Гибкий режим рабочего времени

В вопросах гибкого режима рабочего времени главенствует ст. 60 КЗоТ. Рассмотрим, что это за «зверь» такой и чем он интересен.

Гибкий режим рабочего времени — это форма организации труда, которая предоставляет работнику возможность самостоятельно регулировать время начала и/или окончания, а при определенных условиях также и продолжительность рабочего времени в течение рабочего дня, при условии соблюдения установленной нормы продолжительности рабочего времени. Рассмотрим, за счет чего достигается такая гибкость.

Составляющие режима

Гибкий режим рабочего времени предусматривает: фиксированное рабочее время, переменное время и время перерыва для отдыха и приема пищи. Начнем со знакомого, а именно с перерыва.

Время перерыва. Здесь без сюрпризов. Время перерыва для отдыха и приема пищи устанавливаем по общим правилам в соответствии со ст. 66 КЗоТ. То есть продолжительность перерыва для отдыха и приема пищи должна составлять не больше двух часов. Перерыв не включается в рабочее время.

По общему правилу, время начала и окончания перерыва устанавливают в правилах внутреннего трудового распорядка.

Фиксированное время. Это время, в течение которого работник обязательно должен присутствовать на рабочем месте и исполнять свои должностные обязанности.

Оно может идти «нарезкой». Например, работнику можно установить фиксированное время с понедельника по пятницу с 9:30 до 13:00 и с 14:30 до 16:00. Также фиксированное время можно предусмотреть только в отдельные дни рабочей недели, например, только в понедельник см. письмо Минэкономики от 28.04.2021 № 4706-06/25564-07 (далее — письмо № 25564).

Если работник отсутствует на рабочем месте в фиксированное время без уважительных причин, это считается нарушением трудовой дисциплины.

Переменное время. Это время, в течение которого работник на свое усмотрение определяет периоды работы в пределах установленной нормы продолжительности рабочего времени.

Наличие фиксированного и переменного рабочего времени дает работнику возможность в пределах, установленных работодателем, выбирать ежедневное время начала и окончания рабочего дня, а в случае введения понедельного или подытоженного учета рабочего времени, еще и ежедневную продолжительность рабочего дня.

Работник может прийти на работу в 8:00, отработать подряд часы переменного времени с 8:00 до 9:30, фиксированного времени с 9:30 до 13:00, переменного времени с 14:00 до 14:30, фиксированного времени с 14:30 до 16:00 и переменного времени с 16:00 и 17:00. Всего 8 часов.

Также он может построить свою работу иначе. Прийти на работу в 9:30. Отработать часы фиксированного времени с 9:30 до 13:00 и с 14:30 до 16:00. Дальше пойти по своим делам на пару часов. Потом вернуться в 18:00 и доработать в переменное время еще 2 часа, а именно с 18:00 до 20:00. Всего 8 часов.

Или же работник может совсем иным образом организовать свою работу при условии, что в фиксированное время он будет находиться на работе.

«Вредные» вопросы

Вопрос 1. Можно ли совмещать гибкий режим рабочего времени с работой в обычном режиме?

Да. Положения ст. 60 КЗоТ не содержат запрета на установление гибкого режима рабочего времени лишь в течение отдельных дней недели. Поэтому вполне допустимо, когда работник часть рабочей недели, допустим, с понедельника по четверг, работает в соответствии с режимом работы предприятия, а остальную часть — по гибкому режиму. На это обращает внимание Минэкономики в письме от 28.04.2021 № 4706-06/25564-07 (далее — письмо № 25564).

Вопрос 2. Можно ли установить фиксированное время лишь в отдельный день (отдельные дни) рабочей недели, например, только в пятницу, а в остальные дни определить только переменное время?

На этот вопрос ответ также — да! Например, можно установить работнику:

— фиксированное время только в понедельник и среду — с 8:00 до 12:00;

— переменное время, которое работник распределяет на свое усмотрение, в понедельник и среду с 13:00 до 22:00, во вторник, четверг — субботу — с 8:00 до 12:00 и с 13:00 до 22:00;

— перерыв с 12:00 до 13:00.

Вопрос 3. А можно ли не устанавливать работнику конкретные часы переменного времени? То есть указать только фиксированные часы, а остальное время определить переменным (за исключением времени перерыва)?

Прямого запрета на такие действия вы не найдете в ст. 60 КЗоТ. Однако не рекомендуем так делать. Почему? Если полностью дать волю работнику в определении переменных часов работы, то он, например, сможет приходить на работу ночью (конечно, если есть доступ к рабочему месту) и требовать доплату за работу в ночное время.

Тем более, что в соответствии с ч. 9 ст. 60 КЗоТ

Отсюда выводы: если трудовой распорядок на предприятии не предусматривает работу ночью и вам не нужны лишние расходы на оплату труда, четко укажите часы/промежутки переменного времени работы.

Также рекомендуем четко определить выходные дни, конечно, если у работника не подытоженный учет рабочего времени и выходные дни определяются графиком выхода на работу.

Вопрос 4. Допустим, что возникла потребность направить работника с гибким режимом в командировку. Он там также будет работать в переменное время как заблагорассудится?

Нет. На направленного в командировку работника будет распространяться режим работы, установленный на предприятии, на которое он командирован. Это прямо предусмотрено ст. 60 КЗоТ. Однако советуем этот момент также зафиксировать в Положении о командировке, утвержденном на предприятии.

Вопрос 5. Может ли работник, например, отработать только фиксированные часы, а переменные «перебросить» на другой день?

Частью 1 ст. 60 КЗоТ определено: одним из условий установления гибкого режима рабочего времени является соблюдение работником установленной дневной, недельной или другой, установленной на определенный учетный период, нормы продолжительности рабочего времени.

То есть ответ на приведенный вопрос будет зависеть от того, какую норму продолжительности рабочего времени должен соблюдать работник:

— дневную, например, 8 часов в день;

— недельную, допустим, 40 часов в неделю;

— установленную на учетный период (неделя, месяц, квартал, год и т. п.) в случае применения подытоженного учета рабочего времени.

Если дневную, как в примере 1 (см. выше), то такое перебрасывание невозможно. А вот если недельную или за учетный период, то ответ — да. Поговорим об этом дальше.

Норма и учет рабочего времени

Работников с гибким режимом рабочего времени обычно обязывают соблюдать дневную норму продолжительности рабочего независимо от его начала, окончания и продолжительности перерыва на обед, например, 8 часов в день. В таком случае по работникам ведут поденный учет рабочего времени.

Вместе с тем ч. 3 ст. 60 КЗоТ предоставляет возможность организовать работу на условиях гибкого режима рабочего времени с вариантами соблюдения работником:

— недельной (ведется понедельный учет рабочего времени) или

— нормы продолжительности рабочего времени, установленной на определенный учетный период (неделя, месяц, квартал, год и т. п.), если введен подытоженный учет рабочего времени. Такой учет рабочего времени вводят, если по условиям работы не может быть соблюдена установленная для работника ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Разберем на примерах, как это работает.

В соответствии с условиями примера директор за неделю должен отработать установленные 10 часов. При этом в понедельник с 08:00 до 08:30 (то есть 30 минут) он должен быть на рабочем месте. Остальное время, а именно 9 часов 30 минут, он распределяет в пределах переменного времени, как ему заблагорассудится.

Что это дает? Возможность легализовать присутствие на рабочем месте в течение дня, то есть приходить на работу и подписывать документы, отправлять банк/отчетность в течение фиксированного и переменного времени. Зашел на 5-10 минут, подписал, пошел. Так и сложились из кусочков надлежащие 10 рабочих часов в неделю.

Согласитесь, очень часто кадровики/бухгалтеры жалуются, что директор, который принят на неполное рабочее время, работает «как попало» и подписывает документы и банк за пределами официально установленного ему рабочего времени. Вот вам готовый вариант, как узаконить такое хаотическое выполнение обязанностей. Главное — «честно» ☺ все зафиксировать.

Если загрузка работой работника (в том числе и директора) неравномерна в течение месяца, квартала, другого периода, то есть смысл соединить гибкий режим и подытоженный учет рабочего времени.

Весь июль с понедельника по пятницу 4 часа, а именно с 09:00 до 13:00, работники обязаны быть на рабочем месте. Остальное время они распределяют на свое усмотрение. Главное, чтобы в целом за июль (за учетный период) каждый из них отработал норму в 168 часов, конечно, при условии полной занятости и отсутствия уважительных причин неработы.

Какой от этого прок? У многих бухгалтеров загрузка работой неравномерная. Есть пиковые дни, когда они, обычно, задерживаются на работе. Пример — бухгалтер, который регистрирует налоговые накладные. При привычных условиях труда здесь всегда есть опасность, что налоговики сольют Гоструда или сами инспекторы труда выявят, что такие регистрационные действия проводились не в рабочее время бухгалтера и не были оплачены в повышенном размере.

Если же ввести гибкий режим рабочего времени с подытоженным учетом рабочего времени, то «шаманя» с часами работы, можно втиснуться в норму. Однако если такой бухгалтер работает в выходные дни, то гибкий режим не самый хороший вариант. Здесь лучше обратить внимание на такую форму организации труда, как дистанционная работа. Подробно о ней в статье «Дистанционная работа» // «Налоги & бухучет», 2023, № 57.

Но вернемся к гибкому режиму. Изучаем условия его введения.

Устанавливаем гибкий режим

Подготовка. Возможность, порядок и условия применения гибкого режима рабочего времени зафиксируйте в коллективном договоре (при наличии), Правилах внутреннего трудового распорядка. Отметим, что гибкий режим рабочего времени может устанавливаться:

— на определенный срок или бессрочно;

— во время приема на работу или позже.

Разработайте систему контроля и учета рабочего времени каждого сотрудника. Для этого можно смело применять соответствующие технические средства. Или же работники могут проставлять отметки о времени, когда они приходят / уходят с работы, или об отработанных часах в соответствующем журнале / книге.

Проведите разъяснительную работу среди работников и руководителей, чтобы избежать возможных недоразумений в отношении работы с гибким режимом рабочего времени.

Инициатором обычно является работник. Однако при определенных условиях гибкий режим рабочего времени может быть установлен по инициативе работодателя. Об условиях дальше.

Инициатор — работник. Работник подает работодателю заявление, в котором указывает приемлемые для него временные границы графика работы (фиксированное, гибкое время), дату, с которой желает работать в таком режиме, или же срок, на который просит установить гибкий режим (если устанавливается не бессрочно).

Если работодатель не против, то на основании заявления издает приказ об установлении гибкого режима рабочего времени с даты, определенной работником в заявлении, и знакомит с ним работника (см. п. 1 ч. 8 ст. 60 КЗоТ).

Инициатор — работодатель. В общем случае гибкий режим рабочего времени может устанавливаться работодателем в случае производственной необходимости с обязательным сообщением работнику не позже чем за два месяца об изменении режима работы (п. 2 ч. 8 ст. 60 КЗоТ).

Также не меньше чем за два месяца до введения такого режима работодатель обязан ознакомить работников с условиями и спецификой гибкого режима рабочего времени, обеспечить учет отработанного времени и эффективный контроль за наиболее полным и рациональным использованием рабочего времени работником.

Однако двухмесячный срок сообщения/ознакомления существенно сокращается в случае установления работодателем гибкого режима рабочего времени по собственной инициативе на время угрозы распространения эпидемии, пандемии и/или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или другого характера. В таких форс-мажорных обстоятельствах с приказом об установлении гибкого режима рабочего времени следует ознакомить работника в течение двух дней со дня его принятия, но до введения гибкого режима рабочего времени (ч. 2 ст. 60 КЗоТ).

Форма трудового договора. Законодатель не обязывает заключать трудовой договор в письменной форме в случае введения гибкого режима рабочего времени. Поэтому если нет других причин, которые требуют именно письменной формы трудового договора (см. ч. 1 ст. 24 КЗоТ), то достаточно будет приказа.

Учет и оплата. Введение гибкого режима рабочего времени не влечет изменений в нормировании и оплате труда работников, не влияет на порядок начисления и размер доплат, премий, не предоставляет льгот при вычислении стажа работы (в том числе и специального) и другие трудовые права работников.

Учет отработанного времени и контроль за его полным и рациональным использованием ведет работодатель.

В завершение статьи рассмотрим случаи, при которых работодатель по собственному решению может «сбросить» работника с гибкого на общий режим, который действует на предприятии.

Принудительный перевод на общий режим

Есть два случая, когда работодатель в одностороннем порядке может вернуть работника с гибкого режима рабочего времени на общий, да еще и без соблюдения требования в отношении сообщения за два месяца об изменении существенных условий труда. Это возможно в случае:

— производственно-технической необходимости и/или для выполнения неотложных или непредвиденных заданий. В таком случае работодатель может временно (на срок до 1 месяца в течение календарного года) применять к работникам, которым установлен гибкий режим рабочего времени, общий режим работы на предприятии (ч. 5 ст. 60 КЗоТ);

— нарушения работником установленного гибкого режима рабочего времени. Тогда, кроме применения соответствующих дисциплинарных взысканий, работодатель имеет право перевести работника на общий режим работы. Такое право дано ему ч. 12 ст. 60 КЗоТ.