Военно-учетный документ: бумага vs электронка

Те, кто давно занимается воинским учетом, знают, что у призывников ВУД — это удостоверение о приписке к призывному участку, у военнообязанных — военный билет или временное удостоверение военнообязанного, а у резервистов — военный билет. Но так было до 18.05.2024. С указанной даты в военном законодательстве речь уже идет о едином ВУД для призывников, военнообязанных и резервистов (см. ч. 9 ст. 1 Закона Украины «О воинской обязанности и военной службе» от 25.03.92 № 2232-XII и Порядок оформления (создания) и выдачи военно-учетного документа для призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559, далее — Порядок № 559).

Новый ВУД: каким он может быть?

Пунктом 2 Порядка № 559 установлено, что ВУД оформляется (создается) и выдается (заменяется) в:

— электронной форме — средствами электронного кабинета призывника, военнообязанного, резервиста, в частности с использованием его мобильного приложения, и/или портала Дія;

— бумажной форме — на бланке, форма которого утверждена постановлением КМУ от 16.05.2024 № 559 (далее — постановление № 559).

ВУД в электронной форме может быть распечатан. В таком случае он должен содержать QR-код, пригодный для считывания.

Это прямо указано в п. 9 Порядка № 559. Поэтому при наличии ВУД в электронной форме нет необходимости дополнительно получать ВУД в бумажной форме (то есть на бланке). На этом настаивает Главное управление персонала Генштаба ВСУ в письме от 30.07.2024 № 321/ВихЗПІ/550.

Кроме того, Минобороны в разъяснении от 31.07.2024 указывает, что наличие у лица ВУД в электронной форме, например в соответствующем приложении мобильного телефона или в виде распечатанного электронного ВУД с QR-кодом, является равнозначным ВУД в бумажной форме, поскольку все они имеют одинаковую юридическую силу.

Итак, получается, что в ситуации, о которой речь шла в начале статьи, правда на стороне работника. А как же тогда действовать кадровику/работнику, ответственному за воинский учет? Как ни крути, а Порядок организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденный постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее — Порядок № 1487), требует, чтобы ответственный за воинский учет хранил копии ВУД (см. п. 37 указанного Порядка). Да и в личном деле такая копия нужна (см. п. 12 гл. 2 разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5)!

Если работник с электронным ВУД

Допустим, принимается на работу работник. Вместо ВУД на бланке гордо тычет электронный ВУД (далее — е-ВУД) в приложении «Резерв+». Говорит, что в бумажной форме ВУД не имеет. Каковы действия кадровика?

Шаг 1. Устанавливаете на свой смартфон мобильное приложение «Резерв+». Авторизоваться не нужно. Достаточно, чтобы оно просто было на вашем телефоне.

Шаг 2. Просите работника предоставить вам распечатанный е-ВУД с QR-кодом. У работника его нет? Не беда. Инструктируете, как сделать, чтобы был.

Работник должен зайти в «Резерв+». На странице с военным документом нажать на поле «...», выбрать «Завантажити PDF» и сохранить файл на Google-диск или отправить себе на мессенджер или на имейл.

Дальше готовый PDF-документ работник может или сам распечатать, или послать вам, и распечатаете его уже вы самостоятельно. Вот таким он должен быть (см. ниже).

Если у работника уже есть распечатанный е-ВУД, то сразу переходите к следующему шагу.

Шаг 3. Заходите со своего смартфона в приложение «Резерв+». Нажимаете внизу екрана «Сканувати документ» и наводите появившуюся рамку на QR-код распечатанного е-ВУД.

QR-код сканируется, и вы видите на экране своего смартфона е-ВУД работника? Тогда берете распечатанный е-ВУД в работу, а работника на работу.

Не пренебрегайте проверкой! Это обязательный шаг, особенно если работник предоставил уже распечатанный е-ВУД. Вам нужно удостовериться, что QR-код считывается, он не поврежден и это действительно ВУД работника, а не какая-то самодельная бумажка с прилепленным QR-кодом от макарон.

Такой распечатанный е-ВУД храните вместе с копиями бумажных ВУД других работников в деле, которое сформировано к спискам персонального воинского учета соответствующей группы, в которую попал работник, и в личном деле работника. Нужно ли такой е-ВУД заверять перед тем, как приложить к делу? Считаем, что нет, не нужно.

Будьте внимательны!

Он указывается на распечатке е-ВУД (реквизит «Дійсний до»). Поэтому сделайте себе напоминание, когда работник должен предоставить вам новый е-ВУД. Например, наклейте яркий стикер на распечатанный е-ВУД, который будете хранить.

Обменивать ли старый на новый?

Достаточно часто можно услышать/увидеть вопрос: нужно ли работнику, который имеет ВУД старого образца, идти и обменивать его на новый ВУД? Ответ на этот вопрос содержит п. 14 Порядка № 559. В нем указано, что ВУД на бланке выдается (заменяется) в случаях:

— постановки лица на воинский учет как призывника, военнообязанного или резервиста;

— если лицо, которое находилось на воинском учете до 18.05.2024, не получало ВУД старого образца;

— изменения категории в отношении воинской обязанности;

— отсутствия у ВУД места для внесения изменений;

— если сведения, указанные в графах 1 — 5, 13 и 14 ВУД нового образца, не отвечают сведениям, которые содержатся в Едином государственном реестре призывников, военнообязанных и резервистов. Заметим, что в таком случае ВУД считается недействительным (п. 3 Порядка № 559);

— потери (порчи) ВУД;

— изъявления призывником, военнообязанным или резервистом желания изменить ВУД, который был выдан до 18.05.2024.

Если ситуация вашего работника попадает в этот перечень, то он должен обратиться в ТЦК (орган СБУ, подразделение разведоргана) по месту своего пребывания на воинском учете или исключения с воинского учета с письменным заявлением о выдаче (замене) ВУД. Если же не попадает, то у работника остается его старый ВУД.

Таким образом, теперь «ходят» следующие ВУД:

— удостоверение о приписке к призывному участку;

— военный билет, в том числе советского образца;

— временное удостоверение военнообязанного;

— военно-учетный документ в бумажной форме нового образца;

— военно-учетный документ в электронной форме (в том числе распечатанный).

При этом является допустимым вариант, когда работник имеет, например, удостоверение о приписке к призывному участку старого образца и сформированный ВУД в электронной форме. Здесь главное правило — на бланке лицо может иметь только один ВУД.

е-ВУД и списки

Почему работники, ответственные за воинский учет, не любят е-ВУД, даже при наличии разъяснений Минобороны? Обычно они приводят две причины.

Причина первая — не хватает информации для заполнения списков персонального воинского учета. Их форма приведена в приложении 5 к Порядку № 1487. Что это за информация? Та, которая указывается по военнообязанным и резервистам в графах:

— 7 — принадлежность к рядовому, сержантскому, старшинскому составу (для офицера — профиль подготовки: командный, инженерный, технический, юридический, медицинский, ветеринарный);

— 8 — категория запаса военнообязанного с учетом опыта военной службы (первая, вторая) (для офицеров — разряд запаса).

Но решится ли эта проблема, если работник получит ВУД нового образца?

Начнем с графы 7 списков. Принадлежность к соответствующему составу (рядовой, сержантский и старшинский, офицерский) действительно будет указана в строке 3 нового ВУД, но без профиля подготовки для офицеров.

Что касается графы 8 списков, то новый ВУД на бланке, как и распечатанный е-ВУД, не будет содержать информацию о категории/разряде запаса, которую следует указать в этой графе.

Как тогда быть? Конечно, здесь можно включить Шерлока Холмса и все найти аналитическим путем. Но, по нашему мнению, этого делать не нужно. Объясним почему.

В приложении 5 к Порядку № 1487 под формой списков персонального воинского учета есть перечень информации, которая в них указывается. Так вот, там указано, что информация о категории запаса (профиле подготовки и разряде запаса — для офицера) указывается согласно записи в ВУД. Поэтому если ВУД не содержит такой информации, то оставляем графу, отведенную под нее, пустой.

Внимание! В графе 8 списков, кроме вышеприведенной информации, также следует указать серию и номер ВУД.

Если вы держите в руках распечатанный е-ВУД, то его номер берете из реквизита «Номер в реєстрі Оберіг».

Поэтому у вас в списках по работникам с новыми ВУД информация о регистрационном номере учетной записи в Едином государственном реестре призывников, военнообязанных и резервистов (указывается в графе 5) и номере ВУД (указывается в графе 8) будет совпадать.

Вторая причина, почему работники, ответственные за воинский учет, не хотят е-ВУД, связана с ТЦК. Во время общения ТЦКшники настаивают, что работник должен иметь бумажный ВУД. Цифровизацию они воспринимают неохотно. Многие в этом убедились, бронируя работников через Дію, когда ТЦК хотели «бумажку» даже там, где она не нужна. Однако, учитывая появление разъяснений Минобороны в отношении е-ВУД, имеем надежду, что в вопросе восприятия ТЦК е-ВУД будут сдвиги.