Військово-обліковий документ: папір vs електронка

Ті, хто давно займається військовим обліком, знають, що у призовників ВОД — це посвідчення про приписку до призовної дільниці, у військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного, а у резервістів — військовий квиток. Але так було до 18.05.2024. Із зазначеної дати у військовому законодавстві йдеться вже про єдиний ВОД для призовників, військовозобов’язаних та резервістів (див. ч. 9 ст. 1 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII та Порядок оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 16.05.2024 № 559, далі — Порядок № 559).

Новий ВОД: яким він може бути?

Пунктом 2 Порядку № 559 встановлено, що ВОД оформляється (створюється) та видається (замінюється) в:

— електронній формі — засобами електронного кабінету призовника, військовозобов’язаного, резервіста, зокрема з використанням його мобільного додатка, та/або порталу Дія;

— паперовій формі — на бланку, форма якого затверджена постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі — постанова № 559).

ВОД в електронній формі може бути роздрукований. У такому випадку він повинен містити QR-код, придатний для зчитування.

Це прямо зазначено в п. 9 Порядку № 559. Тож за наявності ВОД в електронній формі немає необхідності додатково отримувати ВОД у паперовій формі (тобто на бланку). На цьому наполягає Головне управління персоналу Генштабу ЗСУ в листі від 30.07.2024 № 321/ВихЗПІ/550.

Крім того, Міноборони в роз’ясненні від 31.07.2024 зазначає, що наявність у особи ВОД в електронній формі, наприклад у відповідному застосунку мобільного телефону або у вигляді роздрукованого електронного ВОД з QR-кодом, є рівнозначним ВОД у паперовій формі, оскільки усі вони мають однакову юридичну силу.

Отже, виходить, що в ситуації, про яку йшлося на початку статті, правда на боці працівника. А як же тоді діяти кадровику / працівнику, відповідальному за військовий облік? Як не крути, а Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487), вимагає, щоб відповідальний за військовий облік зберігав копії ВОД (див. п. 37 зазначеного Порядку). Та й в особовій справі така копія потрібна (див. п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5)!

Якщо працівник з електронним ВОД

Припустимо, приймається на роботу працівник. Замість ВОД на бланку гордо тицяє електронний ВОД (далі — е-ВОД) в застосунку «Резерв+». Каже, що у паперовій формі ВОД не має. Які дії кадровика?

Крок 1. Встановлюєте на свій смартфон мобільний застосунок «Резерв+». Авторизуватися не потрібно. Достатньо, щоб він просто був на вашому телефоні.

Крок 2. Просите працівника надати вам роздрукований е-ВОД з QR-кодом. У працівника його немає? Не біда. Інструктуєте, як зробити, щоб був.

Працівник має зайти в «Резерв+». На сторінці з військовим документом натиснути на поле «…», обрати «Завантажити PDF» та зберегти файл на Google диск або відправити собі на месенджер чи на імейл.

Далі готовий PDF-документ працівник може або сам роздрукувати, або надіслати вам, й роздрукуєте його вже ви самостійно. Ось таким він має бути (див. нижче).

Якщо у працівника вже є роздрукований е-ВОД, то відразу переходите до наступного кроку.

Крок 3. Заходите зі свого смартфона в застосунок «Резерв+». Натискаєте внизу екрана «Сканувати документ» та наводите рамку, що з’явилася, на QR-код роздрукованого е-ВОД.

QR-код сканується, і ви бачите на екрані свого смартфона е-ВОД працівника? Тоді берете роздрукований е-ВОД в роботу, а працівника на роботу.

Не нехтуйте перевіркою! Це обов’язковий крок, особливо якщо працівник надав вже роздрукований е-ВОД. Вам потрібно впевнитися, що QR-код зчитується, він не пошкоджений і це дійсно ВОД працівника, а не якийсь саморобний папірець з приліпленим QR-кодом від макаронів.

Такий роздрукований е-ВОД зберігаєте разом із копіями паперових ВОД інших працівників у справі, що сформована до списків персонального військового обліку відповідної групи, до якої потрапив працівник, та в особовій справі працівника. Чи потрібно такий е-ВОД завіряти перед тим, як додати до справи? Вважаємо, що ні, не потрібно.

Будьте уважні!

Він зазначається на роздруківці е-ВОД (реквізит «Дійсний до»). Тож зробіть собі нагадування, коли працівник має надати вам новий е-ВОД. Наприклад, наклейте яскравий стікер на роздрукований е-ВОД, який будете зберігати.

Чи обмінювати старий на новий?

Доволі часто можна почути / побачити запитання: чи потрібно працівнику, який має ВОД старого зразка, йти й обмінювати його на новий ВОД? Відповідь на це запитання містить п. 14 Порядку № 559. В ньому зазначено, що ВОД на бланку видається (замінюється) у випадках:

— взяття особи на військовий облік як призовника, військовозобов’язаного або резервіста;

— якщо особа, яка перебувала на військовому обліку до 18.05.2024, не отримувала ВОД старого зразка;

— зміни категорії щодо військового обов’язку;

— відсутності у ВОД місця для внесення змін;

— якщо відомості, зазначені у графах 1 — 5, 13 та 14 ВОД нового зразка, не відповідають відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Зауважимо, що в такому випадку ВОД вважається недійсним (п. 3 Порядку № 559);

— втрати (зіпсування) ВОД;

— виявлення призовником, військовозобов’язаним або резервістом бажання змінити ВОД, який був виданий до 18.05.2024.

Якщо ситуація вашого працівника потрапляє до цього переліку, то він має звернутися до ТЦК (органу СБУ, підрозділу розвідоргану) за місцем свого перебування на військовому обліку або виключення з військового обліку з письмовою заявою про видачу (заміну) ВОД. Якщо ж не потрапляє, то у працівника залишається його старий ВОД.

Таким чином, наразі «ходять» такі ВОД:

— посвідчення про приписку до призовної дільниці;

— військовий квиток, у тому числі радянського зразка;

— тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;

— військово-обліковий документ у паперовій формі нового зразка;

— військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований).

При цьому є допустимим варіант, коли працівник має, наприклад, посвідчення про приписку до призовної дільниці старого зразка і сформований ВОД в електронній формі. Тут головне правило — на бланку особа може мати лише один ВОД.

е-ВОД та списки

Чому працівники, відповідальні за військовий облік, не люблять е-ВОД, навіть за наявності роз’яснень Міноборони? Зазвичай вони наводять дві причини.

Причина перша — не вистачає інформації для заповнення списків персонального військового обліку. Їх форма наведена в додатку 5 до Порядку № 1487. Що це за інформація? Та, що вказується за військовозобов’язаними та резервістами у графах:

— 7 — належність до рядового, сержантського, старшинського складу (для офіцера — профіль підготовки: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний);

— 8 — категорія запасу військовозобов’язаного з урахуванням досвіду військової служби (перша, друга) (для офіцерів — розряд запасу).

Та чи вирішиться ця проблема, якщо працівник отримає ВОД нового зразка?

Почнемо з графи 7 списків. Належність до відповідного складу (рядовий, сержантський і старшинський, офіцерський) дійсно буде зазначено в рядку 3 нового ВОД, але без профілю підготовки для офіцерів.

Що стосується графи 8 списків, то новий ВОД на бланку, як і роздрукований е-ВОД, не міститиме інформації щодо категорії / розряду запасу, яку слід вказати в цій графі.

Як тоді бути? Звісно, що тут можна включити Шерлока Холмса й все знайти аналітичним шляхом. Але, на нашу думку, цього роботи не потрібно. Пояснимо чому.

У додатку 5 до Порядку № 1487 під формою списків персонального військового обліку є перелік інформації, яка в них зазначається. Так от, там вказано, що інформація про категорію запасу (профіль підготовки та розряд запасу — для офіцера) зазначається згідно із записом у ВОД. Тож якщо ВОД не містить такої інформації, то залишаємо графу, відведену під неї, порожньою.

Увага! У графі 8 списків, крім наведеної вище інформації, також слід зазначити серію та номер ВОД.

Якщо ви тримаєте в руках роздрукований е-ВОД, то його номер берете з реквізиту «Номер в реєстрі Оберіг».

Тож у вас у списках за працівниками з новими ВОД інформація щодо реєстраційного номера облікового запису в Єдиному державному реєстрі призовників, військовозобов’язаних та резервістів (зазначається в графі 5) та номера ВОД (вказується в графі 8) буде збігатися.

Друга причина, чому працівники, відповідальні за військовий облік, не хочуть е-ВОД, пов’язана з ТЦК. Під час спілкування ТЦКівці наполягають, що працівник повинен мати паперовий ВОД. Цифровізацію вони сприймають неохоче. Багато хто в цьому переконався, бронюючи працівників через Дію, коли ТЦК хотіли «папірець» навіть там, де він не потрібний. Проте, враховуючи появу роз’яснень Міноборони щодо е-ВОД, маємо надію, що у питанні сприйняття ТЦК е-ВОД будуть зрушення.