Для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, контролю за дотриманням ними встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці застосовують табель обліку використання робочого часу. Його типову форму № П-5 затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (далі — наказ № 489).
Розглянемо запитання, що виникають у роботодавців при формуванні табеля обліку використання робочого часу.
Власна форма = помилка?
Підприємство у зв’язку зі специфікою роботи застосовує власну форму табеля обліку використання робочого часу працівників. Чи можна так робити? Чи не є це помилкою?
Типова форма табеля № П-5 носить рекомендаційний характер. Про це прямо йдеться в примітці 2 до неї. Там же зазначено, що ця форма складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Ба більше! У листі від 12.01.2012 № 9/4-10/9 Держстат, погоджуючись з тим, що на практиці табель використовується не тільки для статистичних, а й для інших цілей, робить висновок: підприємство за необхідності має право застосовувати й іншу форму табеля. Водночас така інша (власна) форма має забезпечувати первинний облік показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.
Не має нічого проти застосування власної форми табеля й Західне міжрегіональне управління Держпраці (див. роз’яснення від 04.07.2019). Хоча на практиці при перевірках можна зустріти інспекторів праці, які наполягають на необхідності ведення виключно типової форми.
Тож, щоб почувати себе впевнено, рекомендуємо вам з метою організації та впорядкування обліку використання робочого часу розробити та затвердити на підприємстві:
1) внутрішнє положення про облік використання робочого часу (чи положення про табельний облік);
2) форму табеля обліку використання робочого часу та умовні позначення з урахуванням специфіки роботи підприємства.
Підсумуємо. Використання власної форми можливо за умови забезпечення:
1) достовірного обліку виконуваної працівником роботи, як того вимагає ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці);
2) обліку показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці.
Описки: виправити чи «забити»?
Передивляючись табелі обліку використання робочого часу за попередні періоди, виявили, що деякі з них мають незначні описки, а саме арифметичні помилки в загальній кількості (не) відпрацьованих годин. Чи потрібно їх виправляти, якщо зарплата нарахована правильно?
Рекомендуємо виправити і ось чому.
Як вже зазначалася вище, прискіпливо вивчати табелі обліку робочого часу дуже любить Держпраці. І були випадки, коли такі описки в табелі, які фактично ні на що не влипнули, інспектори праці розцінювали, як невиконання вимоги Закону про оплату праці щодо достовірного обліку виконуваної працівником роботи. В результаті навіть за правильного обчислення суми заробітної плати, намагалися «повісити» на роботодавця штраф у розмірі 1 мінзарплати як за інші порушення трудового законодавства (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП), а на його посадових осіб — адмінштаф (ст. 41 КУпАП).
Звісно, завжди можна звернутися до суду й оскаржити дії Держпраці (див, наприклад, постанову Верховного Суду від 11.07.2018 у справі № 821/789/17). Але навіщо вам той адреналін, якщо можна вже зараз зробити все красиво?!
Коригуємо табель
Що роботи, якщо при оформленні табеля обліку використання робочого часу були допущені помилки чи згодом після нарахування зарплати у зв’язку з нововиявленими обставинами виникла потреба його відкоригувати?
Гарне запитання. Але відповідь на нього ви не знайдете в нормативці. Вигадувати велосипед — не варіант. Краще скористатися сталою практикою.
Так от, на практиці порядок коригування табеля роботодавці прописують у внутрішньому положенні про облік використання робочого часу. У ньому ж за бажання можна перерахувати випадки, коли таке коригування проводиться. Наприклад, у разі якщо після подання табеля до бухгалтерії за відповідний місяць з’ясувалося, що працівник в кінці такого місяця захворів, здав кров, пішов у відпустку, був мобілізований тощо, проте в табелі проставлені робочі дні.
Зазвичай у положенні про облік використання робочого часу зазначають, що:
1) закреслення, замальовування, підчистки в табелі не допускаються;
2) у разі необхідності внесення змін за попередній розрахунковий період разом з табелем за поточний розрахунковий період подається коригуючий табель. Він формується виключно на працівників, у яких відбулися зміни. При цьому в заголовній частині проставляється фактична дата формування коригуючого табеля та місяць, за який проводиться коригування;
3) всі зміни, що вносять до табеля, мають бути обґрунтовані відповідними документами, які підтверджують причину їх внесення.
Також у положенні про облік використання робочого часу можна зазначити, що на підпис коригуючий табель подається особою, відповідальною за його ведення, разом з пояснювальною запискою про причини проведених коригувань.
Далі на основі даних коригуючого табеля бухгалтерія проводить відповідні коригування заробітної плати чи нарахування інших виплат.
Чи завжди за помилкою йде штраф?
Чи завжди помилка, допущена при заповненні табеля обліку використання робочого часу та виявлена при перевірці інспекторами праці, загрожує трудовим штрафом?
Помилки, що допущені в табелі обліку використання робочого часу, можуть вплинути на багато показників. Тож і відповідальність за них може різнитися.
Наприклад, якщо помилка в табелі призвела до ненарахування виплат, які є мінімальними державними гарантіями в оплаті праці, то роботодавцеві загрожуватиме штраф у 2 мінімальні зарплати, встановлені законом на момент виявлення порушення (далі — МЗП), за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Також помилки в табелі можуть вказувати на те, що має місце недостовірний облік виконуваної працівником роботи. Недостовірний облік «коштує» 1 МЗП, якщо це не повторно виявлене порушення протягом року (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Але! Тут слід пам’ятати про чудову ч. 6 ст. 265 КЗпП. Нею встановлено, що у разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абзацами четвертим — шостим, десятим ч. 2 цієї статті, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються.
Тобто навіть якщо при перевірці Держпраці щось відкопає в табелі з переліченого вище, у роботодавця завжди є можливість уникнути штрафів, якщо своєчасно виправити помилки. Помилки виправляйте за допомогою коригуючого табеля.
Єдине, що тут псує картину, — це адмінштраф на посадових осіб. Він становить у загальному випадку від 510 до 1700 грн. Накладає його суд. І, як показує практика, проведення виправлень дає змогу отримати меншу суму штрафу або взагалі попередження, якщо суд вважатиме помилки незначними.
Висновки
- Підприємство за необхідності має право застосовувати не типову, а власну форму табеля обліку використання робочого часу. Це не є помилкою чи порушенням.
- У разі необхідності внесення змін до табеля, що був підписаний та переданий до бухгалтерії для нарахування заробітної плати, формується коригуючий табель.
- Навіть якщо помилки в табелі виявить Держпраці, у роботодавця є можливість уникнути штрафу за ст. 265 КЗпП, якщо такі помилки будуть виправлені у встановлені в приписі строки.
