Исправляем ошибки в трудовой книжке

Основные правила

О том, как заполнять трудовые книжки в бумажной форме, говорит Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58 (далее — Инструкция № 58). В ней же определен порядок исправления ошибок, допущенных при внесении записей в трудовые книжки работников. К сожалению, Инструкция № 58 охватывает далеко не все возможные варианты. Поэтому далее при описании способов исправления ошибок будем исходить как из норм упомянутой Инструкции, так и из сложившейся практики.

По общему правилу

Если работник уже сменил место работы, то новый работодатель должен предоставить работнику в этом необходимую помощь.

В случае когда предприятие, допустившее ошибку, ликвидировано, соответствующую запись вносит и заверяет печатью (при наличии) его правопреемник. При отсутствии правопреемника исправления делает вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие. Ее нет? Значит, исправляющую запись вносит соответствующий облархив или госархив (п. 2.8 Инструкции № 58).

Если ошибку допустили на вашем предприятии, исправить ее следует вам. При этом помните, что исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения. Не можете найти нужный приказ/распоряжение? Тогда основанием для внесения записей могут быть другие документы, которые подтверждают трудовые отношения, не указанные в трудовой книжке. А вот свидетельские показания не являются основанием для исправления ранее внесенных записей (п. 2.9 Инструкции № 58).

Важно! Зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи можно только при корректировке сведений, приведенных на титульном листе.

Что касается разделов трудовой книжки «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення», то в них такой способ исправления не допускается. Чтобы исправить неверную запись в упомянутых разделах, следует:

— в гр. 1 внести очередной номер записи (следующий за номером последней записи);

— в гр. 2 указать дату внесения изменений;

— в гр. 3 вписать фразу: «Запис за № __ недійсний» и продолжить ее корректным вариантом записи;

— в гр. 4 проставить дату и номер соответствующего приказа (распоряжения).

Обратите внимание! Инструкция № 58 предписывает исправлять ошибки с помощью одной записи под одним порядковым номером. Не нужно фразу «Запис за № __ недійсний» выделять в отдельную строку под отдельным номером.

С теорией исправления ошибок в трудовой книжке разобрались. Теперь перейдем к практике.

Ошибки на титульном листе

Порядок исправления записей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки зависит от того, когда была обнаружена ошибка.

Ошибка при первичном оформлении. Из абзаца второго п. 6.1 Инструкции № 58 следует, что в случае неправильного первичного заполнения титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней бланк трудовой книжки считается испорченным. Поэтому испорченный бланк списывают, а работнику оформляют новую трудовую книжку (уже без ошибок). Причем поскольку в такой ситуации виновным является работодатель, именно он оплачивает стоимость испорченного бланка.

Ошибка в трудовой книжке, которая уже ведется. В таком случае для исправления неточностей в записях личных данных работник должен предоставить работодателю соответствующие документы (например, паспорт или свидетельство о рождении). Причем, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 16.04.2013 № 54/06/186-13), такие корректировки делает работодатель по последнему месту работы.

Исправление записи осуществляют в следующем порядке (п. 2.13 Инструкции № 58):

— зачеркивают неверную запись;

— вносят новые (верные) данные со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки.

Новая запись заверяется подписью руководителя предприятия или службы персонала (другого уполномоченного лица) и печатью предприятия / службы персонала (при ее наличии).

Пример исправления ошибочной записи на титульном листе трудовой книжки см. на рис. 1.

Рис. 1. Исправление данных титульного листа трудовой книжки

Неверно указали должность

Неправильно перенесли должность из приказа. Порядок исправления ошибки, допущенной при внесении в трудовую книжку наименования занимаемой работником должности, установлен п. 2.10 Инструкции № 58. Согласно этой норме после указания соответствующего порядкового номера (в гр. 1) и даты внесения записи (в гр. 2) в гр. 3 пишут: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий (указывают правильное наименование должности/профессии)». В гр. 4 Инструкция № 58 предписывает приводить дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Приведем образец заполнения трудовой книжки для этого случая на рис. 2.

Рис. 2. Исправление наименования должности (приказ составлен правильно)

Заметим, что более логичным было бы указание в гр. 2 даты приема работника на работу. Однако п. 2.10 Инструкции № 58 требует приводить в этой графе дату внесения записи (т. е. текущую дату). И это порождает опасность, что при оцифровывании сканкопии трудовой книжки в ПФУ у работника может выпасть стаж за период с даты приема на работу до даты внесения исправлений в трудовую книжку.

Чтобы работник впоследствии мог подтвердить свой стаж, рекомендуем выдать ему экземпляр приказа о приеме на работу. А если никаких записей после ошибочной не было, то вообще имеет смысл внести изменения датой приема работника на работу.

Вместе с тем, полагаем, проблемы с подтверждением стажа могут возникнуть только по старым периодам, которые не отражены в Реестре застрахованных лиц Госреестра общеобязательного государственного социального страхования.

Ошибка допущена в приказе. Теперь рассмотрим ситуацию, когда не только в трудовой книжке, но и в приказе была неверно указана должность. В таком случае сначала необходимо издать приказ о внесении изменений в приказ о приеме на работу. А уже затем исправить ошибку в трудовой книжке.

Причем, на наш взгляд, поскольку в первоначальном приказе указана неверная должность, в гр. 4 исправительной записи следует указать не его реквизиты, а дату и номер корректирующего приказа с правильным наименованием должности (см. рис. 3). Таким же образом рекомендовали исправлять ошибку специалисты Юго-Восточного межрегионального управления Гоструда в консультации от 20.11.2018.

Рис. 3. Исправление наименования должности (приказ с ошибкой)

Не указали / неверно указали работодателя

Ошибка в наименовании предприятия. Как известно, заполнение сведений в разделах трудовой книжки начинается с указания в гр. 3 полного наименования предприятия-работодателя. Что делать, если в этом реквизите допустили ошибку?

К сожалению, каких-либо пояснений по этому поводу Инструкция № 58 не содержит. На наш взгляд, для исправления такой ошибки в гр. 3 следует указать: «Запис (ошибочное наименование предприятия) недійсний» и указать правильное наименование работодателя. При этом нумеровать эту исправительную запись не нужно.

Образец заполнения трудовой книжки приведем на рис. 4.

Рис. 4. Исправление наименования предприятия

Пропущено наименование предприятия. А что делать, если вообще забыли указать наименование предприятия-работодателя, а сразу внесли запись о приеме на работу?

Инструкция № 58 на этот счет молчит. Мы же рекомендуем действовать так:

— в гр. 3 следующей строки указать наименование работодателя в виде заголовка;

— в строке ниже в гр. 1 внести следующий номер записи, в гр. 2 указать дату внесения исправлений, в гр. 3 сделать исправительную запись, а в гр. 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого ранее вносилась исправляемая запись.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 5.

Рис. 5. Внесение пропущенного наименования предприятия

Другие ошибки в разделе «Відомості про роботу»

Неверная нумерация записей. И для этого случая Инструкция № 58 вариантов действий не предусматривает. На наш взгляд, если в графе 1 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки нарушена нумерация записей, то нужно действовать так:

— в гр. 1 указать правильный порядковый номер;

— в гр. 2 вписать дату внесения исправлений;

— в гр. 3 привести номер и дату записи, которая является недействительной, а затем текст правильной записи;

— в гр. 4 указать дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого была сделана запись.

Пример внесения исправительной записи см. на рис. 6.

Рис. 6. Исправление нумерации строк

Ошибка в дате. Случайно указали не ту дату о приеме на работу, переводе или увольнении в гр. 2 раздела «Відомості про роботу»? Ее необходимо откорректировать. Вместе с тем в Инструкции № 58 порядка исправления такой ошибки мы не найдем. Поэтому будем руководствоваться логикой. Считаем, что исправляться в этом случае нужно следующим образом:

— в гр. 1 указываем очередной номер записи;

— в гр. 2 вносим дату внесения исправлений;

— в гр. 3 пишем фразу: «Запис за № __ недійсний», а затем повторяем запись с правильной датой;

— в гр. 4 приводим дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого в трудовой книжке была сделана запись.

Пример исправления такой ошибки см. на рис. 7.

Рис. 7. Исправление ошибки в дате

Неверные реквизиты приказа. Ошиблись в дате и/или номере приказа в гр. 4 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки? Порядок исправления такой ошибки в Инструкции № 58 не прописан. На наш взгляд, сделать это можно так, как показано на рис. 8 (см. ниже).

Рис. 8. Исправление ошибки в реквизитах приказа

Лишняя запись. Она могла появиться, например, если кадровик по ошибке внес в трудовую книжку запись, касающуюся другого работника. Ее нужно отменить. Для этого:

— в гр. 1 проставляем очередной номер записи;

— в гр. 2 указываем дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 пишем: «Запис за № _ недійсний, внесений помилково»;

— гр. 4 оставить пустой, поскольку нет документа, на основании которого осуществляется исправление.

Приведем пример заполнения трудовой книжки в этом случае на рис. 9.

Рис. 9. Отмена лишней записи

Исправляем записи после увольнения

Рассмотрим исправление двух вариантов ошибок, обнаруженных после увольнения:

1) внесли неверную причину увольнения;

2) пропустили запись о переводе на другую должность.

Учтите, что в обоих случаях исправительную запись должно сделать то предприятие, которое допустило в трудовой книжке работника ошибку (п. 2.6 Инструкции № 58).

Неверная причина увольнения. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после того, как запись об увольнении уже заверена подписью и печатью? В этом случае действуем так:

1) в гр. 3 снова приводим в виде заголовка наименование предприятия-работодателя;

2) ниже указываем:

— в гр. 1 — следующий порядковый номер записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 — «Запис за № __ недійсний, звільнений (указываем правильную формулировку причины увольнения)» (см. п. 2.10 Инструкции № 58);

— в гр. 4 — реквизиты приказа, данные из которого неверно перенесены в трудовую книжку.

3) исправляющая запись заверяется подписью руководителя предприятия или специалиста кадровой службы и печатью предприятия либо отдела кадров (при наличии).

Образец заполнения трудовой книжки в таком случае представлен на рис. 10.

Рис. 10. Исправление формулировки причины увольнения

Пропущена запись. Теперь рассмотрим случай, когда после внесения записи об увольнении обнаружили, что была пропущена запись о переводе работника на другую должность. На наш взгляд, здесь следует действовать так:

1) в гр. 3 снова приводим в виде заголовка наименование предприятия-работодателя;

2) ниже указываем:

— в гр. 1 — следующий порядковый номер записи;

— в гр. 2 — дату внесения исправительной записи;

— в гр. 3 — «Запис за № __ недійсний. Переведений (указываем должность, на которую переводился работник) с (указываем дату перевода)»;

— в гр. 4 — реквизиты приказа о переводе на другую должность.

3) под следующим порядковым номером снова делаем запись об увольнении работника;

4) записи заверяются подписью руководителя предприятия или специалиста кадровой службы и печатью предприятия либо отдела кадров (при ее наличии).

Образец заполнения трудовой книжки в таком случае представлен на рис. 11.

Рис. 11. Внесение пропущенной записи о переводе

Мы рассмотрели особенности исправления основных ошибок, которые могут быть допущены при заполнении трудовых книжек. При этом учтите, что ошибки в разделах «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» исправляют в таком же порядке, как и в разделе «Відомості про роботу».