Предприниматель меняет фамилию: на что следует обратить внимание!

Новый паспорт и учетная карточка

Первое, что нужно сделать физлицу, которое меняет фамилию, например, из-за бракосочетания, так это изменить целый ряд документов, которые удостоверяют личность. Для этого в течение месяца необходимо заменить следующие документы:

— паспорт гражданина Украины;

— паспорт для выезда за границу;

— учетную карточку налогоплательщика (РНУКНН);

— водительское удостоверение.

Начинать следует с замены паспорта гражданина Украины.

Для такой замены необходимо обратиться в территориальное подразделение Государственной миграционной службы по зарегистрированному месту проживания или в соответствующий центр предоставления административных услуг (ЦПАУ) со следующими документами:

— заявлением о выдаче паспорта;

— паспортом, который подлежит обмену;

— документами, которые подтверждают обстоятельства, в связи с которыми паспорт подлежит обмену. Это может быть справка органа регистрации установленного образца в случае добровольной смены фамилии или свидетельство о браке, когда фамилия изменяется в связи с бракосочетанием;

— документы, которые подтверждают уплату административного сбора. Размер сбора будет зависеть от срока, в который состоится замена паспорта: 20 рабочих дней — 372 грн, 10 рабочих дней — 498 грн.

После замены паспорта следует получить новую учетную карточку плательщика налогов. При этом стоит помнить, что

Чтобы получить новую учетную карточку, физлицу необходимо в течение месяца со дня возникновения таких изменений подать заявление по ф. № 5ДР (приложение 12 к Положению о регистрации физических лиц в Государственном реестре физических лиц — плательщиков налогов, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 29.09.2017 № 822):

— в налоговый орган по месту регистрации физического лица;

— в любой налоговый орган, если физическое лицо временно находится за пределами населенного пункта проживания.

Подать такое заявление можно и в электронном виде через Электронный кабинет плательщика.

Срок внесения изменений в учетные данные плательщика налогов и изготовления регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика:

— до 3 рабочих дней — в случае обращения в налоговый орган по месту жительства или через Электронный кабинет;

— до 5 рабочих дней — в случае обращения в любой налоговый орган.

Дальше следует заменить загранпаспорт и водительское удостоверение, если они есть у физлица.

Обновление данных ЕГР

Чтобы осуществлять свою деятельность как предприниматель, физлицо, которое сменило фамилию, должно сначала зарегистрироваться в ЕГР*. Из-за этого в ЕГР содержатся все данные о предпринимателе, в том числе и о фамилии, имени и отчестве ФЛП (п.п. 4 ст. 9 Закона № 755**).

* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.

** Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 № 755-ІV.

Поэтому логично, что после смены фамилии и получения нового паспорта и учетной карточки плательщика налогов предприниматель прежде всего должен внести информацию о таком изменении в ЕГР.

В то же время Закон № 755 не устанавливает предельного срока для обновления сведений, которые содержатся в ЕГР. Поэтому когда следует обновлять данные об изменении фамилии ФЛП, решать самому предпринимателю. На наш взгляд, чтобы избежать разного рода недоразумений, внести в ЕГР информацию о смене фамилии ФЛП следует в кратчайшие сроки.

Чтобы обновить информацию об изменении фамилии ФЛП в ЕГР, предпринимателю следует

Подать такое заявление можно:

1) лично или через представителя (при наличии нотариально заверенной доверенности) госрегистратору (как правило, через ЦПАУ) или нотариусу, который имеет право проводить госрегистрационные действия в отношении ФЛП. Перечень субъектов, которые в условиях военного положения проводят государственную регистрацию, постоянно обновляется на сайте Минюста;

2) отправив такое заявление по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В то же время в этом случае придется нотариально удостоверить подпись на соответствующем заявлении (см. п. 5 ч. 1 ст. 15 Закона № 755);

3) воспользовавшись порталом «Дія». Возможность менять фамилии в ЕГР онлайн стала доступной всем ФЛП в начале 2022 года. До этой даты можно было воспользоваться только первыми двумя вариантами.

Сам алгоритм внесения данных об изменении фамилии ФЛП в ЕГР через портал «Дія» ищите здесь.

Независимо от того, какой вариант подачи заявления госрегистратору о смене фамилии выберет ФЛП, следует уплатить админсбор в сумме 230 грн.

После подачи заявления регистратор в течение суток вносит нужные изменения и передает надлежащую информацию в налоговую. Кто из ФЛП будет пользоваться порталом «Дія» для смены фамилии, то такая информация появится, по заверениям разработчиков, в течение 10 минут (конечно, если не будет какого-то эксцесса).

Обновление Реестра плательщиков ЕН

Если ФЛП является плательщиком ЕН, то в случае смены фамилии он должен внести эту информацию в реестр плательщиков ЕН. Для этого ФЛП независимо от выбранной группы ЕН должен подать налоговикам заявление по форме, утвержденной приказом Минфина от 16.07.2019 № 308.

Изменения попадут в реестр плательщиков ЕН в день подачи заявления (п. 299.8 НКУ).

К сведению! Если ФЛП вносил изменения о смене фамилии через портал «Дія», то, по словам разработчиков этого портала, после внесения изменений в ЕГР об изменении фамилии портал «Дія» должен автоматически формировать и посылать заявление о смене фамилии в налоговую.

Проверить результат проработки такого заявления налоговой ФЛП может в Электронном кабинете налогоплательщика в разделе «Учетные данные плательщика».

В то же время поскольку ни в одном нормативно-правовом акте не содержится требование о том, что портал «Дія» должен автоматически подавать в налоговую заявление о внесении изменений в Реестр плательщиков ЕН при смене фамилии ФЛП, советуем проконтролировать, реально ли произошло изменение фамилии в Реестре. Если это не состоится в течение следующих нескольких дней после подачи заявления о внесении изменений в ЕГР через портал «Дія», то придется самостоятельно подать заявление на внесение изменений в Реестр плательщиков ЕН, например, это можно сделать через Электронный кабинет плательщика налогов.

Обращаем внимание! По мнению налоговиков (БЗ 107.04), если ФЛП — плательщик ЕН в случае смены фамилии не подаст заявления на внесение изменений в Реестр плательщиков ЕН, то его за это не накажут. Ведь ответственность за неподачу ФЛП — плательщиком ЕН заявления в случае такого изменения в НКУ не предусмотрена.

Почему налоговики так говорят, не понятно. Ведь согласно п. 117.1 НКУ за неподачу заявлений в срок, определенный НКУ, на самозанятые лица (а такими лицами согласно п.п. 14.1.226 НКУ является и ФЛП) могут наложить штраф в размере 340 грн, а при повторном нарушении в течение года светит штраф в размере 680 грн.

Поэтому мы бы не советовали ФЛП игнорировать подачу такого заявления в месячный срок.

Обновление лицензий

Лицензии, кроме алко-табачно-горючих. ФЛП, который осуществляет подлицензионную деятельность из перечня ст. 7 Закона о лицензировании*, нужно будет сообщить об изменении фамилии органу лицензирования. Ведь согласно ч. 2 ст. 15 Закона о лицензировании лицензиат обязан уведомлять орган лицензирования обо всех изменениях данных, указанных в заявлении, документах и сведениях, которые прилагались к заявлению о получении лицензии. Фамилия ФЛП в таких документах фигурирует однозначно. Поэтому без такого уведомления не обойтись.

* Закон Украины «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» от 02.03.2015 № 222-VIII.

Срок, в который следует уведомить орган лицензирования, будет зависеть от того, содержится ли отдельный срок для такого уведомления в лицензионных условиях на осуществление подлицензионной деятельности. Так, если такой срок:

— есть в лицензионных условиях, то сообщить фискалам следует в этот срок;

— нет, то об изменениях следует сообщить в течение одного месяца со дня, следующего за днем их наступления.

Таким образом, смена фамилии ФЛП является лишь основанием для информирования органа лицензирования о таком изменении, хотя это не является основанием для переоформления лицензии.

Алко-табачно-горючие лицензии до 2025-го. С 27.07.2024 вступил в силу Закон № 3817*, который должен принять на себя регулирование алко-табачно-горючего лицензирования вместо Закона № 481** (см. «Новый алко-табачно-горючий Закон! (ч. ІІ. Лицензирование, реестры, отчетность, штрафы)» // «Налоги & бухучет», 2024, № 62).

* Закон Украины «О государственном регулировании производства и обращения спирта этилового, спиртовых дистиллятов, биоэтанола, алкогольных напитков, табачных изделий, табачного сырья, жидкостей, которые используются в электронных сигаретах, и горючего» от 18.06.2024 № 3817-ІХ.

** Закон Украины «О государственном регулировании производства и обращения спирта этилового, спиртовых дистиллятов, алкогольных напитков, табачных изделий, жидкостей, которые используются в электронных сигаретах, и горючего» от 19.12.95 № 481/95-BP.

В то же время Закон № 3817 в части лицензионного регулирования вступает в силу только с начала 2025 года. До этой даты лицензионное алко-табачно-горючее регулирование еще будет происходить по нормам Закона № 481. На это четко указывает п. 2 разд. ХІІ «Заключительные положения» Закона № 3817.

Учитывая это, можно говорить, что

На этом акцентируют внимание и налоговики в БЗ 113.01, 113.02, 113.03.

А именно ему следует в месячный срок со дня осуществления изменений обратиться к контролерам с соответствующим заявлением и документами, которые подтверждают изменение таких сведений (ст. 15 Закона № 481). На основе такого заявления налоговики в течение трех рабочих дней выдадут ФЛП лицензию, оформленную на новом бланке с учетом изменений.

Обращаем внимание! Если ФЛП нарушит вышеупомянутый срок уведомления о смене фамилии, то это будет основанием для аннулирования лицензии.

Кроме того, если ФЛП, который изменил фамилию, имеет места хранения алкогольных напитков и/или табачных изделий, которые внесены в Единый государственный реестр мест хранения, то такому ФЛП следует подать заявление в произвольной форме для внесения изменений в этот реестр.

Подавать заявления на переоформление лицензий и внесение изменений в Единый реестр мест хранения можно в электронном виде через частную часть Электронного кабинета налогоплательщика, используя меню «Переписка с ГНС».

Алко-табачно-горючие лицензии с 2025-го. Как только с начала 2025 года в игру вступит Закон № 3817, то состоятся некоторые изменения в информировании налоговиков о смене фамилии ФЛП. Прежде всего, с начала 2025 года вся информация о лицензиях должна быть сведена в соответствующий реестр, а именно данные о:

— алко-табачных лицензиях будут содержаться в Едином реестре лицензиатов по производству и обращению спирта этилового, спиртовых дистиллятов, алкогольных напитков, табачных изделий, табачного сырья и жидкостей, которые используются в электронных сигаретах;

— лицензии на горючее — в Едином реестре лицензиатов и мест обращения горючего.

Поэтому с начала 2025 года при изменении данных лицензиата (в том числе фамилии ФЛП) не нужно будет переоформлять лицензию, а придется вносить изменения в соответствующий реестр.

Для этого ФЛП будет обязан в течение 30 календарных дней со дня наступления события, которое повлекло соответствующие изменения, подать в орган лицензирования заявление о внесении изменений в сведения, которые содержатся в соответствующем реестре (п. 1 ч. 9 ст. 34 и п. 1 ч. 9 ст. 35 Закона № 3817). Необходимые сведения, которые должен указать ФЛП в этом заявлении при обновлении алко-табачной лицензии, приведены в ч. 10 ст. 34 Закона № 3817, а при обновлении данных о лицензий на горючее — в ч. 10 ст. 35 Закона № 3817.

Надеемся, что до начала 2025 года появятся соответствующие Реестры, а также появятся формы таких заявлений в электронном кабинете и можно будет делать внесение изменений в эти Реестры в электронном виде.

После подачи соответствующего заявления у налоговиков будет 5 рабочих дней для внесения изменений в сведения, которые содержатся в соответствующем реестре, или для предоставления отказа во внесении изменений (ч. 11 ст. 34 и ч. 11 ст. 35 Закона № 3817).

Изменения в регистрации РРО/ПРРО

ФЛП, которые используют РРО/ПРРО, в случае смены своей фамилии должны осуществить перерегистрацию своего РРО/ПРРО. На это указывает п. 2 гл. 3 разд. II Порядка регистрации РРО*, когда речь идет об использовании классического РРО, и п. 8 разд. II Порядка регистрации ПРРО**, когда идет речь об использовании ПРРО.

* Порядок регистрации и применения регистраторов расчетных операций, которые применяются для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 № 547.

** Порядок регистрации, ведения реестра и применения программных регистраторов расчетных операций, утвержденный приказом Минфина от 23.06.2020 № 317.

Чтобы провести перерегистрацию РРО, ФЛП должен подать налоговикам по месту регистрации РРО в течение 5 рабочих дней, следующих за днем, когда возникли изменения, следующий пакет документов:

— регистрационное заявление с отметкой «Перерегистрация» с указанием причины перерегистрации;

— регистрационное удостоверение.

После этого в течение двух рабочих дней со дня подачи регистрационного заявления состоится перерегистрация РРО и выдача ФЛП нового регистрационного удостоверения на РРО.

Обращаем внимание! Если ФЛП имеет зарегистрированную КУРО на РРО, то ему при смене фамилии следует осуществить и ее перерегистрацию. Для этого нужно не позже 5 рабочих дней со дня смены фамилии ФЛП (то есть в тот срок, что и заявление о перерегистрации РРО) подать в контролирующий орган по месту регистрации КУРО регистрационное заявление с отметкой «Перерегистрация» с указанием причины перерегистрации и КУРО, которая подлежит перерегистрации. Такое заявление может быть подано в электронной форме (п. 1 гл. 2 разд. ІІ Порядка регистрации КУРО*). В этот же срок следует проводить перерегистрацию КУРО с РК, которую ФЛП использует на хозяйственной единице без использования РРО.

* Порядок регистрации и ведения расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 № 547.

Если ФЛП использует ПРРО, то, чтобы осуществить перерегистрацию, достаточно

Такое заявление следует подать при условии направления последнего фискального отчетного чека и закрытия последней смены на таком ПРРО. Причем сроки для осуществления перерегистрации не приведены. Но учитывая, что для перерегистрации ПРРО достаточно одного заявления, которое к тому же подается в электронном виде, то логично будет осуществить такую перерегистрацию в день внесения изменений в ЕГР об изменении фамилии.

Остальные детали ищите в «Изменились данные о кассовом аппарате или КУРО: что делать?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 58 (ср. ).

Другие действия

НДС-регистрация. Если ФЛП, который сменил свою фамилию, является плательщиком НДС, то перед ним также возникает вопрос о необходимости внесения изменений в Реестр плательщиков НДС.

Еще с середины 2020 года НДС-перерегистрация в связи с изменением наименования (фамилии, имени и отчества) плательщика налога происходит автоматически на основании данных ЕГР (п. 183.15 НКУ).

На этом на сегодня акцентируют свое внимание и налоговики (БЗ 101.02). Они убеждены, что в случае изменения фамилии ФЛП заявление по форме № 1-ПДВ с отметкой «Перерегистрация» в контролирующий орган не подается.

Также стоит позаботиться о регистрации НН/РК, которые составлены на старую фамилию до изменения электронной подписи из-за изменения фамилии (см. выше). Ведь после смены фамилии и получения новой электронной подписи могут возникнуть проблемы с такой регистрацией.

Кроме того, стоит сообщить своим контрагентам — плательщикам НДС об изменении фамилии ФЛП, чтобы они при заполнении НН/РК указывали правильное наименование покупателя (получателя).

Разрешительные документы. Когда ФЛП меняет свою фамилию, то это событие не является основанием для переоформления документа разрешительного характера. На это прямо указывает ч. 8 ст. 4¹ Закона Украины «О разрешительной системе в сфере хозяйственной деятельности» от 06.09.2005 № 2806-IV.

Поэтому если у ФЛП, который сменил фамилию, есть разрешительные документы, то обновлять информацию, отраженную в таких документах, из-за такого изменения не следует.

Электронная подпись. По общему правилу лицо, которое получило электронную подпись, должно обязательно проинформировать об изменении идентификационных данных, которые содержит сертификат открытого ключа (ч. 2 ст. 12 Закона № 2155*). О том, что информация о фамилии ФЛП содержится в квалифицированном сертификате открытого ключа, прямо говорится в п. 4 ч. 2 ст. 23 Закона № 2155.

* Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 № 2155-VIII.

Учитывая это, в случае изменения фамилии ФЛП пользователь должен обратиться к Квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг за отменой электронной подписи на старую фамилию и получить новую электронную подпись.

Срок для внесения таких изменений законодательство не содержит. Но чтобы не было проблем с идентификацией личности, которая составила и подписала документ, советуем совершать такое изменение в кратчайшие сроки.

Банк. На законодательном уровне не содержится требования о том, что в случае изменения фамилии ФЛП должен сразу бежать в банк и информировать его об этом. В то же время не исключено, что о таком информировании может быть прописано в договоре с банком об открытии счета. Поэтому если вы не желаете проблем с идентификацией платежей, советуем после изменения фамилии посетить банк, в котором открыт счет, и обновить свои персональные данные. На сегодня большинство банков позволяют это сделать онлайн через их мобильные приложения. Номер открытого счета при этом не изменится.

Контрагенты. Чтобы избежать разного рода недоразумений, советуем ФЛП, который сменил фамилию, сообщить всем контрагентам о таком изменении. Сроки для такого уведомления могут быть прописаны в договоре с вашим контрагентом. Если же этот нюанс не прописан, то проинформируйте их в ближайшее время после изменений.