Виправляємо помилки у трудовій книжці

Основні правила

Про те, як заповнювати трудові книжки у паперовій формі, говорить Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58 (далі — Інструкція № 58). У ній же визначено порядок виправлення помилок, допущених при внесенні записів у трудові книжки працівників. На жаль, Інструкція № 58 охоплює далеко не всі можливі варіанти. Тому далі при описі способів виправлення помилок виходитимемо як із норм згаданої Інструкції, так і з практики, що склалася.

За загальним правилом

Якщо працівник вже змінив місце роботи, то новий роботодавець має надати працівнику у цьому необхідну допомогу.

У разі коли підприємство, яке припустилося помилки, ліквідоване, відповідний запис вносить та засвідчує печаткою (за наявності) його правонаступник. За відсутності правонаступника виправлення робить вища організація, якій було підпорядковане підприємство. Її немає? Значить, виправний запис вносить відповідний облархів або держархів (п. 2.8 Інструкції № 58).

Якщо помилки припустилися на вашому підприємстві, виправити її слід вам. Пам’ятайте, що виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Не можете знайти потрібний наказ / розпорядження? Тоді підставою для внесення записів можуть бути інші документи, що підтверджують трудові відносини, які не зазначені у трудовій книжці. А от показання свідків не є підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

Важливо! Закреслювати внесені неточні або неправильні записи можна лише при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.

Щодо розділів трудової книжки «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення», то в них такий спосіб виправлення не допускається. Щоб виправити неправильний запис у згаданих розділах, слід:

— у гр. 1 внести черговий номер запису (наступний за номером останнього запису);

— у гр. 2 зазначити дату внесення змін;

— у гр. 3 вписати фразу: «Запис за № __ недійсний» та продовжити її коректним варіантом запису;

— у гр. 4 проставити дату та номер відповідного наказу (розпорядження).

Зверніть увагу! Інструкція № 58 наказує виправляти помилки за допомогою одного запису під одним порядковим номером. Не потрібно фразу «Запис за № __ недійсний» виділяти в окремий рядок під окремим номером.

З теорією виправлення помилок у трудовій книжці розібралися. Тепер перейдемо до практики.

Помилки на титульному аркуші

Порядок виправлення записів на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки залежить від того, коли було виявлено помилку.

Помилка під час первинного оформлення. З абзацу другого п. 6.1 Інструкції № 58 випливає, що у разі неправильного первинного заповнення титульного аркуша трудової книжки або вкладиша до неї бланк трудової книжки вважається зіпсованим. Тому зіпсований бланк списують, а працівникові оформлюють нову трудову книжку (вже без помилок). Причому оскільки в такій ситуації винним є роботодавець, саме він оплачує вартість зіпсованого бланка.

Помилка у трудовій книжці, яка вже ведеться. У такому разі для виправлення неточностей у записах особистих даних працівник повинен надати роботодавцю відповідні документи (наприклад, паспорт чи свідоцтво про народження). Причому, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 16.04.2013 № 54/06/186-13), такі коригування робить роботодавець за останнім місцем роботи.

Виправлення запису здійснюють у такому порядку (п. 2.13 Інструкції № 58):

— закреслюють неправильний запис;

— вносять нові (правильні) дані з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки.

Новий запис посвідчується підписом керівника підприємства або служби персоналу (іншої уповноваженої особи) та печаткою підприємства / служби персоналу (за її наявності).

Приклад виправлення помилкового запису на титульному аркуші трудової книжки див. на рис. 1.

Рис. 1. Виправлення даних титульного аркуша трудової книжки

Неправильно зазначили посаду

Неправильно перенесли посаду із наказу. Порядок виправлення помилки, допущеної при внесенні до трудової книжки найменування займаної працівником посади, встановлено п. 2.10 Інструкції № 58. Відповідно до цієї норми після зазначення відповідного порядкового номера (у гр. 1) та дати внесення запису (у гр. 2) у гр. 3 пишуть: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий (зазначають правильне найменування посади/професії)». У гр. 4 Інструкція № 58 вимагає наводити дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

Наведемо зразок заповнення трудової книжки у цьому випадку на рис. 2.

Рис. 2. Виправлення найменування посади (наказ складено правильно)

Зауважимо, що більш логічним було б зазначати у гр. 2 дату прийняття працівника на роботу. Однак п. 2.10 Інструкції № 58 вимагає наводити у цій графі дату внесення запису (тобто поточну дату). І це породжує небезпеку, що при оцифруванні сканкопії трудової книжки в ПФУ у працівника може випасти стаж за період з дати прийняття на роботу до дати внесення виправлень у трудову книжку.

Щоб працівник згодом міг підтвердити свій стаж, рекомендуємо видати йому екземпляр наказу про прийняття на роботу. А якщо жодних записів після помилкового не було, то взагалі є сенс внести зміни датою прийняття працівника на роботу.

Водночас, вважаємо, проблеми з підтвердженням стажу можуть виникнути лише за старими періодами, які не відображені у Реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Помилка допущена у наказі. Тепер розглянемо ситуацію, коли не лише у трудовій книжці, а й у наказі було неправильно зазначено посаду. У такому разі спочатку необхідно видати наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу. А вже потім виправити помилку у трудовій книжці.

Причому, на нашу думку, оскільки у первісному наказі зазначена неправильна посада, у гр. 4 виправного запису слід зазначити не його реквізити, а дату та номер коригувального наказу з правильним найменуванням посади (див. рис. 3). Так само рекомендували виправляти помилку фахівці Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці у консультації від 20.11.2018.

Рис. 3. Виправлення найменування посади (наказ із помилкою)

Не зазначили / неправильно зазначили роботодавця

Помилка в найменуванні підприємства. Як відомо, заповнення відомостей у розділах трудової книжки починається із зазначення у гр. 3 повного найменування підприємства-роботодавця. Що робити, якщо в цьому реквізиті припустилися помилки?

На жаль, жодних пояснень щодо цього Інструкція № 58 не містить. На наш погляд, для виправлення такої помилки у гр. 3 слід зазначити: «Запис (помилкове найменування підприємства) недійсний» та зазначити правильне найменування роботодавця. При цьому нумерувати цей виправний запис не потрібно.

Приклад заповнення трудової книжки наведемо на рис. 4.

Рис. 4. Виправлення найменування підприємства

Пропущено найменування підприємства. А що робити, якщо взагалі забули зазначити найменування підприємства-роботодавця, а одразу внесли запис про прийняття на роботу?

Інструкція № 58 із цього приводу мовчить. Ми ж рекомендуємо діяти так:

— у гр. 3 наступного рядка зазначити найменування роботодавця як заголовок;

— у рядку нижче у гр. 1 внести наступний номер запису, у гр. 2 зазначити дату внесення виправлень, у гр. 3 зробити виправний запис, а у гр. 4 повторити дату і номер наказу (розпорядження), на підставі якого раніше вносився запис, що виправляється.

Наведемо приклад заповнення трудової книжки у цьому разі на рис. 5.

Рис. 5. Внесення пропущеного найменування підприємства

Інші помилки у розділі «Відомості про роботу»

Неправильна нумерація записів. І для цього випадку Інструкція № 58 варіантів дій не передбачає. На наш погляд, якщо у графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушено нумерацію записів, то треба діяти так:

— у гр. 1 зазначити правильний порядковий номер;

— у гр. 2 вписати дату внесення виправлень;

— у гр. 3 навести номер та дату запису, який є недійсним, а потім текст правильного запису;

— у гр. 4 зазначити дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого було зроблено запис.

Приклад внесення виправного запису див. на рис. 6.

Рис. 6. Виправлення нумерації рядків

Помилка у даті. Випадково зазначили не ту дату про прийняття на роботу, переведення чи звільнення у гр. 2 розділу «Відомості про роботу»? Її потрібно відкоригувати. Водночас в Інструкції № 58 порядку виправлення такої помилки ми не знайдемо. Тому керуватимемося логікою. Вважаємо, що виправлятися в цьому випадку слід так:

— у гр. 1 зазначаємо черговий номер запису;

— у гр. 2 вносимо дату внесення виправлень;

— у гр. 3 пишемо фразу: «Запис за № __ недійсний», а потім повторюємо запис з правильною датою;

— у гр. 4 наводимо дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого у трудовій книжці було зроблено запис.

Приклад виправлення такої помилки див. на рис. 7.

Рис. 7. Виправлення помилки у даті

Неправильні реквізити наказу. Помилилися в даті та/або номері наказу у гр. 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки? Порядок виправлення такої помилки в Інструкції № 58 не прописано. На нашу думку, зробити це можна так, як показано на рис. 8 (див. нижче).

Рис. 8. Виправлення помилки у реквізитах наказу

Зайвий запис. Він міг з’явитися, наприклад, якщо кадровик помилково вніс до трудової книжки запис, що стосується іншого працівника. Його треба скасувати. Для цього:

— у гр. 1 проставляємо черговий номер запису;

— у гр. 2 зазначаємо дату внесення виправного запису;

— у гр. 3 пишемо: «Запис за № _ недійсний, внесений помилково»;

— гр. 4 залишити порожньою, оскільки немає документа, на підставі якого здійснюється виправлення.

Наведемо приклад заповнення трудової книжки у такому разі на рис. 9.

Рис. 9. Скасування зайвого запису

Виправляємо записи після звільнення

Розглянемо виправлення двох варіантів помилок, виявлених після звільнення:

1) внесли неправильну причину звільнення;

2) пропустили запис про переведення на іншу посаду.

Майте на увазі, що в обох випадках виправний запис має зробити підприємство, яке припустилося у трудовій книжці працівника помилки (п. 2.6 Інструкції № 58).

Неправильна причина звільнення. Неправильний запис у трудовій книжці виявлено після того, як запис про звільнення вже засвідчено підписом та печаткою? У цьому випадку діємо так:

1) у гр. 3 знову наводимо як заголовок найменування підприємства-роботодавця;

2) нижче зазначаємо:

— у гр. 1 — наступний порядковий номер запису;

— у гр. 2 — дату внесення виправного запису;

— у гр. 3 — «Запис за № __ недійсний, звільнений (зазначаємо правильне формулювання причини звільнення)» (див. п. 2.10 Інструкції № 58);

— у гр. 4 — реквізити наказу, дані з якого неправильно перенесені до трудової книжки.

3) виправний запис засвідчується підписом керівника підприємства або спеціаліста кадрової служби та печаткою підприємства чи відділу кадрів (за наявності).

Зразок заповнення трудової книжки у цьому разі представлений на рис. 10.

Рис. 10. Виправлення формулювання причини звільнення

Пропущено запис. Тепер розглянемо випадок, коли після внесення запису про звільнення виявили, що пропущено запис про переведення працівника на іншу посаду. На наш погляд, тут слід діяти так:

1) у гр. 3 знову наводимо як заголовок найменування підприємства-роботодавця;

2) нижче зазначаємо:

— у гр. 1 — наступний порядковий номер запису;

— у гр. 2 — дату внесення виправного запису;

— у гр. 3 — «Запис за № __ недійсний. Переведений (зазначаємо посаду, на яку переводився працівник) з (зазначаємо дату переведення)»;

— у гр. 4 — реквізити наказу про переведення на іншу посаду.

3) під наступним порядковим номером знову робимо запис про звільнення працівника;

4) записи засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціаліста кадрової служби та печаткою підприємства чи відділу кадрів (за її наявності).

Зразок заповнення трудової книжки у такому разі представлений на рис. 11.

Рис. 11. Внесення пропущеного запису про переведення

Ми розглянули особливості виправлення основних помилок, які можуть бути допущені під час заповнення трудових книжок. При цьому майте на увазі, що помилки у розділах «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» виправляють у такому самому порядку, як і в розділі «Відомості про роботу».