Суточные при заграничных командировках

Прежде всего давайте вспомним, что представляют собой суточные. Это расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им в связи с командировкой и не подтвержденные документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Их выплату работникам за время пребывания в командировке гарантирует ст. 121 КЗоТ.

В каком размере суточные должны выплачиваться? Подробно об этом см. далее.

Устанавливаем размер суточных

Для небюджетных предприятий законодательство не устанавливает какого-то определенного размера суточных. Здесь все зависит от щедрости работодателя. О том, что размеры компенсационных выплат, в том числе за период командировки, хозрасчетные предприятия определяют самостоятельно, говорилось в письме Минэкономики от 27.01.2022 № 4711-06/4121-01.

В качестве ориентира минимального размера можно использовать сумму суточных, установленную для бюджетников (см. приложение 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 № 98). Но это необязательно. Суточные могут быть и меньше.

Вместе с тем не переусердствуйте с экономией. Помните, что суточные, исходя из своего определения, должны компенсировать работнику те расходы, которые он несет в связи с пребыванием вне своего места проживания, в первую очередь расходы на питание. Поэтому не рекомендуем устанавливать их, например, в размере 1 грн в день.

Что касается максимального размера суточных, то здесь ограничений нет. Но помните об опасности попасть под обложение НДФЛ и ВС, если размер суточных превысит необлагаемый предел (об этом поговорим позднее).

При этом размер суточных расходов можно установить в единой сумме независимо от каких-либо факторов или дифференцировать в зависимости от:

— страны (населенного пункта), в который командируют работника;

— периода, на который приходится командировка (курортный сезон или нет), — если осуществляются поездки в населенные пункты, находящиеся в курортной зоне;

— включения стоимости питания в гостиничный счет / проездной документ или обеспечения работника питанием за счет принимающей стороны.

Также предприятие вправе установить отдельные правила расчета суточных, если работник направляется в служебную поездку поздно вечером или возвращается из нее рано утром.

А вот устанавливать суточные в зависимости от занимаемой должности работника не стоит, поскольку такой подход будет дискриминационным.

Имейте в виду! Если во внутреннем документе предприятия нет специальных оговорок, уменьшающих сумму суточных в зависимости от условий командировки, то суточные выплачивают в полном размере. Соглашались с этим и налоговики (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 № 5742/6/15-1415).

Суточные для загранкомандировок можно установить в гривнях или в иностранной валюте. Законодательство никаких ограничений в этом вопросе не содержит. То есть все в ваших руках.

Авансируем суточные

Суточные в общей сумме аванса выдают работнику до отъезда в командировку. Абзац второй п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59* разрешает делать это в национальной валюте страны, в которую командируется работник, в долларах США, евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Раз такие варианты подходят для бюджетников, ими могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия. Главное — прописать наиболее подходящий для вас порядок авансирования командированных работников в своем Положении о служебных командировках.

Далее рассмотрим, как определить сумму суточных в авансе на командировку в зависимости от того, в каких валютах установлен размер суточных и осуществляется их выплата.

Если суточные установлены предприятием в той же валюте, в которой будет выдан аванс, тогда просто их однодневный размер умножаем на планируемое количество дней командировки.

Как это сделать?

Суточные в гривне, аванс в валюте. В этом случае работодателю следует норму суточных в гривне разделить на установленный НБУ курс гривни к валюте аванса и результат умножить на планируемое количество дней командировки.

* Здесь и далее — курс условный.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, определяют следующим образом:

3000 грн : 46,1815 грн/€ х 4 дн. = €259,84.

Суточные в валюте, аванс в гривне. Для определения суммы суточных в составе аванса норму суточных умножаем на официальный курс НБУ гривни к валюте, в которой установлены суточные. После этого полученное значение умножаем на количество дней командировки согласно приказу.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, рассчитываем так:

€75 х 46,1815 грн/€ х 5 дн. = 17318,06 грн.

Суточные в одной инвалюте, аванс в другой. В этой ситуации расчет немного сложнее. Прежде всего, на дату выплаты аванса нужно определить кросс-курс валют. Для этого официальный курс НБУ гривни к валюте, в которой установлен размер суточных, делим на курс НБУ гривни к валюте, в которой выдается аванс. Затем норму суточных расходов умножаем на предварительно рассчитанный кросс-курс и на планируемое количество дней пребывания в командировке.

Определяем кросс-курс евро к доллару:

41,3591 грн/$ : 46,1790 грн/€ = 0,8956 €/$.

Сумма загрансуточных, подлежащая выплате в составе аванса, равна:

$70 х 0,8956 €/$ х 5 дн. = €313,46.

Обратите внимание! Такой пересчет суточных осуществляют исключительно для определения суммы аванса, которую следует выдать работнику. То есть речь о запланированной сумме суточных. Она может измениться, например, в связи с задержкой работника в командировке или его досрочным возвращением. Поэтому окончательную сумму суточных можно рассчитать только после того, как работник вернется из командировки и отчитается.

Определяем количество дней командировки

Фактическое количество дней командировки определяют согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств. Среди таких документальных доказательств абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ называет:

— отметки пограничных служб о пересечении границы;

— проездные документы;

— счета на проживание;

— любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке.

При этом общую сумму суточных для загранкомандировок определяют:

— в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— при командировке в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (см. выше).

А вот отметки пограничных служб о пересечении границы в загранпаспорте командированного не обязательны даже при служебных поездках в «визовые» страны. Но если отсутствуют другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.), отметки пограничников точно пригодятся.

В случае когда такие отметки проставлялись, по возвращении из командировки работник подает в бухгалтерию ксерокопии страниц паспорта (либо заменяющего его документа) с фамилией и отметками о пересечении границы. Эти копии заверяет отдел кадров или главный бухгалтер предприятия.

Также факт пребывания в загранкомандировке может быть подтвержден справкой Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины (см. п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59). В ней должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения командированным работником границы, серия, номер, тип и название паспортного документа. Полагаем, если такая справка подходит бюджетникам, воспользоваться ею могут и хозрасчетные предприятия.

Суточные внутриукраинские vs заграничные

Направляясь в загранкомандировку или возвращаясь из нее, работник обычно некоторое время находится на территории Украины. Такие случаи участились в последние годы в связи с отсутствием авиасообщения. В связи с этим возникает вопрос: с какого дня выплачивать суточные по заграничным нормам?

Это важно с точки зрения налогообложения, поскольку согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ не включаются в налогооблагаемый доход суточные в размере:

— 0,1 минзарплаты на 1 января отчетного (налогового) года (в 2024 году — 710 грн) за каждый календарный день командировки в пределах территории Украины;

— 80 евро по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый день загранкомандировки.

Для бюджетников порядок выплаты суточных в загранкомандировках регламентирует п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59. Так, согласно упомянутой норме, если по пути следования в командировку (из нее) отсутствуют пересадки на другое транспортное средство или остановки в отеле (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то за каждый день командировки (включая день выбытия и прибытия) суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства командирования.

Если работник по дороге в иностранное государство (либо возвращаясь из него) пересаживается на другое транспортное средство или останавливается в отеле (другом жилом помещении) на территории Украины, то суточные за период проезда по территории Украины возмещают по нормам, установленным для внутриукраинских командировок.

При этом суточные со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из отеля) на территории Украины во время следования в загранкомандировку и до первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в отеле) на территории Украины при возвращении из загранкомандировки (включительно) возмещают по заграничным нормам. В случае когда день выбытия в командировку или день прибытия работника к месту постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки/остановки, суточные за день выбытия или прибытия возмещают по нормам, установленным для командировок за границу.

В то же время напомним:

А вот для хозрасчетников эти нормы Инструкции будут обязательны только в том случае, если они продублированы во внутреннем Положении о служебных командировках.

По нашему мнению, небюджетники могут самостоятельно выбирать, какие суточные (внутриукраинские или заграничные) выплачивать работнику за период его нахождения в Украине при загранкомандировке. Главное — зафиксировать свое решение в Положении о служебных командировках.

Какие аргументы можно привести в пользу такого вывода? Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает предельные необлагаемые нормы заграничных суточных на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания работника за рубежом. То есть отсутствует привязка размера суточных к периоду нахождения за пределами Украины и дате пересечения командированным лицом границы. Поэтому, считаем, здесь все в руках работодателя.

Однако не факт, что с таким подходом согласятся налоговики (см., например, консультацию в БЗ 103.17).

Рассчитываем общую сумму суточных

Когда работник вернулся из командировки и отчитался, необходимо окончательно рассчитать сумму суточных, которая ему полагается. Алгоритм действий следующий:

При расчете окончательной суммы суточных зачастую возникают вопросы с применением валютных курсов для их отражения в составе расходов. Давайте это обсудим подробно.

Суточные установлены и выданы в гривне. Если суточные установлены и выданы в национальной валюте Украины, то никаких пересчетов суммы суточных осуществлять не придется. Нужно просто умножить количество дней командировки на норму суточных в гривне и отразить эту сумму в учете (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 372).

Суточные установлены и выданы в инвалюте. Поскольку здесь имеет место валютная операция, необходимо обратиться к профильному НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов». Как указано в п. 6 этого стандарта, для отражения расходов в пределах выданного валютного аванса сумму в иностранной валюте пересчитывают в гривню по курсу НБУ, установленному на дату аванса.

В случае когда аванса не хватило или он вообще не выдавался, неавансированную часть суточных пересчитываем по курсу НБУ на дату осуществления операции (п. 5 НП(С)БУ 21), т. е. на дату признания расходов в учете. Обычно это дата утверждения Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). А если Отчет в соответствии с нормами НКУ не подается? Тогда ориентируемся на дату утверждения руководителем предприятия расходов по командировке.

Суточные в гривне, выдача в валюте. Раз аванс в валюте, значит, речь идет о валютной операции. Поэтому применяем п. 6 НП(С)БУ 21. В соответствии с ним суточные в пределах выданного валютного аванса пересчитываем в гривню по курсу НБУ, установленному на дату аванса.

Обратите внимание: для пересчета гривневых суточных в валюту аванса в день их выдачи также применяется курс НБУ на дату аванса (см. пример 1 выше). Поэтому фактически в расходы суточные должны попасть в сумме, равной установленной норме суточных в гривне, умноженной на количество дней командировки.

Если в аванс суточные не доплатили, окончательный расчет с работником осуществляют в гривне. То есть никаких пересчетов на сумму доплаты делать не придется.

Суточные в валюте, выдача в гривне. В этом случае расчет суточных зависит от формы выплаты аванса.

Если его выдали наличной гривней или перечислили гривню на личный счет работника, то в момент такой выдачи/перечисления валютной операции еще нет. Поэтому нет и оснований для применения «валютного» НП(С)БУ 21.

Только на дату утверждения руководителем предприятия Отчета (расходов по командировке) появятся основания отразить в учете валютную операцию, ведь сумма суточных установлена в иностранной валюте. Таким образом, для отражения в учете суточные пересчитываем в гривню по курсу НБУ на дату утверждения Отчета/расходов (п. 5 НП(С)БУ 21).

Совсем другая история, если работник в командировке применял корпоративные платежные инструменты — гривневую корпоративную платежную карточку (далее — КПК) или ее реквизиты. Давайте рассмотрим эту ситуации более детально.

Суточные с гривневой КПК. Перечисление гривни на счет, к которому «привязана» КПК, как и передача самой КПК командированному, еще не означает передачу ему денежных средств. Пока деньги находятся на счете предприятия, они являются его собственностью.

Обычно свои суточные работники снимают с использованием КПК наличными в банкомате за рубежом. Именно в этот момент происходит выдача аванса. При этом аванс фактически выдается не в гривне, а в иностранной валюте!

В случае выдачи аванса в иностранной валюте расходы признают на дату их утверждения, но по курсу НБУ на дату аванса (п. 6 НП(С)БУ 21). Из этого следует, что сумму суточных следует пересчитать в гривню по курсу НБУ на день снятия командированным наличных в банкомате за рубежом с помощью КПК.

Работник не снимал свои суточные со счета предприятия или снял меньше? Тогда пересчет в гривню неавансированных суточных, установленных в инвалюте, осуществляем на день утверждения Отчета/расходов.

Рассчитывая окончательную сумму суточных, не забудьте проверить, не возник ли у работника налогооблагаемый доход.

(Не)облагаемая сумма суточных

Для командировок за границу необлагаемый размер суточных составляет 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день (абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Однако имейте в виду, что при установлении суммы суточных в их максимальном размере (80 евро) или близком к нему есть риск возникновения у командированного лица налогооблагаемого дохода. Поясним, в чем проблема.

Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывает определять предельный необлагаемый размер суточных по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый календарный день командировки.

Вместе с тем для отражения расходов в бухучете сумму в инвалюте пересчитывают в гривню по курсу НБУ на дату осуществления операции (п. 5 НП(С)БУ 21). То есть сумму суточных в пределах выданного валютного аванса отражают в учете по курсу НБУ, действовавшему на день его выдачи (п. 6 НП(С)БУ 21).

Таким образом, если предельный необлагаемый размер суточных, определенный на конкретный день загранкомандировки, окажется меньше, чем сумма суточных за этот день по курсу НБУ на дату аванса, возникнет доход, облагаемый НДФЛ и ВС. Рассмотрим, как это работает, на примере.

Расчеты приведем в таблице ниже.

Расчет облагаемого размера суточных

Обратите внимание! Необлагаемая сумма суточных, рассчитанная согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ на 03.09.2024 (3686,46 грн), меньше зафиксированной в бухучете суммы суточных, выданной в пределах аванса (3688,33 грн). Это значит, что у работника возник налогооблагаемый доход в размере 1,87 грн (3688,33 грн - 3686,46 грн).

Не хотите каждый раз делать такой расчет и исчислять налогооблагаемый доход командированного работника? Установите размер заграничных суточных в сумме меньше 80 евро.

Кроме того, имейте в виду: расчет, приведенный в таблице выше, осуществляется исключительно для целей определения суммы налогооблагаемого дохода физлица. Причем делать его имеет смысл, только если суточные установлены:

— в размере, который равен или превышает 80 евро (либо эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте);

— в размере, близком к предельной необлагаемой сумме в 80 евро, если курс НБУ в периоде командировки имел значительные колебания по сравнению с курсом, по которому суточные отражены в бухучете.

Переходим к выводам.