Помогает с этим разобраться Минсоцполитики. В своих письмах от 13.09.2019 № 1127/0/204-19 и от 25.04.2013 № 336/13/155-13 это ведомство определяет штатное расписание как документ, который устанавливает для конкретного предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников. Оно содержит наименования должностей, численность штатных единиц и оклады по каждой должности.
Заметим, что в действующем трудовом законодательстве нет требования об обязательном наличии штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования. Однако Минтруда (ныне — Минсоцполитики) всегда настаивало на том, что утверждать штатное расписание должно каждое предприятие (см., в частности, письмо от 27.06.2007 № 162/06/187-07). Этим руководствуются и специалисты Гоструда при проведении проверок. Отсутствие штатного расписания они рассматривают как нарушение требований законодательства о труде. Так что рекомендуем работодателям-предприятиям такой документ все-таки иметь.
А вот предпринимателям повезло больше. По мнению Минсоцполитики (см. письмо от 21.05.2019 № 34/0/23-19/133), для них действующее законодательство обязательности иметь штатное расписание не предусматривает.
Давайте посмотрим, как составить этот документ и чем при этом руководствоваться.
Составляем штатное расписание. На сегодняшний день форма штатного расписания утверждена* только для бюджетных предприятий, учреждений и организаций. Остальные субъекты хозяйствования разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, Положения об оплате труда, численности работников и т. д. Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять «бюджетную» форму.
* Приказом Минфина от 28.01.2002 № 57.
Штатное расписание обычно вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего этого года. В то же время для коммерческих предприятий периодичность утверждения этого документа законодательством не регламентирована. Поэтому решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, остается за предприятием.
Если срок действия штатного расписания не оговорен, оно действует бессрочно (до утверждения нового)
Процесс составления штатного расписания можно разделить на несколько этапов.
Этап 1 — определяем структуру предприятия, формы и системы оплаты труда.
Некоторые предприятия свою структуру определяют в специальном документе, который называется «Структура и штатная численность». Но если у вас такого документа нет, определиться со структурой придется при составлении штатного расписания. Какая она будет — предприятие решает на свое усмотрение (ст. 64 ХКУ). Наименования структурным подразделениям предприятия тоже присваивают самостоятельно.
Формы и системы оплаты труда, которые применяются на предприятии, должны быть установлены в коллективном договоре, Положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте работодателя, согласованном с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем, другим представителем трудового коллектива).
Этап 2 — устанавливаем перечень должностей и профессий работников.
В штатном расписании должны быть указаны все необходимые для нормальной работы предприятия должности и профессии, в том числе те, которые занимают совместители, а также вакантные должности. Ведь именно на основании этого документа планируется необходимая численность работников.
В штатном расписании наименования должностей указывают в соответствии с действующим Классификатором профессий
Этап 3 — рассчитываем численность штатных единиц.
Под штатной единицей понимается должностная единица, установленная штатным расписанием предприятия.
Количество штатных единиц хозрасчетные предприятия определяют самостоятельно.
В зависимости от потребностей предприятия допускается устанавливать в штатном расписании количество штатных единиц по должностям менее 1 (например, 0,75 или 0,5). Так действуют в случаях, если по конкретной должности не требуется занятость работника полное рабочее время.
Также заметьте: на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Это означает, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.
Не забудьте: за работниками, пребывающими в отпусках в связи с беременностью и родами и для ухода за ребенком до достижения им 3/6/16/18 лет, на период такого отпуска сохраняется место работы (должность) (ч. 3 ст. 2 Закона об отпусках). В связи с этим в штатном расписании обязательно отражают должности лиц, находящихся в таких отпусках.
Этап 4 — устанавливаем размеры окладов, надбавок, доплат.
Здесь ориентиром должен быть колдоговор и другие локальные нормативные акты работодателя* (например, Положение об оплате труда), в которых установлены нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок и доплат.
* Такие документы должны быть согласованы с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.
Заметьте: в штатном расписании допускается утверждение одинаковых наименований должностей с разными должностными окладами (тарифными ставками). Об этом в свое время говорило и Минсоцполитики (см. письмо от 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284). Но при этом рекомендуем обосновать отличия размеров окладов разными должностными обязанностями, прописанными в должностных (рабочих) инструкциях.
А вот одинаковые оклады по всем должностям устанавливать штрафоопасно (подробнее см. ранее).
Имейте в виду, что в штатном расписании на 2022 год оклад (месячная тарифная ставка) работника не может быть ниже прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января текущего года (т. е. 2481 грн).
По отдельным должностям могут быть указаны доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер. А вот «трудовую» доплату до минзарплаты в штатном расписании отражать не нужно, поскольку ее размер может меняться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.
Отдельная история — работники-сдельщики. Так, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 13.09.2019 № 1127/0/204-19), для работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании можно не указывать размер оплаты, а приводить только количество штатных единиц.
Этап 5 — подготавливаем проект штатного расписания.
Проект штатного расписания, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия.
Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.
Подписывают штатное расписание обычно один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).
Проект штатного расписания согласовывать с профсоюзом (советом трудового коллектива) не нужно, поскольку такого требования в законодательстве нет.
Этап 6 — утверждаем штатное расписание.
Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения (см. в примере ниже). Датой документа считается дата его утверждения.
В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования.
Ниже приведем фрагмент штатного расписания предприятия, утвержденного непосредственно грифом утверждения.
Обратите внимание: в штатном расписании не указывают фамилии работников, которые занимают определенные должности (единицы). Если же вам необходимо «привязать» занятые должности (единицы) к конкретным работникам с указанием их Ф. И. О., окладов (тарифных ставок), а также увидеть вакантные должности, то для этих целей подойдет такой документ, как штатно-должностная книга.
Вносим изменения. В штатное расписание необходимо внести изменения? Пожалуйста! Если они не существенны, достаточно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если же изменений много, имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции.
Но помните: согласно ст. 32 КЗоТ об изменении существенных условий труда, в частности систем и размеров оплаты труда, совмещении профессий, изменении разрядов и наименования должностей, работник должен быть уведомлен в письменной форме не позднее чем за 2 месяца*.
* Подробнее об этом см. в подразделе 7.2.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание вы можете увидеть ниже.
выводы
- Отсутствие на предприятии штатного расписания Гоструда рассматривает как нарушение требований законодательства о труде.
- Наименования должностей в штатном расписании указывают в соответствии с Классификатором профессий.
- Штатное расписание утверждают либо путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности, либо непосредственно грифом утверждения.
