Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени. Его типовая форма № П-5 утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489 (далее — приказ № 489).
Рассмотрим вопросы, которые возникают у работодателей при формировании табеля учета использования рабочего времени.
Собственная форма = ошибка?
Предприятие в связи со спецификой работы применяет собственную форму табеля учета использования рабочего времени работников. Можно ли так делать? Не является ли этого ошибкой?
Типовая форма табеля № П-5 носит рекомендательный характер. Об этом прямо речь идет в примечании 2 к ней. Там же указано, что эта форма состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета на предприятии.
Более того! В письме от 12.01.2012 № 9/4-10/9 Госстат, соглашаясь с тем, что на практике табель используется не только для статистических, но и для других целей, делает вывод: предприятие при необходимости имеет право применять и другую форму табеля. В то же время такая другая (собственная) форма должна обеспечивать первичный учет показателей об использовании рабочего времени, явках и неявках работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду.
Не имеет ничего против применения собственной формы табеля и Западное межрегиональное управление Гоструда (см. разъяснение от 04.07.2019). Хотя на практике при проверках можно встретить инспекторов труда, которые настаивают на необходимости ведения исключительно типовой формы.
Поэтому, чтобы чувствовать себя уверенно, рекомендуем вам с целью организации и упорядочения учета использования рабочего времени разработать и утвердить на предприятии:
1) внутреннее положение об учете использования рабочего времени (или положение о табельном учете);
2) форму табеля учета использования рабочего времени и условные обозначения с учетом специфики работы предприятия.
Подытожим. Использование собственной формы возможно при условии обеспечения:
1) достоверного учета выполняемой работником работы, как того требует ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР (далее — Закон об оплате труда);
2) учета показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений по труду.
Описки: исправить или «забить»?
Просматривая табели учета использования рабочего времени за предыдущие периоды, выявили, что некоторые из них имеют незначительные описки, а именно арифметические ошибки в общем количестве (не) отработанных часов. Нужно ли их исправлять, если зарплата начислена правильно?
Рекомендуем исправить и вот почему.
Как уже отмечалось выше, придирчиво изучать табели учета рабочего времени очень любит Гоструда. И были случаи, когда такие описки в табеле, которые фактически ни на что не повлияли, инспекторы труда расценивали как невыполнение требования Закона об оплате труда в отношении достоверного учета выполняемой работником работы. В результате даже при правильном исчислении суммы заработной платы, пытались «повесить» на работодателя штраф в размере 1 минзарплаты как за прочие нарушения трудового законодательства (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ), а на его должностные лица — админштаф (ст. 41 КУоАП).
Конечно, всегда можно обратиться в суд и обжаловать действия Гоструда (см., например, постановление Верховного Суда от 11.07.2018 по делу № 821/789/17). Но зачем вам тот адреналин, если можно уже сейчас сделать все красиво?!
Корректируем табель
Что делать, если при оформлении табеля учета использования рабочего времени были допущены ошибки или впоследствии после начисления зарплаты в связи с вновь обнаруженными обстоятельствами возникла потребность его откорректировать?
Хороший вопрос. Но ответ на него вы не найдете в нормативке. Изобретать велосипед — не вариант. Лучше воспользоваться постоянной практикой.
Так вот, на практике порядок корректировки табеля работодатели прописывают во внутреннем положении об учете использования рабочего времени. В нем же при желании можно перечислить случаи, когда такая корректировка проводится. Например, в случае, если после подачи табеля в бухгалтерию за соответствующий месяц выяснилось, что работник в конце такого месяца заболел, сдал кровь, пошел в отпуск, был мобилизован и т. п., однако в табели проставлены рабочие дни.
Обычно в положении об учете использования рабочего времени указывают, что:
1) зачеркивания, зарисовки, подчистки в табеле не допускаются;
2) в случае необходимости внесения изменений за предыдущий расчетный период вместе с табелем за текущий расчетный период подается корректирующий табель. Он формируется исключительно на работников, у которых произошли изменения. При этом в заглавной части проставляется фактическая дата формирования корректирующего табеля и месяц, за который проводится корректировка;
3) все изменения, которые вносят в табель, должны быть обоснованы соответствующими документами, которые подтверждают причину их внесения.
Также в положении об учете использования рабочего времени можно указать, что на подпись корректирующий табель подается лицом, ответственным за его ведение, вместе с объяснительной запиской о причинах проведенных корректировок.
Дальше на основе данных корректирующего табеля бухгалтерия проводит соответствующие корректировки заработной платы или начисления других выплат.
Всегда ли за ошибкой следует штраф?
Всегда ли ошибка, допущенная при заполнении табеля учета использования рабочего времени и выявленная при проверке инспекторами труда, грозит трудовым штрафом?
Ошибки, которые допущены в табеле учета использования рабочего времени, могут повлиять на многие показатели. Поэтому и ответственность за них может отличаться.
Например, если ошибка в табеле привела к неначислению выплат, которые являются минимальными государственными гарантиями в оплате труда, то работодателю будет грозить штраф в 2 минимальных зарплаты, установленных законом на момент выявления нарушения (далее — МЗП), за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абзац пятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Также ошибки в табеле могут указывать на то, что имеет место недостоверный учет выполняемой работником работы. Недостоверный учет «стоит» 1 МЗП, если это не повторно выявленное нарушение в течение года (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).
Но! Здесь следует помнить о чудесной ч. 6 ст. 265 КЗоТ. Ею установлено, что в случае выполнения предписания Гоструда и устранения выявленных нарушений, предусмотренных абзацами четвертым — шестым, десятым ч. 2 этой статьи, в определенные предписанием сроки мероприятия по привлечению к ответственности не применяются.
То есть даже если при проверке Гоструда что-то откопает в табеле из вышеперечисленного, у работодателя всегда есть возможность избежать штрафов, если своевременно исправить ошибки. Ошибки исправляйте с помощью корректирующего табеля.
Единственное, что здесь портит картину, — это админштраф на должностные лица. Он представляет в общем случае от 510 до 1700 грн. Налагает его суд. И, как показывает практика, проведение исправлений дает возможность получить меньшую сумму штрафа или вообще предупреждение, если суд будет считать ошибки незначительными.
Выводы
- Предприятие при необходимости имеет право применять не типовую, а собственную форму табеля учета использования рабочего времени. Это не является ошибкой или нарушением.
- В случае необходимости внесения изменений в табель, который был подписан и передан в бухгалтерию для начисления заработной платы, формируется корректирующий табель.
- Даже если ошибки в табеле выявит Гоструда, у работодателя есть возможность избежать штрафа по ст. 265 КЗоТ, если такие ошибки будут исправлены в установленные в предписании сроки.
