое время Минсоцполитики (см. письмо от 04.07.2016 № 227/06/186-16).

Нужно ли сканировать и подавать ПФУ страницы трудовой с изменениями в Ф. И. О., если скан-копии уже были переданы раньше? В абзаце девятом п. 6 Порядка подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденного постановлением Правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1, указано, что повторно сведения о трудовой деятельности подаются при исправлении записей только в случае выявления:

— неправильной или неточной записи о периодах работы за периоды страхового стажа после 01.07.2000;

— создания неправильной или неточной электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ.

При повторной подаче сведений о трудовой деятельности подаются титульная страница и страницы с изменениями.

Из приведенного делаем вывод:

А как же ПФУ узнает об изменении Ф. И. О. работником? В начале статьи мы говорили о том, что работнику не лишним будет обновить данные в личном кабинете на портале ПФУ. Именно там, заполняя Анкету для изменения данных в Реестре застрахованных лиц, он сможет прикрепить скан-копию обновленного паспорта, а также документов, которые подтверждают изменение данных (например, свидетельство о браке).

Кроме того, работодатель укажет новые Ф. И. О. работника в Д1 Объединенной отчетности за квартал, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников.

Приложение Д5 для изменения Ф. И. О. не подается.

Заметим, что на практике попадаются случаи, когда сведения об изменении работником Ф. И. О. не были внесены в трудовую книжку. Что делать в такой ситуации? Специалисты ПФУ считают, что исправить данные может работодатель, у которого работник работает сейчас. Если работник в настоящее время не работает, то для исправления записи можно обратиться на предприятие, где работник работал раньше. Если такое предприятие ликвидировано, то соответствующую запись делает его правопреемник (см. разъяснение ГУ ПФУ в Донецкой области в от 09.02.2024).

Исправляем Ф. И. О. в трудовом договоре (контракте) и в личной карточке

Трудовой договор (контракт). В случае изменения работником Ф. И. О. порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, не установлен. Предлагаем избрать один из вариантов, которые применяют на практике.

Вариант 1. В тексте трудового договора (контракта) зачеркнуть «старые» данные работника и вписать новые со ссылкой на документ — основание для внесения изменений. Потом проставить дату внесения изменений, подпись лица, которое вносило изменения. Следовательно, исправляем данные так же, как и в трудовой книжке.

Вариант 2. Оформить изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору (контракту).

Вместе с этим существует точка зрения, что поскольку изменение Ф. И. О. не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, полученных под бывшим именем, то исправление в трудовом договоре (контракте) делать не обязательно.

Личная карточка. Ее типовая форма № П-2 утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656 (ср. ). Обычно корректировку личной карточки работника, связанную с изменением работником имени, делают также по аналогии с внесением изменений в трудовую книжку.

В п. 1 разд. I «Загальні відомості» формы № П-2 одной чертой зачеркивают бывшие данные работника, а рядом (или выше) вписывают новые.

В поле личной карточки рядом с внесенными изменениями или ниже в графе «Додаткові відомості» указывают реквизиты документа, на основании которого они были внесены, и проставляют дату внесения изменений и подпись лица, которое внесло изменения.

Также в случае необходимости следует исправить данные о семейном положении работника в п. 10 «Родинний стан» и внести реквизиты нового паспорта в п. 12 разд. I.

Как альтернативу, некоторые кадровики предлагают оформлять работнику в связи с изменением им имени новую форму № П-2, которую прикреплять к старой. Такой вариант также возможен, однако, по нашему мнению, он неудобен.

Если работник на военном учете

Если работник, который изменил Ф. И. О., является призывником, военнообязанным или резервистом, то о таком изменении он обязан лично сообщить работодателю в 7-дневный срок (см. п. 23 Порядка организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487, далее — Порядок № 1487). На наш взгляд, этот срок следует отсчитывать от даты получения нового паспорта, а не от даты соответствующего свидетельства (об изменении имени, о бракосочетании, о разводе).

В свою очередь работодатель обязан внести соответствующие изменения в Списки персонального воинского учета в 5-дневный срок со дня подачи работником соответствующих документов (п. 34 Порядка № 1487).

Еще одна обязанность работодателя —

Форма такого уведомления приведена в приложении 4 к Порядку № 1487.

Следовательно, исполняйте эту обязанность своевременно.